Na podlagi 86. člena zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 12/96, 33/97 in 59/01) izdaja ministrica za šolstvo, znanost in šport

V pravilniku o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 29/96 in 11/99) se za 1. členom doda nov 1.a člen, ki se glasi:

Zbirke osebnih podatkov, ki jih v skladu z zakonom vodi osnovna šola, se vodijo v predpisani dokumentaciji. Dokumentacija se vodi v obliki izpisa na papir, hkrati pa se lahko vodi tudi v elektronski obliki.
Če šola vodi dokumentacijo v elektronskem mediju v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.
Šola mora dokumentacijo, ki jo vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih kopijah, in sicer tako v elektronskem mediju kot tudi v izpisu na papir.«

V 3. členu se za 3. točko doda nova 4. točka, ki se glasi:
»4. letni delovni načrt osnovne šole, v katerem se določijo vsebina, obseg in razporeditev vzgojno-izobraževalnega in drugega dela v skladu s predmetnikom in učnim načrtom ter obseg, vsebina in razporeditev interesnih in drugih dejavnosti, ki jih izvaja šola.«

2. točka 7. člena se spremeni tako, da se glasi:
»2. zapisniki o sejah sveta staršev šole«.
3. točka se spremeni tako, da se glasi:
»3. zapisniki o sejah sveta šole.«

V 8. členu se za 10. točko doda nova 11. točka, ki se glasi:
»11. kolesarska izkaznica, s katero šola potrjuje, da je učenec uspešno opravil kolesarski izpit.«
Za novo 11. točko se doda nova 12. točka, ki se glasi:
»12. soglasja staršev o:
– hitrejšem napredovanju učenca,
– prešolanju učenca,
– prihajanju in odhajanju v šolo brez spremstva, če so učenci mlajši od 7 let,
– zbiranju osebnih podatkov v procesu svetovanja oziroma nudenja strokovne pomoči;«
Dosedanja 11. točka postane 13. točka.

Drugi odstavek 9. člena se spremeni tako, da se glasi:
»Obrazce iz 1. in 3. točke 3. člena, 4. člena, 1. do 4. točke in 6. točke 5. člena, 1. do 8. točke 8. člena ter 11. in 12. točke 8. člena tega pravilnika predpiše minister, druge obrazce pa določijo šole same.«

11. člen se spremeni tako, da se glasi:
»Pri vodenju šolske dokumentacije mora osnovna šola upoštevati tudi določila tega pravilnika o shranjevanju dokumentacije.
Osnovna šola trajno hrani:
1. matično knjigo,
2. matične liste,
3. šolsko kroniko,
4. letni delovni načrt šole,
5. letna organizacijska poročila,
6. zapisnike sej učiteljskega zbora,
7. zapisnike sej sveta šole.
Osnovna šola eno leto po zaključku šolanja učenca hrani:
1. zapisnike komisije za ugotavljanje pripravljenosti otroka za vstop v šolo,
2. vpisne liste,
3. osebne mape učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje,
4. športnovzgojne kartone,
5. dnevnike,
6. redovalnice,
7. zapisnike o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev,
8. soglasja staršev.
Osnovna šola najmanj 5 let hrani:
1. zapisnike sej strokovnih aktivov,
2. zapisnike sej sveta staršev,
3. zapisnike sej oddelčnih učiteljskih zborov.
Osnovna šola do konca šolskega leta hrani:
1. letne priprave strokovnih delavcev na vzgojno-izobraževalno delo,
2. učiteljeve priprave na pouk,
3. mapo vzgojnih ukrepov.«

Za 11. členom se dodata nova 11.a in 11.b člen, ki se glasita:

Ne glede na roke shranjevanja, določene s tem pravilnikom, je šola dolžna v rokih in po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki je arhivskega pomena.
Dokumentacijo, ki jo šola trajno hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, mora šola arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov.
Šola lahko v soglasju z ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in shranjevanje dokumentacije zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za več šol na določenem območju.«

Šola je dolžna zbrisati oziroma uničiti osebne podatke, vsebovane v šolski dokumentaciji, po preteku predpisanega roka hranjenja, tako da ni več mogoče ugotoviti njihove vsebine oziroma jih ponovno uporabljati.
Za brisanje podatkov iz računalniško vodenih zbirk podatkov se uporabi metoda brisanja podatkov, ki onemogoča delno ali celotno restavracijo brisanih podatkov.
Osebni podatki iz dokumentacije, ki se vodi na klasičen način, se uničijo na način, ki onemogoča čitanje uničenih podatkov. Fizično uničenje dokumentacije se izvede komisijsko, o čemer se sestavi zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu uničenja ter navzočih članih komisije, ki je to izvedla.
Šola na enak način, kot je navedeno v prejšnjih odstavkih, uniči tudi neveljavno, neuporabno oziroma poškodovano dokumentacijo.«

V 12. členu se besedilo: »Duplikat spričevala« nadomesti z besedilom:
»Nadomestno spričevalo (dvojnik).«

14. člen se spremeni tako, da se glasi:
»Obrazci, ki jih predpiše minister, se smejo prodajati vzgojno-izobraževalnim zavodom, ki izvajajo program osemletne osnovne šole.«

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.