Uradni list

Številka 96
Uradni list RS, št. 96/1999 z dne 26. 11. 1999
Uradni list

Uradni list RS, št. 96/1999 z dne 26. 11. 1999

Kazalo

4584. Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju, stran 14076.

Na podlagi 75. in 79. člena zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju, 41. in 42. člena zakona o gimnazijah (Uradni list RS, št. 12/96) minister za šolstvo in šport izdaja
P R A V I L N I K
o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(vsebina pravilnika)
Ta pravilnik določa vrsto šolske dokumentacije, namen in način zbiranja podatkov ter vodenje in shranjevanje šolske dokumentacije, postopke ravnanja s podatki iz te dokumentacije in postopke izdajanja javnih listin o izobraževanju dijakov in vajencev (v nadaljevanju: dijak) po javnoveljavnih izobraževalnih programih v nižjem in srednjem poklicnem, srednjem strokovnem in splošnem srednjem izobraževanju (v nadaljevanju: v srednješolskem izobraževanju).
2. člen
(izvajalci izobraževanja)
(1) Po določbah tega pravilnika morajo ravnati vsi pravni subjekti, vpisani v razvid pri ministrstvu za šolstvo in šport, ki izvajajo srednješolsko izobraževanje dijakov oziroma vajencev po javnoveljavnih izobraževalnih programih v celoti ali po delih ne glede na njihovo statusno oziroma organizacijsko obliko (v nadaljevanju: šole).
(2) Določbe tega pravilnika smiselno veljajo tudi za delodajalce in pristojne zbornice, kadar izvajajo praktični del poklicnega izobraževanja vajencev v dualni organizaciji izobraževanja, če s tem pravilnikom oziroma z drugimi predpisi ni drugače urejeno.
(3) Dijaški domovi smiselno uporabljajo določbe tega pravilnika o ravnanju z dokumentacijo dijaških domov, če ni s posebnim predpisom drugače urejeno.
3. člen
(odgovornost za dokumentacijo)
(1) Za uresničevanje tega pravilnika je odgovoren ravnatelj šole, na šolah, kjer sta funkciji pedagoškega vodje in poslovodnega organa ločeni, pa tudi direktor (v nadaljevanju: ravnatelj).
(2) Strokovni delavci šole in drugi zaposleni so odgovorni za uresničevanje določb tega pravilnika v okviru pooblastil oziroma nalog, ki jih imajo po notranji organizaciji šole oziroma sistemizaciji, ter po posebnih pooblastilih.
4. člen
(uporaba jezikov v dokumentaciji)
(1) V evidencah in drugi dokumentaciji, ki jo določa ta pravilnik, se kot uradni jezik uporablja slovenščina.
(2) V šolah, v katerih pouk poteka v jeziku narodne skupnosti (v italijanščini) ali dvojezično (v slovenščini in madžarščini), se za vodenje oziroma izdajanje šolske dokumentacije uporabljata slovenski in italijanski oziroma madžarski jezik hkrati.
5. člen
(vrste šolske dokumentacije)
Šolska dokumentacija po tem pravilniku obsega:
– evidence, ki so določene z zakonom,
– javne listine, ki jih šola izdaja dijakom v zvezi z izobraževanjem, in
– druge dokumente, v katerih in na podlagi katerih nastajajo podatki, ki se vpisujejo v uradne evidence ali s katerimi strokovni delavci oziroma organi šole načrtujejo, organizirajo in izvajajo izobraževalno dejavnost.
II. EVIDENCE
A) Vrste evidenc
6. člen
(evidence v gimnazijah)
Evidence v gimnazijah so:
1. evidenca prijavljenih kandidatov za vpis, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče (stalno in začasno) in pridobljeno izobrazbo vsakega kandidata, ki se prijavi za vpis v šolo; vodi se za vsako šolsko leto posebej;
2. evidenca vpisanih, ki vsebuje ime in priimek dijaka, njegov spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in pridobljeno izobrazbo vpisanih kandidatov; vodi se po izobraževalnih programih, letnikih, oddelkih in skupinah v redovalnicah, za vsako šolsko leto posebej;
3. osebni list, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, opravljenih izpitih, napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa;
4. matična knjiga, ki obsega splošne podatke o vpisanih in o poteku njihovega izobraževanja, vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in pridobljeno izobrazbo; vodi se od vpisa do končanja izobraževanja oziroma do izpisa;
5. evidenca podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in pridobljeno izobrazbo ter podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih dijaka, in sicer telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju; vodi se po določbah 14. in 16. člena tega pravilnika;
6. evidenca o maturi, ki je sestavljena iz treh delov (podevidenc), in sicer: zapisnikov sej šolske maturitetne komisije, zapisnikov o maturi in poročila o maturi; vodi se posebej za vsak izpitni rok in šolsko leto;
– podevidenca zapisnikov šolske maturitetne komisije je zbirka vseh zapisnikov te komisije;
– podevidenca zapisnikov o maturi vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo; obsega še podatke o poteku mature, in sicer prijavo k maturi, poročila o uspehu pri seminarskih nalogah, vajah oziroma terenskem delu in zapisnike o poteku ustnega oziroma pisnega dela maturitetnega izpita;
– podevidenca poročilo o maturi je sestavljena iz dveh delov, in sicer splošnega poročila o maturi in knjige maturantov; ta vsebuje seznam vseh kandidatov, ki so opravili maturo, splošne podatke o izpitnih rezultatih pri posameznih predmetih in splošnem uspehu;
7. evidenca o izpitih vsebuje prijavo k izpitu, zapisnike o izpitu s podatki o kandidatih, in sicer ime in priimek dijaka ter njegov spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo, ter podatke o izpitnih nalogah oziroma vprašanjih, poteku izpita in doseženih ocenah; vodi se posebej za vsak izpitni rok in šolsko leto;
8. evidenca o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba, vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, diagnostične postopke, postopke strokovne pomoči, strokovna mnenja drugih institucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih institucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic; vodi se po določbah 14., 15. in 16. člena tega pravilnika;
9. evidenca o preverjanju in ocenjevanju znanja vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, opravljenih izpitih, napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa, in sicer po oddelkih, letnikih oziroma skupinah v redovalnicah;
10. evidenca izdanih dokumentov o končanem izobraževanju vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, opravljenih izpitih, napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa;
11. evidenca o starših mladoletnih dijakov, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče ter ime in priimek staršev oziroma zakonitih zastopnikov dijaka ter naslov prebivališča oziroma naslov, na katerem so dosegljivi; vodi se po določbah 14. in 16. člena tega pravilnika.
