Na podlagi 4. in 52. člena Zakona o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99 in 30/02), Zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 79/99, 124/00, 79/01, 30/02 in 56/02) ter 30. člena Statuta Občine Gornji Petrovci (Uradni list RS, št. 101/06) izdajam
P R A V I L N I K
o računovodstvu in finančnem poslovanju
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta pravilnik ureja naloge in organizacijo računovodstva ter pravice in odgovornosti pooblaščenih oseb za razpolaganje z materialnimi in finančnimi sredstvi Občine Gornji Petrovci.
V računovodstvu občinske uprave se vodijo tudi poslovne knjige in sestavljajo letna poročila za Krajevno skupnost Gornji Petrovci, Krajevno skupnost Križevci v Prekmurju in Krajevno skupnost Šulinci.
Predstojnik neposrednih proračunskih uporabnikov proračuna Občine Gornji Petrovci s pravicami, obveznostmi in odgovornostjo, ki izhaja iz veljavne zakonodaje je župan.
Občina uporablja računovodske računalniške programe firme Cadis d.o.o., Mlinska ulica 5, 9220 Lendava, ki zagotavlja pravilno in ažurno vodenje knjigovodstva proračuna občine ter skrbi za vzdrževanje te opreme.
2. člen
Občina vodi poslovne knjige na podlagi Zakona o računovodstvu, Zakona o javnih financah ter podzakonskih aktov, ki jih izda minister, pristojen za finance, za pravne osebe javnega prava. Vprašanja, ki niso urejena z Zakonom o računovodstvu, podzakonskimi akti na njegovi podlagi, ali s tem pravilnikom, se rešujejo v skladu s kodeksom računovodskih načel in splošnimi slovenskimi računovodskimi standardi (v nadaljevanju: SRS).
II. ORGANIZIRANOST IN VODENJE RAČUNOVODSTVA
3. člen
Računovodstvo se organizira in vodi na način, ki omogoča:
– zagotavljanje informacij nadzornim organom občine (proračunska inšpekcija, Računsko sodišče, nadzorni odbor občine) za ocenjevanje namembnosti, gospodarnosti in učinkovitosti porabe sredstev javnih financ,
– vpogled zunanjih organov občine v poslovanje in razpolaganje s sredstvi z namenom ugotavljanja uresničevanja nalog občine, za katere prejemajo sredstva iz sredstev javnih financ oziroma Proračuna RS.
– vpogled davčnih organov v obračun davkov in prispevkov ter drugih obveznosti,
– zagotavljanje informacij poslovodstvu občinske uprave in predstavniškemu organu – občinskemu svetu o načrtovanih in uresničenih odhodkih občine, kar naj bi imelo pozitiven vpliv za odgovorno ravnanje z javnimi sredstvi.
4. člen
Računovodska opravila za proračun opravlja delavec, ki je z Aktom o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest o občinski upravi Občine Gornji Petrovci opredeljen kot računovodja VI. Odgovornost računovodje je urejena s tem Aktom. Pri svojem delu mora računovodja upoštevati strokovno etiko, kodeks računovodskih načel in finančnega poslovanja.
5. člen
Finančno poslovanje vodi računovodja v skladu z Zakonom o javnih financah, Zakonom o plačilnem prometu ter s predpisi in navodili Ministrstva za finance ter po nalogu župana. Pri svojem delu mora upoštevati zakonske predpise in odločitve pristojnega organa občine.
Negotovinsko poslovanje poteka preko podračuna, ki je odprt pri UJP Murska Sobota oziroma prek ustreznih podračunov. Odločitev o odprtju, zaprtju ali uporabi posameznih podračunov in zbirnih računov se sprejema po veljavni zakonodaji. Za pravilno uporabo računov je odgovoren računovodja.
Občina ima odprt tudi gotovinski račun, za točno določene namene. Blagajniško poslovanje gotovinskega računa vodi računovodja oziroma po nalogu župana drugi zadolženi delavec v občinski upravi Občine Gornji Petrovci.
6. člen
V računovodstvu se zagotavljajo podatki, ki omogočajo:
– vpogled v stanje in gibanje sredstev in obveznosti do njihovih virov,
– vpogled v porabo proračunskih sredstev po proračunskih uporabnikih in postavkah, vpogled v porabo sredstev za materialne stroške po stroškovnih mestih,
– ugotavljanje prihodkov, odhodkov,
-- pripravo finančnih načrtov,
– pripravo Načrta razvojnih programov
– sestavljanje poročil in analiz,
– drugo na zahtevo pristojnih organov.
7. člen
Podatki iz 6. člena se zagotavljajo:
– v glavni knjigi,
– pomožnih knjigah,
– analitičnih evidencah.
