Uradni list

Številka 52
Uradni list RS, št. 52/2001 z dne 22. 6. 2001
Uradni list

Uradni list RS, št. 52/2001 z dne 22. 6. 2001

Kazalo

2805. Navodilo o izločanju dokumentarnega gradiva, stran 5415.

Na podlagi 74. člena zakona o sodiščih (Uradni list RS, št. 19/94, 45/95, 26/99, 38/99, 28/00), 99. člena zakona o upravi (Uradni list RS, št. 67/94, 20/95 – odl. US, 29/95 in 80/99) ter 6. in 260. člena sodnega reda (Uradni list RS, št. 17/95, 35/98, 91/98, 22/00 in 113/00) izdaja minister za pravosodje
N A V O D I L O
o izločanju dokumentarnega gradiva
1. člen
To navodilo ureja postopek, način hranjenja in izločanje dokumentarnega gradiva pri sodiščih ter izročitev arhivskega gradiva pristojnemu arhivu.
2. člen
Dokumentarno gradivo v smislu tega navodila obsega: zadeve sodne uprave, kazenske zadeve, civilne in gospodarske zadeve, zadeve delovnih in socialnih sporov in upravne zadeve.
3. člen
Sodišča so dolžna skrbeti za ohranjanje, materialno varnost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali ki nastaja pri njihovem delu.
4. člen
Sodišča morajo hraniti dokumentarno gradivo najmanj toliko časa, kolikor je za posamezno vrsto gradiva določeno v 5. členu tega navodila.
Če so v spisu ali listini združene zadeve z različnimi roki za hranjenje, velja najdaljši predpisani rok.
Roki za hranjenje dokumentarnega gradiva, ki so določeni s tem navodilom, začnejo teči s 1. januarjem naslednje leto po letu, v katerem se šteje posamezna zadeva za rešeno oziroma je postala pravnomočna.
Za hranjenje knjigovodskih listin in poslovnih knjig veljajo roki za hranjenje, določeni s predpisi s področja računovodstva.
Sodnik ali predsednik senata, ki je obravnaval posamezno zadevo lahko po uradni dolžnosti ali na predlog stranke, ki ima pravni interes za podaljšanje roka hranjenja, odredi tudi daljši rok hranjenja dokumentarnega gradiva.
5. člen
Pravnomočne sodne odločbe, vpisniki, imeniki, pomožne knjige, evidence, seznami in kontrolniki se hranijo trajno.
Roki za hranjenje drugega dokumentarnega gradiva so naslednji:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Zap. št.  Oznaka vpisnika   Vrsta dokumentarnega gradiva    Rok hranjenja         Opombe
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
A)        Su, SuZ           ZADEVE SODNE UPRAVE
1.        -                 Su spisi                        trajno
2.        -                 SuZ spisi                       trajno
3.        -                 zbirka okrožnic                 trajno
4.        -                 seznam žigov in pečatov         trajno
5.        -                 poslovne knjige                 10 let
6.        -                 matična knjiga                  trajno
7.        -                 personalne mape in osebni spisi trajno
8.        -                 delovne knjižice za čas         trajanja
                                                            delovnega razmerja
9.        -                dokumentacija o uničenju
                           nepotrebnega dokumentarnega
                           gradiva, o odbiranju
                           arhivskega gradiva in o
                           izročanju gradiva arhivu         trajno
10.       -                drugo gradivo                    10 let
B)                         KAZENSKE ZADEVE
1.        Kpr, K, Kpd,    spisi Kpr, K, Kpd, Kr, Po, Kmp,
          Kr, Po, Kmp,    Km, Ks, IKZ, IKZt, Pp, Kp, Ips:
          Km, Ks, IKZ,
          IKZt, Pp, Kp,
          Ips
a)        -                za kazniva dejanja zoper:
          -                življenje in telo                trajno
          -                človekove pravice in svoboščine  trajno
          -                volilno pravico in volitve       trajno
          -                varnost Republike Slovenije in
                           njeno ustavno ureditev           trajno
          -                obrambno moč države              trajno
          -                človečnost in mednarodno pravo   trajno
b)        -                za kazniva dejanja zoper:
          -                čast in dobro ime                10 let
          -                spolno nedotakljivost            15 let
          -                človekovo zdravje                15 let
          -                zakonsko zvezo, družino in
                           mladino                          10 let
          -                delovno razmerje in socialno
                           varnost                          15 let
          -                premoženje                       15 let
          -                gospodarstvo                     15 let
          -                pravni promet                    10 let
          -                uradno dolžnost in javna
                           pooblastila                      15 let
          -                vojaško dolžnost                 15 let
          -                pravosodje                       10 let
          -                javni red in mir                 10 let
          -                splošno varnost ljudi in
                           premoženja                       20 let
          -                varnost javnega prometa          20 let
          -                okolje, prostor in naravne
                           dobrine                          20 let
2.        -                potrdilo, da oseba ni v
                           kazenskem postopku               2 leti
3.        -                sejna knjiga                     10 let
4.        -                knjiga priznanic                 2 leti
5.        -                seznam pogojnih obsodb           10 let     štetje roka po zadnjem
                                                                       izbrisu
6.        -                seznam zaseženih predmetov       10 let
C)                         CIVILNE in GOSPODARSKE ZADEVE
1.        P, Pg, Cp, Cpg,  spisi pravdnih zadev in
          G                gospodarskih pravdnih zadev