7. člen
(evidence strokovnih in poklicnih šol)
Evidence v strokovnih in poklicnih šolah so:
1. evidenca prijavljenih kandidatov za vpis, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče (stalno in začasno) in pridobljeno izobrazbo vsakega kandidata, ki se prijavi za vpis v šolo; vodi se za vsako šolsko leto posebej;
2. evidenca vpisanih, ki vsebuje ime in priimek dijaka, njegov spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in pridobljeno izobrazbo vpisanih kandidatov; vodi se po izobraževalnih programih, letnikih, oddelkih in skupinah v redovalnicah, za vsako šolsko leto posebej;
3. osebni list, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa;
4. matična knjiga, ki obsega splošne podatke o vpisanih in o poteku njihovega izobraževanja, vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo; vodi se od vpisa do končanja izobraževanja oziroma do izpisa;
5. evidenca podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih dijaka, in sicer telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju; vodi se po določbah 14. in 16. člena tega pravilnika;
6. evidenca o zaključnih izpitih oziroma poklicni maturi (v nadaljevanju: evidenca o zaključnih izpitih) je sestavljena iz treh delov (podevidenc), in sicer zapisnikov sej izpitnega odbora za zaključni izpit, zapisnikov o zaključnem izpitu in poročila o zaključnem izpitu; vodi se za vsak izpitni rok in šolsko leto posebej:
– podevidenca zapisnikov sej izpitnega odbora za zaključni izpit je zbirka zapisnikov sej izpitnega odbora;
– podevidenca zapisnikov o zaključnem izpitu je zbirka vseh zapisnikov o poteku posameznih delov zakjučnega izpita za posameznega kandidata, vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o poteku pisnega oziroma ustnega dela izpita oziroma praktičnega in teoretičnega dela izpita, izpitnih nalogah oziroma vprašanjih in ocenah pri posameznem delu izpita in splošnem uspehu pri zaključnem izpitu;
– podevidenca poročilo o zaključnem izpitu obsega seznam vseh kandidatov, prijavljenih k izpitu in seznam kandidatov, ki so opravljali zaključni izpit, splošne podatke o izpitnih rezultatih pri posameznih predmetih in splošnem uspehu ter drugih splošnih podatkih o zaključnem izpitu;
7. evidenca o izpitih, vsebuje prijavo k izpitu, zapisnike o izpitu s podatki o kandidatih, in sicer ime in priimek dijaka ter njegov spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo, ter podatke o izpitnih nalogah oziroma vprašanjih, poteku izpita in doseženih ocenah; vodi se po izpitnih rokih in šolskih letih;
8. evidenca o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba, vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, diagnostične postopke, postopke strokovne pomoči, strokovna mnenja drugih institucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih institucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic; vodi se po določbah 14., 15. in 16. člena tega pravilnika;
9. evidenca o preverjanju in ocenjevanju znanja vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, opravljenih izpitih, napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se v redovalnicah za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa, in sicer po oddelkih, letnikih oziroma skupinah;
10. evidenca izdanih dokumentov o končanem izobraževanju vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o izdanih spričevalih; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa;
11. evidenca o starših mladoletnih dijakov, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče ter ime in priimek staršev oziroma zakonitih zastopnikov dijaka ter naslov prebivališča oziroma naslov, na katerem so dosegljivi; vodi se po določbah 14. in 16. člena tega pravilnika.
8. člen
(evidence v dualni obliki izobraževanja)
(1) Delodajalec, ki izvaja praktično izobraževanje vajenca, vodi evidenco o izobraževanju vajenca od sklenitve učne pogodbe pa do končanja izobraževanja oziroma prenehanja vajeniškega razmerja. Evidenca vsebuje:
– ime in priimek vajenca, njegov spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče (stalno in začasno) in prej pridobljeno izobrazbo ter ime in priimek staršev oziroma zakonitih zastopnikov dijaka in naslov prebivališča oziroma naslov, na katerem so dosegljivi;
– podatke o poteku praktičnega dela izobraževanja,
– podatke o vmesnem preizkusu in
– podatke o zaključku praktičnega dela izobraževanja.
(2) Zbornice, pristojne za izvajanje preverjanja znanja vajenca, vodijo evidenco o poteku izobraževanja vajenca, in sicer od sklenitve učne pogodbe do končanja izobraževanja oziroma prenehanja vajeniškega razmerja. Evidenca vsebuje:
– ime in priimek vajenca, njegov spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče (stalno in začasno) in prej pridobljeno izobrazbo,
– datum opravljanja vmesnega preizkusa, vsebino preizkusa in njegov izid,
– podatke o poteku praktičnega dela zaključnega izpita vajenca, in sicer zapisnike izpitnega odbora oziroma izpitnih komisij in podatke o ocenah iz tega dela izpita ter podatke o izdanih dokumentih o opravljanju praktičnega dela zaključnega izpita.
B) Vodenje evidenc
9. člen
(obdobje vodenja evidenc)
(1) Šola praviloma začne voditi posamezno evidenco z dijakovo prijavo k vpisu v šolo oziroma, ko si pridobi predpisano soglasje.
(2) Če dijak opravlja samo izpit, se evidenca vodi od prijave k izpitu do konca izpitnega postopka in izdaje javne listine o uspehu pri izpitu.
(3) Šola preneha voditi evidence:
– ko dijak konča izobraževanje ali se izpiše ali
– ko prenehajo razlogi ali namen vodenja evidence, ki se vodi na podlagi soglasja.
(4) Ko šola zaključi vodenje evidence, sme podatke, vpisane vanje, naknadno dopolnjevati oziroma popravljati le, če se ugotovi, da so vpisani podatki nepopolni ali netočni.
