Na podlagi petega odstavka 243. člena in tretjega odstavka 244. člena Zakona o upravljavcih alternativnih investicijskih skladov (Uradni list RS, št. 32/15) Agencija za trg vrednostnih papirjev izdaja
o pravilih poslovanja in poročanju administratorja alternativnih investicijskih skladov
Ta sklep določa pravila poslovanja administratorja alternativnih investicijskih skladov (v nadaljnjem besedilu: administrator AIS), ki jih mora glede na obseg poslovanja in kompleksnost poslov izpolnjevati administrator AIS in podrobnejša navodila glede poročanja administratorja AIS.
Za namene tega sklepa veljajo naslednje opredelitve pojmov:
1. »stranka« pomeni alternativni investicijski sklad (v nadaljnjem besedilu: AIS) in upravljavca AIS, za katerega administrator AIS opravlja dodatne storitve iz 2. točke 57. člena Zakona o upravljavcih alternativnih investicijskih skladov (Uradni list RS, št. 32/15; v nadaljnjem besedilu: ZUAIS);
2. »imetnik enote« pomeni vsako fizično osebo, pravno osebo in drug subjekt zasebnega in javnega prava, ki je imetnik enot SIS;
3. »vlagatelj« pomeni imetnika enote oziroma potencialnega imetnika enote;
4. »zadevna oseba« v zvezi z administratorjem AIS pomeni:
a. člana uprave, izvršnega direktorja ali poslovodjo administratorja AIS;
b. zaposlenega v administratorju AIS ter vsako drugo fizično osebo, katerega storitev je na voljo administratorju AIS in je pod njegovim nadzorom, in ki je vključena v opravljanje storitev iz 2. točke 57. člena ZUAIS;
c. fizično osebo, ki se neposredno ukvarja z izvajanjem storitev za upravljavca SIS na podlagi pogodbe o prenosu posameznih storitev oziroma poslov upravljanja SIS;
5. »zaposleni« so osebe, ki poleg članov uprave za upravljavca SIS opravljajo naloge na podlagi pogodbe o zaposlitvi, sklenjene z upravljavcem SIS, vendar z najmanj polovičnim delovnim časom;
6. »trajni nosilec podatkov« je sredstvo, ki omogoča stranki shraniti nanjo osebno naslovljene informacije na način, ki ji bo omogočal dostop do teh informacij ter njihovo reprodukcijo v nespremenjeni obliki v določenem časovnem obdobju, glede na namen teh informacij;
7. »Slovenski računovodski standardi« so veljavni računovodski standardi, ki jih sprejme Slovenski inštitut za revizijo v skladu z zakonom, ki ureja gospodarske družbe;
8. »Mednarodni standardi ocenjevanja vrednosti« so veljavni standardi ocenjevanja vrednostni, ki jih sprejme Odbor za Mednarodne standarde ocenjevanja vrednosti;
9. »vrednotenje« pomeni »ocenjevanje vrednosti«, kot je opredeljeno z Mednarodnimi standardi ocenjevanja vrednosti.
II. SPLOŠNA PRAVILA POSLOVANJA ADMINISTRATORJA AIS
Administrator AIS mora upoštevaje značilnosti, obseg in zapletenost storitev in poslov, ki jih opravlja izpolnjevati splošne organizacijske zahteve tako, da:
1. pripravi, izvaja in vzdržuje postopke odločanja ter organizacijsko strukturo, ki jasno in na dokumentiran način določa linije poročanja in razporeja naloge, pooblastila in odgovornosti;
2. zaposli osebje, ki razpolaga z usposobljenostjo, znanjem in strokovnostjo, ki so potrebni za izvrševanje dodeljenih odgovornosti;
3. zagotovi, da so vse zadevne osebe seznanjene s postopki, ki jih morajo upoštevati za pravilno izvrševanje svojih odgovornosti;
4. zagotovi, da posameznim zadevnim osebam, ki opravljajo več nalog, to ne preprečuje opravljanja posamezne naloge na preudaren, pošten in strokoven način ter ustrezno razmeji naloge, ki jih ne more opravljati ista oseba;
5. vzdržuje primerne in urejene evidence svojih poslov in dokumentov v zvezi z notranjo organizacijo in postopki;
6. vzpostavi, izvaja in vzdržuje učinkovito notranje poročanje ter pretok informacij na vseh ustreznih ravneh ter poročanje in pretok informacij do upravljavca AIS za katerega opravlja storitve in posle;
7. sprejme, izvaja in vzdržuje primerno politiko, ki zagotavlja, da se v primeru prekinitve poslovanja, ki je posledica izpada sistemov in postopkov, ohranjajo ključni podatki ter da se prepreči oškodovanje strank upravljavca SIS, za katerega opravlja storitve na podlagi pogodbe o prenosu.
