Na podlagi tretjega odstavka 27. in drugega odstavka 32. člena zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, 32/97) izdaja minister za kulturo

(1) Ta pravilnik določa način evidentiranja dokumentarnega gradiva v zasebni lasti za katero se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva, posamezna področja na katerih nastaja zasebno arhivsko gradivo (v nadaljnjem besedilu: gradivo) in pristojne arhive za ta področja.
(2) Ta pravilnik določa tudi, kdaj se v postopku izvoza dokumentarnega zasebnega gradiva domneva, da ima to gradivo lastnosti arhivskega gradiva in se lahko izvozi le z mnenjem ministra, pristojnega za kulturo.
(3) Določbe tega pravilnika se uporabljajo tudi za arhivsko gradivo verskih skupnosti razen za arhivsko gradivo Katoliške Cerkve.

Arhiv Republike Slovenije in regionalni arhivi (v nadaljnjem besedilu: arhivi) evidentirajo dokumentarno gradivo za katerega se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva, pri:
– fizičnih in pravnih osebah v zvezi z izvajanjem dejavnosti na gospodarskem in negospodarskem področju (gospodarske družbe, samostojni podjetniki, izvajalci obrtnih dejavnosti, gospodarske zbornice, banke, hranilnice, zavarovalnice, zadruge, agrarne skupnosti, ustanove, politične stranke, sindikati, društva in druge osebe),
– fizičnih osebah v zvezi z njihovim osebnim delovanjem, ki ima javen pomen, in drugim delovanjem, ki se nanaša na umetniško, znanstveno, poklicno ali katero drugo ustvarjalnost ter osebno dokumentacijo.

(1) Arhiv Republike Slovenije je pristojen za evidentiranje dokumentarnega gradiva za katerega se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva,
– pri pravnih osebah, ki delujejo za območje celotne države in
– pri tistih fizičnih osebah, ki so delovale pri javnopravnih osebah za katere varstvo javnega arhivskega gradiva je Arhiv Republike Slovenije pristojen in tistih pravnih osebah, za katere je Arhiv Republike Slovenije pristojen na podlagi prejšnje alinee.
(2) Regionalni arhivi so pristojni za evidentiranje dokumentarnega gradiva za katerega se domneva, da ima lastnosti zasebnega arhivskega gradiva, pri vseh drugih pravnih in fizičnih osebah, ki so lahko ustvarjalci gradiva.

(1) Na podlagi poizvedb in poznavanja posameznih področij, na katerih nastaja gradivo, pripravijo arhivi letne programe evidentiranja zasebnega arhivskega gradiva (v nadaljnjem besedilu: program).
(2) Program se lahko pripravi tudi na podlagi pobude osebe, ki domneva, da ima njeno dokumentarno gradivo lastnosti arhivskega gradiva.
(3) Program mora vsebovati zlasti:
– področja evidentiranja gradiva,
– možne pravne in fizične osebe,
– strokovno utemeljitev predlogov evidentiranja.
(4) Programi morajo biti predloženi ministrstvu skupaj s programom dela arhiva.
(5) Če pride do spora o pristojnosti arhiva, glede evidentiranja gradiva določene osebe, odloči o tem minister.
(6) Arhivi izvajajo evidentiranje na podlagi potrjenega programa.
(7) V postopku evidentiranja se ugotovi zlasti:
– pravne oziroma fizične osebe, pri katerih je nastalo dokumentarno gradivo, za katerega se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva,
– obdobje nastanka gradiva, količino, vsebino in pomen tega gradiva ter stanje ohranjenosti gradiva in pogoje v katerih se hrani.

(1) Na podlagi opravljenega evidentiranja pripravijo arhivi strokovni predlog za razglasitev dokumentarnega gradiva za zasebno arhivsko gradivo in ga predložijo ministru v razglasitev.
(2) Predlog iz prejšnjega odstavka vsebuje zlasti:
– podatke o lastniku gradiva,
– podatke o vsebini, obsegu in času nastanka gradiva in
– dolžnosti lastnika v zvezi z varstvom gradiva.

(1) Pravnomočna odločba o razglasitvi zasebnega arhivskega gradiva se vpiše v seznam izdanih odločb.
(2) Seznam izdanih odločb obsega:
– tekočo številko,
– datum vpisa,
– številko odločbe o razglasitvi,
– pristojni arhiv,
– ime pravne ali fizične osebe, pri kateri je gradivo nastalo,
– čas obstoja oziroma delovanja pravne ali fizične osebe, pri kateri je gradivo nastalo,
– čas, iz katerega izvira arhivsko gradivo,
– ime in naslov lastnika arhivskega gradiva.

(1) Pristojni arhiv vodi dokumentacijo o gradivu, ki je strokovna podlaga za vodenje seznama iz prejšnjega člena.
(2) Dokumentacija se vodi po posameznih lastnikih gradiva in vsebuje zlasti:
– osnovne podatke o lastniku gradiva,
– podatke o ustanovitvi, statusnih spremembah, prenehanju, notranji organiziranosti in dejavnostih pravne, oziroma o življenju in delovanju fizične osebe, od katere izvira gradivo,
– podatke o gradivu ter zapisnike o dejstvih, ki so vplivali na ohranjenost in urejenost gradiva,
– zaznamke o danih navodilih lastniku gradiva,
– zaznamke o konservatorskih oziroma restavratorskih delih,
– zaznamke o mikrofilmanju ali drugačnem kopiranju gradiva,
– sezname gradiva.

(1) Zasebno dokumentarno gradivo za katerega se domneva, da ima lastnosti zasebnega arhivskega gradiva, je vsako zasebno dokumentarno gradivo, ki je starejše od 30 let. To so zlasti zapisniki, poročila, pravni akti, dopisi, pisma, rokopisi, načrti, fotografije in drugo.
(2) Vloga za pridobitev mnenja za izvoz zasebnega dokumentarnega gradiva iz prejšnjega odstavka mora obsegati, ime in priimek lastnika gradiva, ime in priimek pravne ali fizične osebe, pri kateri je zasebno dokumentarno gradivo nastalo, seznam zasebnega dokumentarnega gradiva, ter navedbo časa njegovega nastanka.
(3) Minister izda mnenje s katerim dovoli izvoz zasebnega dokumentarnega gradiva iz prvega odstavka tega člena na podlagi strokovne ocene pristojnega arhiva.

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.