(5) Če se dijak po prenehanju izobraževanja ponovno vpiše zaradi nadaljevanja izobraževanja, šola lahko uporablja podatke iz obstoječih evidenc oziroma nadaljuje vodenje do izpisa oziroma do konca izpitnega postopka.
10. člen
(oblika evidenc)
(1) Evidence se vodijo na obrazcih, ki jih predpiše minister, pristojen za srednješolsko izobraževanje (v nadaljevanju: minister).
(2) Če minister ne predpiše obrazcev evidenc, jih šole lahko same oblikujejo, vendar v skladu z določbami tega pravilnika in zakona.
11. člen
(pogoji vodenja evidenc v elektronskem mediju)
(1) Če šola vodi evidence v elektronskem mediju v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.
(2) Šola mora evidence, ki jih vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih kopijah, tako v elektronskem mediju kot tudi v izpisu na papir.
12. člen
(viri podatkov za evidence)
Podatke, ki jih šola vpisuje v evidence, si pridobi iz:
– javnih listin (spričevala, obvestila, potrdila, rojstnega lista, osebne izkaznice, potnega lista, potrdila o državljanstvu, poročnega lista in podobno);
– drugih listin (sodni, upravnopravni, javnopravni oziroma civilnopravni akti, učna pogodba),
– drugih evidenc šole ali drugih upravljavcev zbirk podatkov, v skladu z zakonom;
– druge šolske dokumentacije (sklepov, zapisnikov, uradnih zaznamkov in drugih uradnih podatkov oziroma aktov šolskih in drugih organov ter strokovnih delavcev šole) in
– izjav dijaka oziroma njegovih staršev, zakonitih zastopnikov ali pooblaščencev ter drugih oseb, pristojnih za dajanje podatkov.
13. člen
(način pridobivanja podatkov)
(1) Javne listine šoli izročijo dijak, starši ali zakoniti zastopniki mladoletnega dijaka oziroma oseba, ki jo pooblastijo starši (v nadaljevanju: starši).
(2) Šola lahko pridobi podatke tudi iz drugih listin, ki jih dobi neposredno ali posredno od izdajateljev teh listin, in sicer sodišč ali upravnih organov ter drugih izvajalcev javnih pooblastil, če je to določeno z zakonom.
(3) Podatke, ki nastajajo med izobraževanjem, vpisujejo v ustrezne evidence oziroma druge predpisane dokumente neposredno učitelji in drugi strokovni delavci ter osebe, ki jih za to pooblastijo organi šole, v skladu s predpisi.
(4) Če si šola pridobi podatke iz drugih uradnih evidenc neposredno od upravljavcev teh evidenc, morajo biti s tem seznanjeni dijak in starši mladoletnega dijaka.
14. člen
(postopek pridobivanja podatkov s soglasjem)
(1) Evidence, ki jih šola lahko vodi le s soglasjem, so:
– evidenca podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih (v nadaljevanju: športni karton);
– evidenca o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba (v nadaljevanju: evidenca strokovne pomoči) in
– evidenca osebnih podatkov o starših oziroma zakonitih zastopnikih mladoletnih dijakov (v nadaljevanju: evidenca staršev).
(2) Šola začne voditi evidence iz prejšnjega odstavka tega člena, ko si pridobi pisno soglasje staršev oziroma polnoletnega dijaka.
(3) Soglasje vsebuje vrsto podatkov, način, namen in obdobje njihovega zbiranja ter zakonsko podlago za zbiranje oziroma rabo teh podatkov. Dajalec soglasja (starši ali pa polnoletni dijak) navede ime in priimek in naslov svojega prebivališča ter s podpisom ustrezne izjave na obrazcu potrdi ali zavrne oziroma prekliče soglasje.
(4) Soglasje lahko da eden od staršev. Če eden od staršev izrecno pisno zavrne soglasje, ni mogoče začeti voditi evidence iz prvega odstavka tega člena, dokler se starša o tem ne sporazumeta.
(5) Če starši oziroma polnoletni dijak določijo pooblaščenca, ki naj bi zastopal njihove interese v zvezi z izobraževanjem, morajo k soglasju priložiti pisno pooblastilo, v katerem je navedena vsebina in trajanje pooblastila ter podpis pooblaščenca in pooblastitelja.
(6) Starši oziroma dijak lahko kadarkoli prekliče dano soglasje na enak način, kot so ga dali.
15. člen
(vodenje evidence svetovalne službe)
(1) Svetovalna služba šole začne voditi evidenco strokovne pomoči, ko začne voditi postopek strokovne pomoči dijaku.
(2) Če svetovalna služba v skladu z zakonom začne voditi postopek strokovne pomoči brez soglasja staršev, vendar ob soglasju dijaka, mora svojo oceno in dokazila o dejanski ogroženosti dijaka v družini dokumentirati v evidenci.
(3) Pridobljeni podatki, postopki obravnave in ugotovitve v zvezi s tem so uradna tajnost strogo zaupne stopnje; z njimi razpolaga le svetovalni delavec, ki vodi postopek, in jih trajno varuje kot poklicno skrivnost.
(4) Vpogled v podatke v tej evidenci je dovoljen dijaku, njegovim staršem, zakonitemu zastopniku ali pooblaščencu, drugim pristojnim organom pa v skladu z zakonom oziroma po nalogu sodišča.
16. člen
(roki za vodenje evidenc s soglasji)
(1) Športni karton se vodi od pridobitve soglasja do konca pouka v šolskem letu.
(2) Evidenca strokovne pomoči se vodi od pridobitve soglasja do končane obravnave, vendar najdlje do konca šolskega leta.
(3) Evidenca o starših se vodi od pridobitve soglasja do konca šolskega leta.
(4) Če polnoletni dijak izrecno pisno ne zavrne soglasja, da šola o njem obvešča starše oziroma sodeluje z njimi, šola še naprej vodi evidenco o starših.
(5) Če je soglasje preklicano, šola preneha voditi evidenco od trenutka pridobitve pisnega preklica soglasja oziroma z dnem veljavnosti preklica, če je v izjavi o preklicu določen kasnejši datum preklica.
C) Zbiranje podatkov in drugi postopki
17. člen
(izročanje listin)
(1) Javna listina, katere predložitev je predpisana, se v izvirniku ali v drugem veljavnem izvodu izroči pooblaščeni osebi šole oziroma pošlje šoli po pošti.
