Na podlagi tretjega odstavka 40. člena Zakona o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99) in 39. člena Pravilnika o računovodstvu in finančnem poslovanju Občine Gornji Petrovci (Uradni list RS, št. 94/10) izdajam
P R A V I L N I K
o popisu sredstev in obveznosti do virov sredstev Občine Gornji Petrovci
1. SPLOŠNA DOLOČILA
1. člen
V Občini Gornji Petrovci se opravlja redni in izredni popis sredstev in obveznosti do virov sredstev (v nadaljevanju besedila: popis). Redni popis se opravi s stanjem na dan 31. decembra poslovnega leta. Izredni popis se opravi med letom v primeru statusnih sprememb.
2. člen
S popisom sredstev se ugotavlja dejansko stanje sredstev Občine Gornji Petrovci, ki se nato uskladi s knjigovodskim stanjem.
Popišejo se vsa sredstva Občine Gornji Petrovci izkazana v knjigovodski evidenci ali izvenknjigovodski evidenci in vsa sredstva, ki so v lasti Občine Gornji Petrovci oziroma so na poti in štejejo za sredstva Občine Gornji Petrovci.
3. člen
Po opravljenem popisu se pripravi pisno poročilo (inventurni elaborat), ki vsebuje predloge o knjiženju ugotovljenih primanjkljajev in presežkov ter odpisi terjatev. Predlog elaborata obravnava Občinski svet Občine Gornji Petrovci.
2. ZAČETEK POPISA IN POPISNE AKTIVNOSTI
4. člen
Popisne aktivnosti se začnejo, ko župan Občine Gornji Petrovci sprejme Sklep o popisu in o imenovanju popisnih komisij Občine Gornji Petrovci.
Popisne aktivnosti se lahko začnejo izvajati največ 60 dni pred 31. 12., leta za katerega se opravi popis.
5. člen
S sklepom o popisu se:
– vodja organizacije popisa,
– imenuje predsednik popisnih komisij,
– imenujejo popisne komisije,
– določi datum začetka popisnih aktivnosti in datum do katerega mora biti predan elaborat o inventuri v računovodstvo občinske uprave.
6. člen
Osebe, materialno odgovorne za sredstva, ki se popisujejo in njihovi neposredni vodje ne morejo biti v komisiji za ta sredstva. Smiselno velja to sodelovanje v popisnih komisijah tudi za računovodske delavce.
3. PRIPRAVE NA POPIS
7. člen
Priprave na popis vodi vodja organizacije popisa, ki je strokovno usposobljen. Vodja organizacije popisa pripravi Navodilo za delo popisnih komisij in popisnih aktivnosti za posamezno leto (v nadaljevanju Navodilo) in vodi delovne sestanke.
Priprave na popis se opravijo v knjigovodstvih in na popisnih mestih.
3.1. Priprave v knjigovodstvu
8. člen
Pred samim pričetkom popisa se v finančno računovodski službi promet in stanje kontov v glavni knjigi uskladi s prometom in stanjem kontov v pomožnih knjigah in dnevniku.
9. člen
Prav tako morajo biti skladno s 37. členom Zakona o računovodstvu dokazano usklajene terjatve in obveznosti proračunov in pravnih oseb, ki financirajo iz sredstev občinskega proračuna.
10. člen
Glede na cilj popisa (ugotovitev realnega stanja terjatev in obveznosti) je priporočljivo pred popisom uskladiti tudi ostale terjatve in obveznosti. Zato se poslovnim partnerjem v potrditev pošlje izpis odprtih postavk na dan 31.10. za tekoče leto. Usklajene morajo biti medsebojne terjatve in obveznosti iz naslova interne realizacije.
11. člen
V računovodstvu občinske uprave se opravijo priprave na popis, tako da se pripravi popisne liste po posameznih popisnih mestih glede na lokacijo ter izpise glavne knjige. Naloge računovodstva so informativne narave.
12. člen
V popisnih listih Komisij za popis sredstev so vključena vsa neopredmetena in opredmetena osnovna sredstva, ki se nanašajo na posamezno lokacijo.