          -                stvarno pravo                    30 let
          -                obligacijsko pravo               10 let
          -                stanovanjska razmerja            10 let
          -                odškodninske zadeve              10 let
          -                spori majhne vrednosti           5 let
          -                zakonski spori, spori iz
                           razmerij med starši in otroki    trajno
          -                gospodarski spori                10 let
          -                drugi spori                      10 let
2.        Pl, Plg          spisi - izdaje plačilnega naloga 5 let
3.        I, In, Ig        spisi I, In, Ig zadev:
          -                denarne terjatve                 5 let
          -                nedenarne terjatve               5 let
                           Z zavarovanje 5 let
          -                drugo                            5 let
4.        D                spisi zapuščinskih zadev         10 let
5.        R, Rg, N         spisi raznih civilnih,
                           gospodarskih in nepravdnih
                           zadev                            10 let
6.        Ng               spisi nepravdnih zadev pri
                           okrožnih sodiščih                5 let
7.        Pr               spisi zadev pridržanja           10 let
8.                         oporoke in druge listine,
                           izročene sodišču v hrambo        trajno
9.        Ov-i, Ovi-H      overitve podpisov, pisave in
                           prepisov listin                  5 let
10.       Pom, Pom-i       zadeve pravne pomoči             5 let
11.       St               spisi zadev prisilne poravnave,
                           stečaja in likvidacije           10 let
12.                        zemljiška knjiga s seznami
                           parcel in lastnikov              trajno
                           zbirka listin, mapne kopije      trajno
          Dn               zemljiškoknjižne vloge           trajno
          Dn               Dn rokovnik trajno vročilnice
                           o vročitvi zemljiškoknjižnih
                           sklepov                          5 let
13.       Rz               spisi raznih zemljiškoknjižnih
                           zadev
          -                naznanilni listi trajno
          -                spisi o vzpostavitvi in
                           popravljanju zemljiških knjig    trajno
          -                drugo                            5 let
14.       Izp              zahteve strank za izdajo
                           zemljiškoknjižnih izpiskov       2 leti
15.       Srg              spisi zadev sodnega registra     trajno
          -                Srg rokovnik                     trajno
16.       Ips              spisi izrednih pravnih sredstev  10 let
D)                         DELOVNI IN SOCIALNI SPORI
1.        Pd, Ps, Pdp,     spisi v zadevah delovnih in
          Psp              socialnih sporov                 10 let
2.        Kd, Kdp          spisi v zadevah kolektivnih
                           delovnih sporov                  10 let
E)                         UPRAVNE ZADEVE
1.        U, Up, Uv,  Upr  spisi v upravnih zadevah         10 let
2.        R                spisi raznih upravnih zadev      5 let
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Za vse zadeve, za katere ni določen drugačen rok hranjenja velja, da se hranijo 5 let.
6. člen
Sodišča morajo dokumentarno gradivo, ki ima lastnost arhivskega gradiva izročiti pristojnemu arhivu po 30 letih od nastanka gradiva, če se s pristojnim arhivom ne dogovorijo drugače.
Sodišča pri odbiranju arhivskega gradiva pristojnemu arhivu upoštevajo predpise, ki veljajo za področje arhivov.
Sodišča so dolžna najmanj enkrat na vsaki dve leti zapisniško ugotavljati, katero dokumentarno gradivo ima lastnost arhivskega gradiva.
Sodišča lahko pred izročitvijo izvirnega gradiva pristojnemu arhivu naredijo kopijo izvirnega gradiva, njegov mikrofilmski posnetek ali drugačen trajni zapis.
7. člen
Po preteku rokov hranjenja iz 5. člena tega navodila se dokumentarno gradivo izloča.
Izločanje dokumentarnega gradiva, za katerega so v tekočem koledarskem letu pretekli roki hranjenja, se opravi ob prenosu dokumentarnega gradiva iz pisarne v zbirko dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju: arhiv sodišča), iz arhiva sodišča pa najmanj enkrat na vsaki dve leti.
Ne glede na določbo prvega odstavka tega člena je pri izločanju dokumentarnega gradiva potrebno zagotoviti, da se ne izloči dokumentarno gradivo, ki ima lastnost arhivskega gradiva (6. člen tega navodila).
8. člen
Za izločanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva in odbiranje arhivskega gradiva za posamezno sodišče je pristojen sekretar sodišča ali sodnik, ki ga imenuje predsednik sodišča (v nadaljevanju: sodnik).
Posamezne naloge pri odbiranju in izločanju dokumentarnega gradiva po odredbi sodnika opravljajo strokovni sodelavci in sodni pripravniki.
Sodnik v rokih, določenih s tem navodilom:
– zapisniško ugotovi, katero dokumentarno gradivo se lahko izloči;
– zapisniško ugotovi, katero gradivo ima lastnost arhivskega gradiva;
– obvesti pristojni arhiv o začetku odbiranja arhivskega gradiva;
– izroči pristojnemu arhivu dokumentarno gradivo, ki ima lastnost arhivskega gradiva (6. člen tega navodila);
– nadzoruje izločitev in uničenje izločenega dokumentarnega gradiva.
Po preteku 15 dni po izročitvi arhivskega gradiva pristojnemu arhivu, se izločeno dokumentarno gradivo uniči.
Sodišča lahko pred uničenjem izvirnega dokumentarnega gradiva naredijo kopijo izvirnega gradiva, njegov mikrofilmski posnetek ali drugačen trajni zapis.
9. člen
To navodilo začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 036-02-23/01
Ljubljana, dne 23. maja 2001.
mag. Ivan Bizjak l. r.
Minister
za pravosodje