8. člen
Zaposleni drugi javni uslužbenci v občinski upravi Občine Gornji Petrovci, ki so pooblaščeni za pripravo in potrditev knjigovodskih listin, so soodgovorni za namembnost ter smotrnost porabe proračunskih sredstev. Zadrževanje knjigovodskih listin, ki povzroči plačilno zamudo ali neažurno knjiženje, pomeni odgovornost teh. Vsak izdatek iz proračuna mora imeti za podlago verodostojno knjigovodsko listino, s katero se izkazuje obveznost za plačilo. Vsako plačilo je potrebno pisno potrditi.
Vsaka knjigovodska listina mora biti v določenem roku, to je najkasneje v desetih dneh od prejema listine vrnjena v računovodstvo, kjer jo je potrebno ustrezno obdelati (kontrolirati in knjižiti) in jo sistematično odložiti ter hraniti.
Zadrževanje knjigovodskih listin, ki povzroči plačilno zamudo ali neažurno knjiženje ali vpliva na nepravilnost izkazanih poslovnih izidov, pomeni kršitev delovnih obveznosti in neposredno, osebno odgovornost delavca zaradi kršitve veljavnih predpisov.
III. POSLOVNE KNJIGE
9. člen
Poslovne knjige se vodijo po časovnem zaporedju in sistematsko zajemajo poslovne dogodke, o katerih pričajo knjigovodske listine. Po časovnem zaporedju se knjiži v dnevnikih, sistematska evidenca pa se opravi na knjigovodskih kontih v glavni knjigi in pomožnih knjigah.
10. člen
Občina vodi poslovne knjige po načelu dvostavnega knjigovodstva z uporabo kontnega načrta, ki temelji na enotnem kontnem načrtu, ki ga je predpisal minister, pristojen za finance (Pravilnik o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava, Uradni list RS, št. 54/02, 117/02, 58/03, 134/03, 34/04) ter v skladu s Pravilnikom o razčlenjevanju in merjenju prihodkov in odhodkov pravnih oseb javnega prava (Uradni list RS, št. 134/03).
Kontni načrt je priloga tega pravilnika.
Občina vrednost poslovnih dogodkov knjiži v polni višini v bruto znesku in jih medsebojno ne poračunava.
11. člen
Poslovne knjige se vodijo v računovodstvu občine računalniško: glavna knjiga, saldakonti, pomožne knjige in analitične evidence. Računalniško vodene poslovne knjige se po potrebi lahko tiskajo ali prikazujejo na zaslonu.
12. člen
Poslovne knjige so:
1. dnevnik,
2. glavna knjiga,
3. pomožne knjige.
Obvezne pomožne knjige so:
– blagajniški dnevnik,
– knjiga opredmetenih osnovnih sredstev,
– knjiga terjatev do kupcev oziroma knjiga izdanih računov,
– knjiga obveznosti do dobaviteljev oziroma knjiga prejetih računov.
Občina vodi še analitične evidence:
– plač in drugih prejemkov delavcev,
– drugih izplačil (sejnine, pogodbe o delu, pogodbe …) itd.
13. člen
Nastale spremembe na sredstvih in obveznostih do virov sredstev se knjižijo po načelih skrbnosti in ažurnosti. Knjigovodstvo je ažurno, če so knjiženja v posameznih poslovnih knjigah opravljena najkasneje v osmih dneh od pridobitve izvirne listine.
14. člen
Glavna knjiga se vodi računalniško. Uporabni program glavne knjige omogoča, da je podatek z enim vnosom knjižen v pomožni knjigi in glavni knjigi.
Način knjiženja glavne knjige mora zagotavljati, da se lahko med poslovnim letom po potrebi izpišejo posamezni konti, na koncu obračunskega obdobja pa se izpiše celotna glavna knjiga.
15. člen
Obračun plač in vse potrebne analitične evidence s plačami se vodijo računalniško v računovodstvu. Obračun plač se opravi mesečno v skladu z Zakonom o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 97/07, 17/08) in Zakonom o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 56/02, 33/07, 63/07), ter drugimi podzakonskimi akti.
16. člen
Poslovne knjige se odpirajo in zaključujejo vsako poslovno leto. Izjema je analitična evidenca osnovnih sredstev, katere odpiranje in zapiranje ni vezano na poslovno leto. Ta knjiga je odprta in se vodi, dokler se osnovna sredstva uporabljajo.
Po vseh knjiženjih za poslovno leto in kontroliranju izkazanih stanj se poslovne knjige zaključijo.
Glavna knjiga se ob koncu poslovnega leta zaključi, odtisne in odloži. Zaključitev glavne knjige se opravi tako, da se na vsak list odtisne pečat občine.
Prav tako se ob koncu leta zaključijo, odtisnejo in odložijo obvezne pomožne knjige: knjiga kupcev in dobaviteljev. Zaključitev se opravi tako, da se na vsak list odtisne pečat občine.
Preostale pomožne knjige, dnevnik, evidence se hranijo na nosilcih podatkov, zavarovanih pred izbrisom ali drugimi poškodbami.