3.2. Priprave na popisnih mestih
13. člen
Na posameznih popisnih mestih odgovorne osebe opravijo priprave na popis, tako da:
– pripravijo sredstva za popis in sicer tako, da na podlagi popisnega lista, prejetega iz računovodstva občinske uprave, za določeno lokacijo preverijo stanje, razporeditev sredstev ter pripravijo sredstva, ki naj bi bila popisana oziroma sredstva, ki naj bi bila odpisana, izločena ali ki so bila uničena;
– grupirajo, sortirajo in zložijo ter klasificirajo predmete popisa, tako da popisna komisija lahko na hiter in enostaven način ugotovi stanje;
– preverijo, če so osnovna sredstva označena z inventarnimi številkami in če se nahajajo na mestu oziroma v prostoru, kjer bi morala biti.
14. člen
Komisija za popis denarnih sredstev, terjatev in obveznosti opravi popis na osnovi računovodske dokumentacije in knjigovodskih izpisov za:
– denarna sredstva v blagajni in na računih občine,
– kratkoročne in dolgoročne obveznosti,
– aktivne in pasivne časovne razmejitve in
– kratkoročne in dolgoročne terjatve in finančne naložbe.
4. IZVEDBA POPISA
15. člen
Vsaka popisna komisija v skladu z Navodilom, določi čas trajanja posameznih popisnih aktivnosti in določi roke popisa na posameznih popisnih mestih oziroma plan popisa sredstev.
Popis sredstev bodo opravile popisne komisije po popisnih mestih in sicer:
– Komisija za popis sredstev,
– Komisija za popis denarnih sredstev, terjatev in obveznosti občine.
16. člen
Popis se pričenja v skladu z določenim rokom iz Navodila, ki ga določi vodja organizacije popisa. Najkasneje dan pred izvedbo dejanskega popisa morajo popisne komisije dobiti popisni material, obenem s prevzemom popisnega materiala pa jih mora predsednik popisnih komisij poučiti o načinu popisa, o načinu vpisa štetja oziroma zapis ugotovitev stanja v popisne liste.
17. člen
Za popis opredmetenih osnovnih sredstev in neopredmetenih dolgoročnih sredstev morajo komisije prejeti računalniški izpis z inventarnimi številkami po lokaciji sredstev (po prostorih, kjer se sredstva nahajajo).
4.1. Popis opredmetenih osnovnih sredstev
18. člen
Komisije za popis sredstev popisujejo opredmetena osnovna sredstva kot so zemljišča, zgradbe, vsa oprema za vse lokacije.
19. člen
Lastništvo nepremičnine (zgradbe, zemljišča) se ugotavlja na podlagi zemljiškoknjižnega izpiska oziroma zemljiškoknjižnega predloga.
20. člen
Vsa opredmetena osnovna sredstva, pri katerih je to mogoče (oprema), so opremljena z inventarno številko. Za sredstva kot so zgradbe, zemljišča, avtomobili, mobiteli itd., ki jih ni mogoče opremiti z inventarno številko, so v računovodstvu pripravljeni računalniški izpisi oziroma evidence, na katerih so nalepljene njihove inventarne številke, da jih lahko inventurne komisije odčitajo.
21. člen
Sredstva, ki so dana določenim osebam v uporabo izven sedeža občine, se popišejo na osnovi reverzov, podpisanim s strani prevzemnika in župana občine, ali od župana pooblaščene osebe.
22. člen
V primeru finančnega najema (vozilo v lasti najemnika) se vozilo vodi v evidenci osnnovnih sredstev in je predmet popisa.
4.2. Popis neopredmetenih osnovnih sredstev
23. člen
V Občini Gornji Petrovci vodimo okviru neopredmetenih osnovnih sredstev v glavnem licence za računalniške programe.
4.3. Popis denarnih sredstev, terjatev in obveznosti
24. člen
Popis denarnih sredstev, terjatev in obveznosti se opravlja na osnovi izpisov denarnih sredstev, terjatev in obveznosti na dan 31.12. in pripadajočo dokumentacijo za obravnavano leto, ki ga pripravi odgovorna delavka v računovodstvu. Inventurna komisija preveri stanje:
– denarnih sredstev v blagajni na podlagi gotovine v blagajni in stanja blagajniškega dnevnika,
– denarnih sredstev na računih občine na podlagi bančnih izpiskov,
– kratkoročnih in dolgoročnih obveznosti na podlagi potrjenih izpisov odprtih postavk,
– aktivnih in pasivnih časovnih razmejitev na osnovi verodostojnih knjigovodskih listin, ki so bile osnova za knjiženje in
– kratkoročnih in dolgoročnih terjatev na osnovi prejetih potrjenih izpisov odprtih postavk
– in finančnih naložb na osnovi pogodb oziroma prejetih izpisov stanja finančnih naložb.
