Na podlagi prvega dostavka 125. člena zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00) in 27. člena statuta Mestne občine Celje (Uradni list RS, 41/95, 77/96, 37/97, 50/98 in 28/99) izdajam

To navodilo določa obvezna ravnanja Mestne občine Celje (v nadaljnjem besedilu: naročnika) pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Javna naročila male vrednosti so tista naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije.

Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik ravnati v skladu s tem navodilom tako, da pri nabavi blaga, izvedbi storitev in gradenj ob enaki kakovosti doseže nižjo ceno.

To navodilo določa posebna pravila ravnanja naročnika v primeru nabave blaga, izvedbe storitev in gradenj.

Dokumentacija za izvedbo javnega naročila male vrednosti obsega:
– zahtevek za izvedbo javnega naročila male vrednosti (OBR-A),
– povabilo k oddaji ponudbe (OBR-B),
– ponudbo (OBR-C),
– predračun (OBR-D oziroma D1),
– izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1 (OBR-E),
– poročilo o izvedbi naročila male vrednosti (OBR-F),
– vzorec pogodbe (OBR-G),
– tehnično dokumentacijo s popisom del (kadar je to potrebno).

Župan, direktor občinske uprave ali pooblaščeni vodja službe (odgovorna oseba naročnika) uvede postopek za naročilo male vrednosti z izdajo zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti v katerem se določi tudi odgovorna oseba za vodenje postopka in izvedbo naročila (OBR-A). Odgovorna oseba naročnika vodi vso dokumentacijo o javnem naročilu male vrednosti ločeno za nabavo blaga, izvedbo storitev oziroma gradnje in skrbi za nadzor nad izvajanjem pogodbe oziroma izvedbo javnega naročila. Dokumentacija se arhivira v službi, ki je pričela s postopkom javnega naročila, razen izvirnih knjigovodskih listin, ki se pošljejo na oddelek za finance in proračun.

Postopek nabave blaga, storitev in naročanja izvedbe gradenj iz tega člena je obvezen za vrednosti nad zneskom iz 7. člena tega navodila do zneska iz 1. člena tega navodila.
Naročnik pošlje ponudnikom, za katere meni, da so usposobljeni izpolniti javno naročilo, obrazce B, C, D (D1), E in G iz 4. člena tega navodila. Dokumentacijo je treba poslati vsem ponudnikom istočasno z navedbo datuma oziroma roka za vrnitev ponudb. Naročnik mora dokumentacijo poslati najmanj dvema ponudnikoma.
Če naročnik ne dobi vsaj dveh pravilnih ponudb postopek zbiranja ponudb ponovi tako, da dobi vsaj dve pravilni ponudbi. Če tudi po ponovljenem postopku ni možno pridobiti dveh pravilnih ponudb, lahko naročnik sklene pogodbo s ponudnikom, ki je predložil ponudbo ali pa izvede pogajanje s ponudniki, ki so bili pozvani k predložitvi ponudb.
Kot merilo za izbor ponudnika s katerim bo sklenjena pogodba se uporabi najnižja cena. Po pregledu in ocenitvi ponudb naročnik pozove izbranega ponudnika k sklenitvi pogodbe.

Naročilnice se lahko uporabljajo za nabave blaga, izvedbe storitev in vzdrževalnih gradbenih del do zneska, ki ne presega 20 % vrednosti, ki je določena v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije za oddajo javnih naročil, če:
– lahko naročilo izpolni le določen dobavitelj, izvajalec del ali storitev,
– je nujno potrebno in v primeru nepredvidljivih dogodkov, ki jih ni bilo možno predvideti in ni možno spoštovati rokov, ki so predpisani za oddajo naročil male vrednosti.
Postopek izbire ponudnika, se lahko izvede telefonično, s tem da odgovorna oseba naročnika ali od nje pooblaščena oseba o zbiranju ponudb napiše uradni zaznamek. Uradni zaznamek o izbiri najcenejšega ponudnika je sestavni del dokumentacije za naročilo z naročilnico.