(organizacija poslovanja)
(1) Organizacija poslovanja administratorja AIS zagotavlja pogoje za učinkovito vodenje administratorja AIS in omejuje oziroma preprečuje nastanek nasprotij med interesi strank administratorja AIS, interesi administratorja AIS in njegovih zaposlenih.
(2) Administrator AIS zagotavlja transparenten in dokumentiran potek sprejemanja poslovnih odločitev za storitve, ki jih opravlja za upravljavca AIS, za ustrezen pretok informacij in dokumentacije med organizacijskimi enotami ter med njimi in drugimi osebami, vključenimi v posamezen delovni proces, ki so potrebne za sprejemanje odločitev ter za ustrezen pretok informacij do upravljavca AIS za katerega opravlja storitve.
Administrator AIS mora zaposlovati zadostno število ustrezno izobraženih, strokovno usposobljenih in izkušenih oseb, glede na potrebe svoje organizacijske strukture ter obsega in zahtevnosti delovnih procesov. Strokovna usposobljenost in izkušnje zaposlenih morajo ustrezati njihovim pristojnostim in odgovornostim ter zahtevnosti delovnih aktivnosti, ki jih opravljajo.
(elektronska podpora poslovanju)
(1) Elektronski informacijski sistem administratorja AIS zagotavlja zanesljivost, celovitost, razpoložljivost in zaupnost informacij in podatkov, ki jih administrator SIS obdeluje v skladu z zakonodajo in na podlagi pogodbe o prenosu opravljanja storitev z upravljavcem AIS.
(2) Administrator AIS zagotavlja, da dobavitelj programske opreme oziroma drug pogodbeni partner administratorja AIS zagotavlja ustrezne posodobitve računalniške programske opreme.
(1) Notranje kontrole so v delovanje administratorja SIS načrtno in sistematično vgrajeni procesi, ki s svojim delovanjem zagotavljajo čim bolj varno in učinkovito opravljanje storitev za njegovo lastno poslovanje in za stranke. Osnovni cilj notranjih kontrol je zmanjšanje tveganj na sprejemljivo raven.
(2) Notranje kontrole zajemajo vse aktivnosti, katerih namen je zagotavljanje:
1. primernega upravljanja tveganj;
2. zanesljivosti in pravilnosti finančnih in drugih informacij;
3. poslovanja, skladnega s predpisi;
4. primernega varovanja podatkov;
5. doseganja zadanih poslovnih ciljev;
6. ekonomične in učinkovite rabe sredstev.
(3) Notranje kontrole se izvajajo na ravni vsakega posamičnega delovnega procesa administratorja AIS, vključno s spremljanjem delovanja elektronskih informacijskih sistemov ter delovanja zaposlenih administratorja AIS.
(4) Administrator AIS, upoštevaje značilnosti, obseg in zapletenost storitev in poslov, ki jih opravlja, vzpostavi ustrezen sistem notranjih kontrol in zagotavlja, da deluje v skladu s tem sklepom.
(področja sprotnih notranjih kontrol)
(1) Sprotne notranje kontrole se preko računalniškega in/ali človeškega nadzora izvajajo tekom delovnih procesov administratorja AIS.
(2) Sprotne notranje kontrole pomenijo zlasti zagotavljanje in stalno preverjanje:
1. delovnih aktivnosti;
2. poročanja upravljavca AIS ter obveščanja vlagateljev, kadar za upravljavca AIS administrator AIS opravlja navedene storitve;
3. delovanja elektronskega informacijskega sistema.
(3) Obseg sprotnih notranjih kontrol administrator AIS prilagodi tveganjem, ki jim je izpostavljen na posameznih področjih.
(skladnost poslovanja s predpisi)
(1) Administrator AIS sprejeme, izvaja in vzdržuje politike in postopke, katerih namen je zaznavanje tveganja neskladnosti poslovanja administratorja AIS z obveznostmi iz ZUAIS in na njegovi podlagi izdanimi sklepi Agencije.
(2) Pri izpolnjevanju zahteve iz prejšnjega odstavka administrator AIS upošteva naravo, obseg in kompleksnost poslovanja ter naravo in obseg storitev in poslov, ki jih opravlja.
III. POSEBNE ZAHTEVE POVEZANE S POSAMEZNIMI STORITVAMI
1. Administrator AIS, ki opravlja storitev vodenja poslovnih knjig in sestavljanja poslovnih poročil
(1) Administrator AIS sprejme, izvaja in vzdržuje računovodske politike in postopke, ki mu omogočajo, da izdela in pravočasno posreduje finančna in druga poročila za upravljavca AIS za katerega opravlja storitev vodenja poslovnih knjig in sestavljanja poslovnih poročil, ki prikazujejo resnično in pošteno sliko ter so skladna z vsemi veljavnimi računovodskimi standardi in drugimi pravili.