(2) Šola izda potrdilo o izročeni listini, iz katerega mora biti razvidna vrsta listine, namen izročitve in datum prejema ter podpis pooblaščene osebe, ki jo je prejela.
(3) Če se listina pošlje po pošti, velja kot dokazilo o izročeni listini poštno potrdilo o priporočeni pošiljki.
18. člen
(oblike veljavnih listin)
(1) Javna listina se lahko predloži v izvirniku, overjenem izvodu, overjenem prepisu ali overjeni kopiji, uradnem izpisu iz evidence ali uradnem odpravku listine.
(2) Če se predloži izvirnik javne listine in neoverjena kopija oziroma prepis, pooblaščena oseba po ugotovitvi, da kopija ustreza izvirniku, izvirnik vrne in si o tem naredi uradni zaznamek o izročitvi listine.
(3) Tuja javna listina, ki je po predpisih legalizirana, nostrificirana ali velja po zakonu, mednarodnem sporazumu ali konvenciji, katere podpisnica je Republika Slovenija, velja kot javna listina, izdana v naši državi.
(4) Tuje šolsko spričevalo, ki je po predpisih nostrificirano, velja enako kot spričevalo, s katerim mu je z nostrifikacijsko odločbo priznana enakovrednost.
(5) Tujo javno listino je treba predložiti v overjenem prevodu v slovenski jezik, če ni posebej predpisano drugače. Tujemu šolskemu spričevalu pa je treba priložiti odločbo o nostrifikaciji, ki jo izda organ, pristojen za nostrifikacijo tujega spričevala.
19. člen
(spreminjanje podatkov)
(1) Dijak je dolžan takoj sporočiti vsako spremembo osebnih podatkov, o katerih šola vodi evidenco.
(2) Šola na zahtevo dijaka iz predložene listine nemudoma vnese spremembo, popravek ali dopolnitev podatka v ustrezni evidenci ter ga takoj začne uporabljati.
(3) V listinah, izdanih pred spremembo podatka v evidenci, se podatki ne smejo popravljati, spreminjati oziroma dopolnjevati.
(4) Podatki se vpisujejo v evidence po kronološkem zaporedju. Vpisani podatki se ne smejo v nobenem primeru zbrisati, zakriti ali popravljati, tako da niso več berljivi. Novi podatki, ki nadomestijo prejšnje, se vpišejo tako, da je mogoče preveriti prej napisane podatke. Ob vsaki spremembi podatka se v evidenci posebej označi datum spremembe podatka.
20. člen
(načini seznanjanja s podatki iz evidenc)
(1) Šola seznanja dijake in njihove starše s podatki iz evidenc na naslednje načine:
– izda predpisano javno listino,
– izda izpisek iz evidence,
– izroči listino, ki je akt pristojnega organa šole (sklep, odločbo in podobno) ter
– ustno neposredno sporoča podatke iz evidenc oziroma omogoča vpogled vanje.
(2) Strokovni delavci šole, ki so pooblaščeni za dajanje podatkov iz evidenc na način, naveden v prejšnjem odstavku, lahko seznanjajo dijaka in njegove starše le s podatki, ki se nanašajo nanje.
(3) Šola lahko seznani s temi podatki tudi druge osebe, če so do njih po predpisih upravičeni.
(4) Če pooblaščeni strokovni delavec dijaka ali druge osebe, ki želi videti podatke iz evidence, osebno ne pozna, mora najprej ugotoviti njegovo identiteto in upravičenost.
(5) Pri vpogledu ali izpisu iz evidence se ne smejo videti podatki o drugih osebah, prav tako pri ustnem sporočanju podatkov ne smejo prisostvovati osebe, ki jim upravičenec tega ni izrecno dovolil.
(6) Ne glede na prejšnji odstavek tega člena učitelj med poukom dijaku javno pove oceno.
(7) Pooblaščena oseba šole lahko dijaku oziroma staršem daje podatke iz evidenc tudi po telefonu ali po drugih komunikacijskih sredstvih, če je bilo tako vnaprej dogovorjeno, vendar se mora prepričati o dejanski identiteti in upravičenju osebe, ki jih ji posreduje.
(8) Vsako poseganje v evidenco bodisi zaradi vnosa podatkov ali izpisa podatkov iz evidence mora biti ustrezno tehnično evidentirano tako, da je razvidno kdo, kdaj in za kaj je uporabljal evidenco oziroma podatke iz nje.
21. člen
(izdajanje izpisov podatkov iz evidenc)
(1) Šola izdaja dijakom podatke iz evidenc v obliki izpisa iz evidence, in sicer:
– nadomestne javne listine (spričevala, potrdila o izpitu in obvestila o učnem uspehu) in
– potrdila o statusu dijaka.
(2) Šola posreduje podatke iz šolskih evidenc v obliki izpisa iz evidence drugim subjektom, če so v skladu zakonom do njih upravičeni, vendar mora s tem seznaniti dijaka, če je mladoleten, pa tudi njegove starše.
III. JAVNE LISTINE
A) Vrste javnih listin
22. člen
(vrste šolskih javnih listin)
Šolske javne listine po tem pravilniku so:
a) javne listine o učnem uspehu (v nadaljevanju: spričevala), in sicer:
– letno spričevalo,
– maturitetno spričevalo,
– spričevalo o zaključnem izpitu,
– spričevalo o poklicni maturi,
– obvestilo o uspehu in
– potrdilo o izpitu;
b) javne listine, ki jih šola izdaja dijaku za uveljavljanje pravic po drugih predpisih (v nadaljevanju: statusne listine) so:
– potrdilo o statusu dijaka,
– potrdilo o izpisu iz šole (izpisnica) in
– dijaška izkaznica.
23. člen
(javne listine v dualni organizaciji izobraževanja)
Zbornica, pristojna za preverjanje znanja vajenca, izdaja:
– potrdilo o vmesnem preizkusu vajenca,
– obvestilo o uspehu pri praktičnem delu zaključnega izpita in
– spričevalo o zaključnem izpitu skupaj s šolo.