Sposobnost ponudnikov se ugotavlja na osnovi izjave o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1 (OBR-E). Pred sklenitvijo pogodbe pa lahko naročnik zahteva ustrezna dokazila.

Za nabavo blaga do zneska, ki ne presega 20 % vrednosti, ki je določena v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije za oddajo javnih naročil, se lahko uporablja naročilnica, ki vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika z obvezno navedbo službe,
– davčno številko naročnika,
– datum,
– naziv in naslov dobavitelja,
– vrsto blaga,
– količino blaga,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni rok,
– podpis odgovorne osebe naročnika,
– podpis prevzemnika.
Naročilnice je možno uporabljati za nabavo blaga kot npr. knjige, strokovno literaturo, časopise in revije, darila za poslovne namene in drugo blago.

Če je predmet javnega naročila stalna nabava blaga, ki je ni možno po obsegu in časovno vnaprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev letne pogodbe za nabavo blaga v skladu s tem navodilom.
Za sklenitev letne pogodbe za nabavo blaga izvede naročnik postopek z zbiranjem ponudbenih predračunov po 6. členu tega navodila.

Za naročanje storitev do zneska, ki ne presega 20% vrednosti, ki je določena v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije za oddajo javnih naročil, se lahko uporabi naročilnica, ki vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika z obvezno navedbo službe,
– davčno številko naročnika,
– datum,
– naziv in naslov izvajalca storitve,
– vrsto storitve,
– količino storitve,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni rok,
– podpis odgovorne osebe naročnika,
– podpis izvajalca.
Z naročilnicami se naročajo zlasti: občasne tiskarske oziroma razmnoževalne storitve, občasne storitve vzdrževanja in popravil, gostinske storitve, izobraževalne storitve, oglaševalske storitve, občasne storitve čiščenja, svetovalne storitve in druge storitve.

Za naročanje storitev, ki se opravljajo med letom, vendar jih količinsko in časovno ni možno natančno določiti, se uporabljajo pravila iz 6. člena tega navodila.
Postopek za naročanje storitev se praviloma izvede v skladu s 6. členom tega navodila, razen v primeru kadar gre za storitve, pri katerih naročnik ne more v celoti določiti ceno. V tem primeru lahko naročnik izvede pogajanja povabi ponudnike za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene vrste storitev.
Zlasti se pogajanje izvede, kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve. O pogajanjih naročnik opravi zapisnik v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki.
Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila, navedena v 51. členu ZJN-1.

Za naročanje vzdrževalnih gradbenih del do zneska, ki ne presega 20% vrednosti, ki je določena v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije za oddajo javnih naročil, se lahko uporabi naročilnica, ki vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika z obvezno navedbo službe,
– davčno številko naročnika,
– datum,
– naziv in naslov izvajalca storitve,
– vrsto storitve,
– količino storitve,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni rok,
– podpis odgovorne osebe naročnika,
– podpis izvajalca.
Z naročilnicami se naročajo vzdrževalna gradbena dela, opredeljena v 7. členu tega navodila.

Za naročanje gradenj male vrednosti mora biti izdelana ustrezna tehnična dokumentacija (projekt ali popis del in materiala), ki omogoča izvedbo naročila.
Sestavni del dokumentacije v tem postopku je - ali priglasitev gradbenih del ali gradbeno dovoljenje in ustrezna tehnična dokumentacija (popis del in materiala).
Naročnik mora za vsako naročilo izvedbe gradenj zbrati najmanj dve ponudbi. Kot najugodnejši se izbere ponudnik, ki ponudi nižjo ceno po predračunu. Naročnik pozove ponudnika, ki ponudi najnižjo ceno po predračunu k podpisu pogodbe in predložitvi ustreznih dokumentov, ki dokazujejo usposobljenost ponudnika.
Postopek za sklenitev gradbene pogodbe se izvede po pravilih iz 6. člena tega navodila. Za odpravo napak v garancijski dobi mora naročnik ob sklenitvi pogodbe zahtevati ustrezni dokument za varovanja.

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.