(2) V pogodbi o prenosu storitev vodenja poslovnih knjig in sestavljanja poslovnih poročil se lahko določijo posebnosti politik in postopkov iz prvega odstavka tega člena, v kolikor niso v nasprotju z določbami ZUAIS, na njegovi podlagi izdanih aktov in Uredbe 231/2013, ki se uporabljajo za poslovanje upravljavca AIS oziroma AIS, za katerega administrator AIS opravlja storitve.
2. Administrator AIS, ki opravlja storitev vrednotenja sredstev in obveznosti ter izračunavanje vrednosti enote
(postopki vrednotenja sredstev in obveznosti SIS)
(1) Administrator AIS, ki za upravljavca AIS opravlja storitve vrednotenja sredstev in obveznosti mora izpolnjevati zahteve, ki jih za zunanjega cenilca določa 79. člen ZUAIS.
(2) Administrator AIS zagotovi, da se vrednotenje sredstev SIS opravi skladno z:
1. Mednarodnimi standardi ocenjevanja vrednosti;
2. za sredstva, ki se nahajajo v Republiki Sloveniji, tudi drugimi pravili ocenjevanja vrednosti razvrščenimi v Hierarhijo pravil ocenjevanja vrednosti in
3. notranjimi politikami in postopki, ki jih je za potrebe vrednotenja sredstev sprejel upravljavec AIS.
(postopki pri izračunu čiste vrednosti sredstev in vrednosti enote premoženja)
Administrator AIS zagotovi, da se čista vrednost sredstev vsakega AIS in vrednost enote vsakega AIS, ki ga upravlja, izračuna na podlagi računovodskih politik in postopkov iz 10. člena tega sklepa, ter da se vsa vplačila in izplačila obračunajo po pravilni vrednosti enote oziroma čiste vrednosti sredstev.
3. Administrator AIS, ki opravlja storitev vodenja evidence imetnikov enot in drugih evidenc
(1) Evidenca se vodi s posebno skrbnostjo, tako da se podatki v evidenco vpisujejo takoj ob nastopu dogodka, ki je predmet vnosa v evidenco, oziroma takoj, ko je to mogoče.
(2) Administrator AIS evidence vodi v elektronski obliki oziroma na drug primeren način. Evidence in dokumentacijo administrator AIS hrani na trajnem nosilcu podatkov, na katerem se informacije hranijo tako, da ima Agencija po potrebi dostop do njih, pri čemer mora biti zagotovljena popolna sledljivost sprememb o evidenci in podatkih evidence.
(3) Administrator AIS način vodenja evidenc, ki vsebujejo osebne podatke, uskladi z določbami zakona in predpisov, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
(evidenca imetnikov enot AIS)
(1) Administrator AIS ločeno za vsak AIS, za katerega opravlja storitev iz tega oddelka, vodi evidenco imetnikov enot AIS.
(2) Evidenca imetnikov enot AIS vsebuje najmanj naslednje podatke:
1. opredelitev AIS;
2. opredelitev imetnika;
3. datum in čas sprejetja naročila za nakup oziroma odkup enot;
4. datum izvedbe;
5. bruto vrednost naročila, vključno s provizijo za vpis, ali neto znesek za odkup brez provizije.
4. Administrator AIS, ki opravlja storitev trženja enot AIS
(1) Administrator AIS, ki za upravljavca AIS opravlja storitev trženja enot AIS na podlagi 4. poglavja ZUAIS sprejme ureditve, ki zagotavljajo, da se enote AIS ne bodo tržile neprofesionalnim vlagateljem.
(2) Administrator AIS, ki za upravljavca AIS opravlja storitev trženja enot AIS na podlagi izjeme iz drugega odstavka 199. člena ZUAIS, mora izpolnjevati pogoje iz 4. poglavja Zakona o investicijskih skladih in družbah za upravljanje (Uradni list RS, št. 31/15 in 81/15) in Sklepa o načinu in pogojih za trženje enot investicijskih skladov (Uradni list RS, št. 100/15).
IV. POROČANJE ADMINISTRATORJA AIS
(1) Administrator AIS do 31. 1. tekočega leta Agenciji za trg vrednostnih papirjev (v nadaljnjem besedilu: Agencija) sporoči podatke iz prvega odstavka 244. člena ZUAIS po stanju na dan 31. 12. preteklega leta.
(2) Administrator AIS poroča podatke iz tega sklepa v skladu z navodili objavljenimi na spletni strani Agencije.
Ta sklep začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 00701-1/2016-4
Ljubljana, dne 4. februarja 2016
EVA 2016-1611-0037
Agencije za trg vrednostnih papirjev
mag. Miloš Čas l.r.