B) Postopek izdajanja javnih listin
24. člen
(pogoji in roki za izdajanje javnih listin o učnem uspehu)
Šola izdaja javne listine o učnem uspehu oziroma pridobljeni izobrazbi, če so izpolnjeni predpisani pogoji in v določenih rokih, in sicer:
a) obvestilo o uspehu:
– vsem dijakom ob koncu posameznega ocenjevalnega obdobja, razen zadnjega ocenjevalnega obdobja najkasneje v treh dneh po koncu ocenjevalnega obdobja;
– dijaku, ki ni končal letnika, najkasneje v treh dneh po koncu pouka;
– dijaku, ki ni opravil popravnega izpita, v treh dneh po koncu izpitnega roka,
– dijaku, ki ni uspešno končal šolskega leta do konca šolskega leta, najkasneje zadnji dan šolskega leta;
b) letno spričevalo dijaku, ki je uspešno končal letnik, v treh dneh po opravljenem letniku;
c) maturitetno spričevalo oziroma maturitetno spričevalo s pohvalo dijaku, ki je opravil maturo, v roku, določenem z maturitetnim koledarjem;
č) obvestilo o uspehu pri maturi (posebni del maturitetnega spričevala) dijaku, ki ni opravil mature, v enakem roku kot maturitetno spričevalo;
d) spričevalo o zaključnem izpitu oziroma spričevalo o zaključnem izpitu s pohvalo dijaku v sedmih dneh po opravljenem zaključnem izpitu v šoli;
e) spričevalo o poklicni maturi oziroma spričevalo o poklicni maturi s pohvalo dijaku v sedmih dneh po opravljeni poklicni maturi;
f) spričevalo o zaključnem izpitu oziroma spričevalo o zaključnem izpitu s pohvalo skupaj z zbornico vajencu v 15 dneh po opravljenih obeh delih zaključnega izpita;
g) obvestilo o uspehu pri teoretičnem delu zaključnega izpita vajencu, ki ni opravil zaključnega izpita, v treh dneh po opravljanju izpita in
h) potrdilo o izpitu dijaku, ki je opravil posamezni izpit, v treh dneh po opravljanju izpita.
25. člen
(pogoji in roki za izdajanje javnih listin v dualni organizaciji izobraževanja)
Zbornica izda:
– potrdilo o vmesnem preizkusu vajenca v 15 dneh po opravljenem preizkusu,
– obvestilo o uspehu pri praktičnem delu zaključnega izpita vajencu v 15 dneh po opravljanju tega izpita in
– spričevalo o zaključnem izpitu oziroma spričevalo o zaključnem izpitu s pohvalo skupaj s šolo vajencu v 15 dneh po opravljenih obeh delih zaključnega izpita.
26. člen
(izdajanje statusnih javnih listin)
Javne listine o dijakovem statusu se izdajajo v naslednjih rokih oziroma pogojih:
– potrdilo o statusu se izda dijaku takoj ob vpisu oziroma v treh dneh po zahtevku;
– potrdilo o izpisu iz šole (izpisnica), takoj ko se med izobraževanjem izpiše;
– dijaško izkaznico po postopku in v roku, določenem s posebnim predpisom.
27. člen
(način izdaje javnih listin)
(1) Javne listine se izdajajo na obrazcih, ki jih določi minister.
(2) V javne listine se vpisujejo podatki iz ustreznih evidenc v skladu z zakonom in po določilih tega pravilnika.
(3) Če se izpiti opravljajo v daljših izpitnih obdobjih, se v spričevalu kot datum izdaje navede dan izteka izpitnega roka, v katerem je opravljal zadnji izpit.
(4) Spričevalo z istimi podatki šola izda v izvirniku le enkrat.
(5) Ne glede na določbo iz prejšnjega odstavka lahko šola izda spričevalo v dveh izvirnih izvodih oziroma drug izvirni izvod na zahtevo upravičenca, če dokaže, da se za nadaljevanje izobraževanja ali zaposlitev v tujini zahteva izročitev izvirne listine.
(6) Javno listino v imenu šole podpiše uradna oseba, ki ima pooblastilo za zastopanje v pravnem prometu, vpisano v sodni register v skladu z zakonom in ustanovitvenim aktom šole (direktor, ravnatelj oziroma pomočnik ravnatelja), sopodpiše pa jo, če je v obrazcu listine tako predvideno, strokovni delavec oziroma druga pooblaščena oseba.
(7) Pooblaščena oseba šole izroči javno listino dijaku, na katerega ime je izdana, lahko pa tudi njegovim staršem, zakonitemu ali pooblaščenemu zastopniku; ta mora s svojim podpisom v ustrezni evidenci potrditi prejem listine.
28. člen
(veljavnost javne listine)
Javna listina po tem pravilniku je veljavna, če je izdajatelj na njenem obrazcu vpisal vse predvidene podatke v skladu z zakonom in tem pravilnikom ter ustreznimi evidencami, in sicer:
– podatke o izdajatelju listine (ime zavoda, šole, organizacijske enote zavoda in sedež);
– podatke o upravičencu, njegovem učnem uspehu oziroma pravicah, ki se mu priznajo s to listino;
– podatke o vpisu v razvid izobraževalnih organizacij pri ministrstvu, (številka in datum odločbe), kadar je to predvideno na obrazcu listine;
– podatke o matični oziroma drugi evidenčni številki listine oziroma podatkov v njej;
– kraj in datum izdaje ter
– ime, priimek in funkcijo podpisnika listine ter njegov lastnoročni podpis in pečat izdajatelja.
29. člen
(pristojnosti šol za izdajanje spričeval)
(1) Spričevalo izda šola, na kateri je bil dijak vpisan do izdaje spričevala.
(2) Če je dijak pridobil ocene oziroma opravljal popravne ali predmetne izpite na različnih šolah, spričevalo izda šola, na kateri je bil nazadnje vpisan oziroma je opravljal zadnji izpit.
(3) Šola, ki izda spričevalo, vpiše podatke o uspehu pri predmetih, pri katerih je bil ocenjen v drugi šoli, na podlagi potrdila o izpitu oziroma obvestila o uspehu, ki ji ga predloži dijak.
