Kako bo digitalizacija olajšala vlaganje vlog?

Predlog sprememb Zakona o splošnem upravnem postopku: Digitalizacija, večja učinkovitost in večja pravna varnost

Ste se kdaj znašli v situaciji, ko ste morali večkrat obiskati urad, da bi oddali vlogo, ali pa ste čakali tedne na vročitev odločbe? Vlada zdaj predlaga spremembe Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP), ki bi takšne zaplete lahko zmanjšale. Digitalizacija, hitrejši postopki in večja pravna varnost so ključne spremembe, ki bodo vplivale tako na državljane kot na podjetja.

Zakonodajalec s predlogom sledi cilju večje učinkovitosti postopkov, izboljšanja uporabniške izkušnje, povečanja pravne varnosti in zagotavljanja ustavno ter mednarodnopravno dopustnih standardov v upravnem odločanju. Spremembe so usmerjene v digitalizacijo, skrajševanje postopkov in zmanjševanje administrativnih obremenitev tako za organe kot za stranke.

Posodobitev elektronskega poslovanja

Ena osrednjih novosti predloga zakona je posodobitev elektronskega poslovanja, ki vključuje več možnosti za elektronsko vlaganje vlog. Poleg kvalificiranega elektronskega podpisa bo odslej mogoče uporabiti tudi napredni elektronski podpis, ki je tehnološko enostavnejši in dostopnejši. Predvidena je tudi možnost podpisa na podpisno tablico, kadar stranka vlogo vloži osebno na organu, ter vlaganje vlog z uporabo sredstev elektronske identifikacije, kar nadomesti potrebo po elektronskem podpisu.

Pomembna novost je tudi poenostavljeno ravnanje z vlogami v tujem jeziku: če uradna oseba razume jezik, v katerem je vloga napisana, je prevod neobvezen. Ta rešitev je posebej dobrodošla v čezmejnem kontekstu, npr. pri poslovanju s tujimi državljani ali podjetji.

Spremembe pri vročanju

Spremembe se uvajajo tudi na področju vročanja, kjer je cilj hitrejša in bolj učinkovita komunikacija med organom in stranko. Elektronsko vročanje bo postalo obvezno za poslovne subjekte, brez potrebe po njihovem soglasju, kar pomeni poenotenje prakse.

Hkrati se skrajšuje rok za fiktivno vročitev – s sedanjih 15 na 7 dni, kar pomeni, da bo štelo, da je bila pošiljka vročena že po krajšem času, če naslovnik ne prevzame dokumenta. Novost je tudi možnost vročanja v hišni ali poštni predal že po prvem neuspešnem poskusu osebne vročitve, kar bo zmanjšalo število nepotrebnih vročanj.

Poleg tega se omogoča poenostavljena fizična vročitev: če stranka vlogo odda osebno, se ji lahko odločba vroči neposredno, brez pošiljanja priporočene pošte, če tako želi.

Ustne obravnave in zapisniki

Upravni postopki bodo po novem manj formalistični, predvsem pri izvajanju ustnih obravnav in vodenju zapisnikov. Ustna obravnava ne bo več obvezna, če za razjasnitev dejanskega stanja ni nujna. Organ bo odločil, ali je izvedba obravnave potrebna ali ne, kar pomeni večjo fleksibilnost postopka.

Predlog uvaja tudi možnost zvočnega ali video snemanja obravnave, kar nadomešča tradicionalno zapisovanje vseh izjav v zapisnik. Zapisnik bo podpisovala le uradna oseba, razen če je podpis stranke nujen zaradi posebnih okoliščin.

Novost je tudi možnost izvajanja obravnav na daljavo, na primer prek videokonference, ob predpostavki, da se lahko udeležence na ustrezen način identificira.

Poenostavitve v dokazovanju

Predlog prinaša tudi večjo prilagodljivost pri izvajanju dokazov. Organ bo lahko uporabil tudi neoverjene tuje listine, če ni dvoma v njihovo pristnost. Priče bodo lahko dale pisne izjave, kadar to zadostuje in osebna prisotnost ni potrebna. Podobno velja tudi za izvedenska mnenja, ki ne bodo nujno predmet ustne obravnave, če njihova vsebina ni sporna.

Pravica do izjave in nova informativna odločba

Na področju odločanja zakon uvaja nov institut: informativno odločbo. Gre za odločbo, izdano brez obrazložitve, kadar so dejstva in pravna podlaga nesporni. Če stranka ne ugovarja, odločba postane pravnomočna. Če pa želi, lahko v določenem roku zahteva odločbo z obrazložitvijo, kar krepi preglednost in pravno varnost.

Zakon dodatno določa, da je pravico do pritožbe mogoče uveljavljati le, če je oseba z odločbo dejansko prizadeta v svojih pravicah ali obveznostih. S tem se omejuje možnost pritoževanja s strani subjektov, ki niso neposredno prizadeti.

Rok za odločanje in varstvo pred molkom organa

Ena od pomembnih sprememb je tudi določitev, da rok za izdajo odločbe začne teči z vložitvijo vloge, in ne šele z njeno popolnostjo. To pomeni, da organ ne bo mogel odlašati z začetkom postopka z izgovorom, da vloga še ni popolna.

Obenem se predvideva možnost podaljšanja roka za največ dva meseca, če za to obstajajo stvarni razlogi (npr. zapletenost zadeve). Predlog dodatno ureja tudi pravico do pritožbe zaradi molka organa v primerih, ko je postopek uveden po uradni dolžnosti, kar doslej ni bilo izrecno omogočeno.

Varstvo tajnih podatkov

Pomemben sklop sprememb se nanaša na dostop do tajnih podatkov. Po novem bo mogoče izdati odločbo v dveh različicah: ena bo vsebovala tajne podatke, druga – namenjena stranki – pa bo brez njih. S tem se zagotavlja uravnoteženo varstvo tajnih informacij in hkrati spoštovanje pravice stranke do učinkovitega pravnega sredstva.

Organ bo moral presoditi, kateri deli dokumentacije so lahko dostopni stranki, pri čemer bo upošteval načelo sorazmernosti in varovanja občutljivih informacij.

Odpoved pravici do sodnega varstva

Novost je tudi možnost, da se stranka izrecno odpove pravici do sodnega varstva, kar ima za posledico takojšnjo pravnomočnost odločbe. Ta možnost bo posebej koristna v postopkih, kjer si stranka želi pravnomočen dokument čim prej (na primer zaradi sklenitve pogodbe ali uveljavljanja pravic v tujini).

Samodejna izdaja potrdil

V okviru digitalizacije zakon omogoča tudi samodejno izdajo elektronskih potrdil iz uradnih evidenc, brez posredovanja uradne osebe. Ta potrdila bodo imela status javne listine z domnevo resničnosti, kar pomeni, da jih bodo organi in druge institucije morali sprejemati kot verodostojna.
 

Predlagane spremembe Zakona o splošnem upravnem postopku predstavljajo celovit korak k modernizaciji upravnega odločanja. Digitalizacija, racionalizacija postopkov in jasnejša ureditev pravic ter obveznosti strank pomenijo bolj odzivno, pregledno in učinkovito upravo. Ob tem se ohranjajo temeljna načela pravne države in zagotavlja visoka stopnja pravne varnosti, kar je ključnega pomena v razmerju med državo in posameznikom.

Vir: Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o splošnem upravnem postopku.