25. člen
Komisija predlaga odpis terjatev, ki se popišejo na posebnih popisnih listih in sicer:
Prenos terjatev na dvomljive oziroma sporne terjatve v primeru:
– pisne zavrnitve računa s strani kupca in se z zavrnitvijo ne strinjamo,
– vloženega postopka izterjave na sodišču in
– na osnovi pisne odločitve vodstva.
Odpis terjatev v primeru:
– upravičene pisne zavrnitve računa s strani kupca (dobropis),
– na osnovi pisne odločitve vodstva kadar terjatev zastara,
– prejmemo sklep o neuspeli izterjavi.
26. člen
Popisne komisije morajo vse pomožne in redne popisne dokumente predati po opravljenem popisu.
27. člen
Vodja organizacije popisa mora v času trajanja popisa sodelovati s popisnimi komisijami, z delavci, ki odgovarjajo za sredstva, ki se popisujejo, in knjigovodstvom, opozarjati na nepravilnosti, ki jih opazi med trajanjem popisa in skrbeti, da popis teče nemoteno v rokih določenih z Navodilom.
5. UGOTAVLJANJE REZULTATOV POPISA
28. člen
Po dejansko opravljenem popisu mora vsaka komisija opraviti primerjavo količin po dejanskem popisu s količinami iz knjigovodske evidence. Inventurne komisije za pripravo poročila prejmejo s strani računovodstva tudi seznam iz katerega so razvidni podatki o količinah in vrednostih sredstev.
29. člen
Po kontroli popisne dokumentacije pripravijo komisije poročilo o opravljenem popisu, v katerem obrazložijo potek popisa, dejstva, ugotovljena s popisom, razloge za nastanek razlik, s predlogi kaj bi kazalo v poslovanju in ravnanju s sredstvi v bodoče spremeniti in izboljšati ter s predlogi kako naj se ugotovljene razlike razknjižijo.
30. člen
Komisije v svojem poročilu tudi predlagajo odpis (izločitev iz evidence) dotrajanih sredstev, ki se lahko prodajo ali komisijsko uničijo ter odpis terjatev.
31. člen
V primeru odpisa osnovnih sredstev župan, za izvedbo komisijskega uničenja neuporabnih sredstev ali prodaje, s posebnim sklepom imenuje Komisijo za fizično izločitev sredstev oziroma Komisijo za prodajo sredstev, ki izvede postopek izločitve oziroma prodaje in o tem pripravi in podpiše ustrezni zapisnik.
32. člen
V primeru manjka osnovnega sredstva se pripravi zapisnik (v primeru kraje policijski zapisnik) z ustreznim pojasnilom o dejstvih v zvezi z manjkom določenega sredstva. Če se izkaže, da je za manjko odgovoren delavec občinske uprave, lahko občinski svet (župan) odloči, da se tržna vrednost manjkajočega sredstva odtegne pri izplačilu plače.
6. ZAKLJUČNI POSTOPKI
33. člen
Popisne komisije so dolžne po opravljenem popisu poročilo o opravljenem popisu (obrazec v prilogi) predati predsedniku popisnih komisij, ki sestavi in podpiše skupno poročilo o inventuri (elaborat) s predlogi odpisov oziroma izločitve osnovnih sredstev na občini.
Skupno poročilo o popisu skupaj z odločitvijo predloži predsednik popisnih komisij v računovodsko službo najkasneje do 1. februarja, da se v knjigovodski evidenci opravijo ustrezna knjiženja.
O predlogu popisnih komisij odloča Občinski svet Občine Gornji Petrovci.
34. člen
Predlagane odpise oziroma izločitve iz evidenc sredstev ter odpis terjatev obravnava Občinski svet Občine Gornji Petrovci.
35. člen
Pravilnik velja z dnem podpisa župana Občine Gornji Petrovci, uporabljati pa začne pri popisu za leto 2010.
Št. 0007-0002/2010-27
Gornji Petrovci, dne 6. decembra2010
Župan
Občine Gornji Petrovci
Franc Šlihthuber l.r.