(4) Šola lahko zaradi preverjanja podatkov zahteva izpis iz evidenc od šole, v kateri se je dijak izobraževal oziroma si pridobil ocene, ki jih je treba vpisati v spričevalo.
(5) Če se dijak vzporedno izobražuje, se mu izda spričevalo za vsak program posebej, če pa se izobražuje po delu programa, se mu izda obvestilo o uspehu iz predmetov, iz katerih se njegovo znanje ocenjuje.
30. člen
(izdaja spričevala z boljšo oceno)
(1) Dijaku, ki je z izpitom izboljšal oceno, šola izda novo spričevalo. V novem spričevalu se navedejo identični osebni podatki, vpišejo se vse ocene, iz predmetov, iz katerih je izboljševal oceno, pa boljše ocene, ter splošni uspeh. Datum izdaje spričevala je datum opravljanja izpita, s katerim je dijak izboljšal oceno.
(2) Dijaku, ki je izboljševal ocene iz mature, šola izda le novo obvestilo o uspehu pri maturi; če si je z izboljšano oceno pridobil pravico do maturitetnega spričevala s pohvalo, pa dobi tudi nov splošni del.
(3) Če kandidat ni dosegel boljše ocene pri izpitu, se mu izda obvestilo o uspehu z ocenami iz predmetov, iz katerih je opravljal izpite za izboljšanje ocene.
(4) Dijaku, ki je opravljal izpit iz dodatnega predmeta po opravljeni maturi, se izda potrdilo o izpitu.
31. člen
(izdaja spričevala zaradi spremembe ocen po ugovoru)
(1) Dijaku, ki mu je bila po ugovoru zoper oceno v izdanem spričevalu ocena izboljšana, šola izda novo spričevalo.
(2) V novem spričevalu se navedejo identični osebni podatki, nove ocene iz posameznih predmetov, ki nadomestijo prejšnje, ter nov splošni učni uspeh; datum izdaje tega spričevala je datum določitve zadnje ocene oziroma odločitve pristojnega organa o oceni.
32. člen
(zadržanje spričevala)
(1) Šola lahko zadrži spričevalo do dokončnosti postopka, če je ob utemeljenem sumu, da je ocena v spričevalu pridobljena nezakonito, začela postopek za razveljavitev ocene; o tem nemudoma dokazno obvesti dijaka.
(2) Če se v postopku ugotovi, da je vpisana ocena pravilna, mora šola upravičencu izročiti zadržano spričevalo v 24 urah po dokončnosti postopka.
33. člen
(popravljanje napak v listini)
(1) Če se naknadno ugotovi, da so v izdani javni listini podatki napačni oziroma so v njem druge nepravilnosti, šola pozove imetnika, da ji izroči listino zaradi postopka odpravljanja napak.
(2) Če imetnik take listine v 3 mesecih po pozivu listine ne vrne oziroma se s šolo ne sporazumeta o odpravi napake v listini, šola lahko sproži sodni postopek za razveljavitev te listine pred sodiščem, pristojnim za upravne spore.
(3) Če imetnik take listine sam predlaga odpravo listine zaradi napak ali pomanjkljivosti v njej, je šola dolžna na njegovo zahtevo v 30 dneh ugotoviti dejansko stanje in v skladu s tem izvesti ustrezni postopek za odpravo te napake oziroma pomanjkljivosti, sicer lahko imetnik listine oziroma druga oseba, ki ima pravni interes sproži sodni postopek za odpravo oziroma razveljavitev te listine pred sodiščem, pristojnim za upravne spore.
(4) Ob dvomu o točnosti podatkov v javni listini velja domneva, da so podatki pravilni, če se ujemajo z evidenco, iz katere so povzeti, dokler se ne dokaže nasprotno; pri tem mora tisti, ki dvomi oziroma oporeka pravilnosti podatkov v javni listini, to dokazati.
(5) Na podlagi odločitve o odpravi javne listine šola izda upravičencu novo listino.
(6) Nova listina ima pravni učinek od dneva, od katerega ima pravni učinek popravljena listina; če pa je za upravičenca neugodna, pa učinkuje od dneva vročitve nove listine.
34. člen
(razveljavitev spričevala)
(1) Če se naknadno, po izdaji spričevala pojavi utemeljen sum, da je dijak nezakonito opravljal izpit in si s tem nezakonito pridobil spričevalo oziroma oceno, vpisano v izdanem spričevalu, šola oziroma drug pristojni organ v rokih in po postopku, določenem z zakonom o upravnem sporu, sproži sodni postopek pred sodiščem, pristojnim za upravne spore, zaradi razveljavitve ocene in izdanega spričevala in o tem nemudoma obvesti imetnika spričevala.
(2) Ne glede na prejšnji odstavek postopek razveljavitve lahko izvede pristojni organ, če je tako določeno s posebnim predpisom.
(3) Na podlagi dokončne odločitve o razveljavitvi spričevala je šola dolžna izdati novo spričevalo, če so za to izpolnjeni predpisani pogoji.
35. člen
(nadomestno spričevalo)
(1) Šola mora dijaku izdati nadomestno spričevalo, če dokaže, da je zaradi izgube, uničenja, poškodovanja ali odtujitve v Uradnem listu Republike Slovenije preklicana veljavnost izvirnika.
(2) Šola izda nadomestno spričevalo na posebnem obrazcu v obliki izpisa iz evidence; ta mora poleg predpisanih podatkov vsebovati še klavzulo, da je to spričevalo nadomestno in enakovredno izvirniku, podatke o izpisu in izvirniku spričevala (številka in datum izdaje) ter oznako evidence, iz katere so podatki povzeti.
(3) Izdajatelj nadomestnega spričevala navede ime šole oziroma pravnega naslednika, ki razpolaga z ustrezno evidenco, ne glede na to, kdo je bil oziroma kako se je imenoval izdajatelj izvirnika spričevala. Izpisek podpiše pooblaščena oseba izdajatelja in potrdi pristnost listine s pečatom izdajatelja.
(4) V evidenci o izdanih spričevalih se vpišejo podatki o izdanem nadomestnem spričevalu in na podlagi predloženega dokazila podatki o preklicu izvirnika v Uradnem listu Republike Slovenije.
36. člen
(objava razveljavitve spričevala)
(1) Če imetnik oziroma upravičenec izgubi spričevalo ali se njegovo spričevalo poškoduje, uniči ali odtuji oziroma ponaredi, mora nemudoma poslati zahtevek za objavo preklica veljavnosti spričevala v Uradni list Republike Slovenije.
(2) Če imetnik takega spričevala ne objavi preklica veljavnosti, ima to pravico storiti izdajatelj tega spričevala, če razpolaga z veljavnimi dokazili, vendar mora o tem obvestiti imetnika oziroma upravičenca do te listine.
(3) Izdajatelj spričevala po dokončnosti postopka, s katerim je spričevalo razveljavljeno, pošlje po uradni dolžnosti zahtevek za objavo preklica veljavnosti (razveljavitve) spričevala v Uradni list Republike Slovenije.
37. člen
(ravnanje z razveljavljenimi spričevali)
Spričevalo, ki ga dijak vrne zaradi razveljavitve, šola razveljavi tako, da ga prečrta oziroma preluknja in na sprednji strani označi, da je razveljavljeno, ter navede številko in datum izdaje akta, s katerim je spričevalo razveljavljeno in ime organa, ki ga je razveljavil. Če je mogoče, šola na enak način razveljavi vse overjene izvode tega spričevala. Podatke o razveljavitvi nemudoma vnese v ustrezne evidence.
IV. DRUGI ŠOLSKI DOKUMENTI
38. člen
(drugi dokumenti o dijaku)
Šola dokumentira vse postopke obravnave dijaka v šoli, in sicer:
– izrekanje vzgojnih ukrepov, o čemer sestavi mapo (spis) s celotno dokumentacijo o postopku, dokaznim gradivom, sklepom o vzgojnem ukrepu ter pritožbo in sklepom pritožbenega organa;
– dodeljevanje statusa dijaka po pravilniku o prilagajanju šolskih obveznosti; dokumentacijo sestavljajo dokumenti, na podlagi katerih je bilo v skladu s pravilnikom o statusu odločeno (sklep o statusu, dogovor o prilagajanju obveznosti in drugi podatki), pedagoška pogodba o ureditvi učnih obveznosti in druge listine, na podlagi katerih oziroma v zvezi s katerimi je bila sklenjena oziroma se izvaja pogodba;
– izrekanja pohval, priznanj in nagrad, o čemer sestavi dokumentacijo (spis), v kateri so podatki o izrečeni pohvali, priznanju ali pridobljeni nagradi, opis razlogov, zaradi katerih so bile izrečene, in način podelitve.
39. člen
(dokumenti o poteku izobraževalnega dela)
(1) Šola dokumentira potek izobraževalnega dela oziroma druge dejavnosti z dnevnikom dela, v katerem vodi dnevni potek izobraževalnega dela po oddelkih oziroma skupinah.
(2) Drugi dokumenti o preverjanju in ocenjevanju znanja dijaka so izpitni testi, seminarske, raziskovalne ali druge naloge, izdelki oziroma storitve iz praktičnega pouka oziroma drugih dejavnosti in druga dokumentacija, s katero se ravna v skladu s pravili o varovanju izpitne tajnosti.
(3) Dnevnik praktičnega izobraževanja, ki ga vodi vajenec, pregledujeta ter potrjujeta delodajalec in učitelj praktičnega pouka.
40. člen
(dokumenti organov šole)
(1) Organi šole dokumentirajo delo s svojih zasedanj. Dokumentacija vsebuje vabila na zasedanja, zapisnike sej, dokumente o obravnavanih zadevah in druga gradiva, nastala z zvezi z njihovim delom.
(2) Strokovni delavci dokumentirajo svoje delo z letnimi načrti dela in pripravami na vzgojno-izobraževalno delo.
41. člen
(splošni dokumenti šole)
Šola dokumentira načrt poteka dela in njegovo realizacijo oziroma splošne dogodke z naslednjimi splošnimi dokumenti:
– letnim delovnim načrtom,
– letnim poročilom o delu šole in
– v šolski kroniki.
V. SHRANJEVANJE IN VARSTVO ŠOLSKE DOKUMENTACIJE
42. člen
(roki shranjevanja šolske dokumentacije)
(1) Šola trajno hrani evidence, navedene v določbah 6. in 7. člena tega pravilnika, delodajalci in pristojne zbornice v dualni organizaciji poklicnega izobraževanja pa evidence, navedene v določbi 8. člena tega pravilnika.
(2) Dokumenti, iz katerih so zbrani oziroma vpisani podatki v uradne evidence (spisi, zapisniki, poročila, uradni zaznamki, akti organov in podobno), se hranijo še dve leti po vnosu podatkov v evidence, če s tem pravilnikom niso za posamezne dokumente določeni drugi roki.
(3) Dokumenti organov šole in splošni dokumenti šole, ki se ne hranijo po predpisih o arhivskem gradivu, se hranijo največ štiri leta od nastanka, razen kronike šole, ki se trajno hrani.
(4) Ne glede na določbi prejšnjih dveh odstavkov se dokumenti o zadevah, o katerih tečejo upravni oziroma sodni postopki, hranijo še dve leti po pravnomočnosti.
(5) Drugi dokumenti, ki nimajo narave arhivskega gradiva oziroma se podatki iz njih ne vpisujejo v predpisane evidence, se hranijo največ eno leto po njihovem nastanku, če s tem pravilnikom in z drugimi predpisi ni določeno drugače.
(6) Dokazne listine o izpolnjevanju pogojev za vpis se dijaku vrnejo po končanem vpisnem postopku.
(7) Dokumenti o pisnem preverjanju znanja (izpitni testi, seminarske, raziskovalne ali druge naloge, izdelki oziroma storitve praktičnega pouka oziroma drugih dejavnosti in druga dokumentacija) se po vnosu podatkov o ocenjevanju oziroma ocenah v ustrezne evidence vrnejo dijaku na koncu šolskega leta oziroma po dokončnem postopku, če ni z drugimi predpisi določeno drugače; šola jih lahko zadrži zaradi predstavitvenih, raziskovalnih ali podobnih namenov, če se tako sporazume z dijakom oziroma njegovimi starši.
43. člen
(roki shranjevanja dokumentov o obravnavi dijaka)
Dokumenti o posebni obravnavi dijaka se hranijo v naslednjih rokih:
– dokumenti (mapa) o vzgojnih ukrepih se hranijo do izbrisa izrečenega ukrepa po pravilniku o šolskem redu, če ukrep ni izrečen ali izvršen, se spis preneha hraniti z iztekom šolskega leta;
– dokumenti o statusu dijaka po pravilniku o prilagajanju šolskih obveznosti se hranijo leto dni po prenehanju statusa oziroma dokončnosti postopka o statusu in vnosu podatkov v ustrezne evidence šole;
– dokumenti o pedagoški pogodbi se hranijo leto dni po koncu izobraževanja po tej pogodbi;
– dokumenti o pohvalah, nagradah, priznanjih in podobnem se hranijo eno leto po vnosu podatkov v ustrezne evidence šole.
44. člen
(arhiviranje)
(1) Ne glede na roke shranjevanja, določene s tem pravilnikom, je šola dolžna v rokih in po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki je arhivskega pomena.
(2) Dokumentacijo, ki jo šola trajno hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, mora šola arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov.
(3) Šola lahko v soglasju z ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in shranjevanje dokumentacije zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za več šol na določenem območju.
45. člen
(prenosi dokumentacije in arhivov)
(1) Če šola spremeni sedež ali dejavnost oziroma preneha opravljati dejavnost, v zvezi s katero vodi in hrani šolsko dokumentacijo, ali preneha kot pravna oseba, mora ob prenehanju oziroma drugi spremembi sama oziroma njen ustanovitelj, stečajni upravitelj ali druga pooblaščena oseba zagotoviti varen prenos oziroma izročitev šolske dokumentacije in arhivskega gradiva na določen nov sedež oziroma v upravljanje pravnemu nasledniku ali pa pristojnemu arhivu v skladu s predpisi o arhivskem gradivu.
(2) Če pristojni organ ne določi pravnega naslednika šole oziroma njene šolske dokumentacije in arhivskega gradiva, je šola oziroma njen ustanovitelj dolžan ob prenehanju izročiti to dokumentacijo pristojnemu arhivu.
46. člen
(ravnanje ob uničenju, izgubi ali odtujitvi dokumentacije)
Če pride do uničenja ali odtujitve evidenc in drugih dokumentov z osebnimi podatki iz šolske dokumentacije, mora šola oziroma njen pravni naslednik ali ustanovitelj oziroma upravitelj dokumentacije na zahtevo osebe, ki izkaže pravni interes po pridobitvi podatka iz evidenc oziroma izdaji ustrezne listine, v skladu z zakonom o upravnem postopku ugotoviti dejansko stanje in odločiti o pravici posredovanja podatkov oziroma izdaji ustrezne listine.
47. člen
(postopek po prenehanju shranjevanja podatkov)
(1) Šola je dolžna zbrisati oziroma uničiti osebne podatke oziroma dokumente z osebnimi podatki, ki jim je potekel predpisani rok hranjenja, tako da ni več mogoče ugotoviti njihove vsebine oziroma jih ponovno uporabljati v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov.
(2) Fizično uničenje se izvede komisijsko, o čemer se sestavi zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu uničenja ter navzočih članih komisije, ki je to izvedla.
(3) Šola na enak način, kot je naveden v prejšnjih odstavkih tega člena, uniči tudi neveljavno, neuporabno oziroma poškodovano dokumentacijo.
48. člen
(pogoji in ukrepi varovanja podatkov)
(1) Šola je dolžna varovati šolsko dokumentacijo in osebne podatke, vsebovane v evidencah, pri njihovem nastajanju, zbiranju, obdelovanju, shranjevanju, uporabi in posredovanju kot zaupno gradivo proti poškodovanju ali odtujitvi oziroma nepooblaščenemu dostopu in uporabi podatkov iz te dokumentacije v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov in arhivskem gradivu.
(2) Za uresničevanje varovanja podatkov iz prvega odstavka tega člena je šola dolžna s posebnim notranjim zaupnim aktom določiti osebe, pooblaščene za ravnanje s temi podatki, prostore in naprave, postopke in ukrepe ter opredeliti način izvedbe varovanja teh podatkov v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov.
49. člen
(shranjevanje in varovanje obrazcev dokumentacije)
(1) Obrazce predpisane dokumentacije, ki so določeni s posebnim predpisom, zagotavlja, hrani in z njimi razpolaga ministrstvo.
(2) Ministrstvo zagotavlja šolam potrebno količino izvodov obrazcev (golic) dokumentacije iz prejšnjega odstavka. Šola jih je dolžna hraniti kot strogo zaupno gradivo in voditi natančno evidenco o njihovi porabi.
VI. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
50. člen
(začetek uporabe novih obrazcev)
Šolska dokumentacija, za katero so predpisani obrazci, se bo začela voditi oziroma izdajati na novih obrazcih po uveljavitvi ustreznih odredb o obrazcih te dokumentacije.
51. člen
(uporaba pravilnika)
(1) Do uvedbe oziroma uveljavitve novih obrazcev šolske dokumentacije šola vodi evidence in drugo dokumentacijo ter izdaja javne listine na veljavnih obrazcih, vendar sme v to dokumentacijo vpisovati le podatke, določene z zakonom, na način, določen s tem pravilnikom.
(2) Z uveljavitvijo tega pravilnika je šola dolžna s šolsko dokumentacijo, ki je obstajala pred uveljavitvijo tega pravilnika, ravnati v skladu s tem pravilnikom.
52. člen
(evidenca o maturi)
Strokovne in poklicne šole vodijo za dijake, ki imajo pravico opravljati maturo po zakonu, evidenco o maturi v skladu s tem pravilnikom in drugimi predpisi.
53. člen
(razveljavitev dosedanjega pravilnika)
Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati pravilnik o pedagoški dokumentaciji in evidencah v srednjem izobraževanju (Uradni list Republike Slovenije, št. 5/81, 10/88, 6/90 in 81/94).
54. člen
(uveljavitev pravilnika)
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 603-84/98
Ljubljana, dne 23. novembra 1999.
dr. Pavel Zgaga l. r.
Minister
za šolstvo in šport