IV. KNJIGOVODSKE LISTINE
17. člen
Vsaka poslovna sprememba pri sredstvih in obveznostih do njihovih virov, odhodkih in prihodkih ter stroških se lahko knjiži samo na podlagi knjigovodske listine.
Knjigovodske listine (v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov) morajo izkazovati poslovne dogodke verodostojno in pošteno.
Knjigovodske listine morajo biti take, da nedvoumno kažejo poslovne spremembe in vsebujejo ustrezne podatke za knjiženje.
Izvirna knjigovodska listina se sestavi v trenutku nastanka poslovne spremembe.
18. člen
Besedila in številke v knjigovodskih listinah se ne smejo popravljati tako, da bi postala njihova verodostojnost dvomljiva. Popravljajo se s prečrtovanjem prvotnih besedil oziroma številk ali z metodo storna. Popravek opravi oseba, ki je izdala knjigovodsko listino, in ga hkrati vnese na vse izvode knjigovodske listine. Blagajniške in druge listine, ki izpričujejo denarne poslovne dogodke, se sploh ne smejo popravljati, ampak se uničijo in sestavijo nove.
19. člen
Vsaka knjigovodska listina mora vsebovati najmanj naslednje podatke:
– ime in naslov izdajatelja listine,
– naziv listine z označbo zaporednosti listine,
– datum nastanka poslovnega dogodka ter datum izstavitve listine,
– vsebino poslovne spremembe,
– oznake stroškovnih mest in stroškovnih nosilcev za listine, iz katerih izhajajo izdatki in prejemki, če se spremljajo po mestih in nosilcih,
– količino, mersko enoto (ter razčlenitev, vezano na davek na dodano vrednost) ter znesek izražen v tolarjih,
– podpise sodelujočih pri poslovnih dogodkih,
– podpis osebe, pooblaščene za sestavljanje listine,
– podpis osebe, pooblaščene za kontrolo in likvidacijo listine.
Knjigovodske listine se sistematsko označujejo s šifro po vsebinskih vidikih (plačilni promet, nakup, nabava …) in z zaporedno številko.
Notranje knjigovodske listine
20. člen
Notranje knjigovodske listine so:
– računi za prodajo storitev,
– predlog za izdajo naročilnice,
– naročilnica, dobavnica, prevzemnica,
– potrdila o vplačilih in izplačilih,
– obračuni, dobropisi,
– pogodbe za dana posojila in prejeta posojila in druge pogodbe,
– odredbe, odločbe in sklepi za nakazila in izplačila,
– druge listine, s katerimi se odreja evidentiranje poslovnih sprememb na sredstvih in obveznostih do virov sredstev proračuna občine, kot so začetna bilanca in listine o usklajevanju terjatev in obveznosti.
21. člen
Notranje knjigovodske listine izdaja župan ali po njegovem pooblastilu pooblaščeni delavec. Delavec, ki sestavi knjigovodsko listino, s svojim podpisom jamči za resničnost poslovnega dogodka in to, da listina pošteno prikazuje podatke o poslovnem dogodku.
Sprožanje poslovnih dogodkov
22. člen
Poslovne dogodke sprožajo in listine podpisujejo (odredbodajalec):
– župan,
– druga s sklepom župana, pooblaščena oseba.
Župan s sklepom določi skrbnike proračunskih postavk, ki so obenem tudi likvidatorji listin.
23. člen
Listine za materialno poslovanje, to je dobavnica, prevzemnica ter ostalo dokumentacijo za nabavo drobnega inventarja in osnovnih sredstev, podpisujeta in jamčita za njihovo pravilnost in resničnost prevzemnik blaga in računovodja.
24. člen
Pooblaščeni nosilci sredstev (odredbodajalci) prevzemajo naslednje odgovornosti:
– v celoti odgovarjajo za verodostojnost dokumentov, ki so podlaga za nakazila in izplačila proračunskih sredstev in verodostojnost ostalih dokumentov, ki so podlaga za evidentiranje sprememb na sredstvih in obveznostih do virov sredstev proračuna,
– pri dogovarjanju predplačil v pravnih poslih, ki jih sklepajo, so dolžni upoštevati navodila o izvrševanju proračuna v zvezi z zavarovanjem plačil,
– pri dogovarjanju o pogojih za izpolnjevanje obveznosti, ki se poravnavajo iz proračuna, morajo upoštevati plačilne roke, ki veljajo za izplačila iz sredstev proračuna, v skladu z Zakonom o izvrševanju proračuna Republike Slovenije (ZIPRS) za posamezno proračunsko leto,
– pri oddaji javnih naročil morajo upoštevati postopek izvajanja javnega razpisa, ki ga predpisuje Zakon o javnih naročilih,
– odgovarjajo za porabo sredstev, ki ni v skladu z dodeljenimi pooblastili, in za nenamensko porabo proračunskih sredstev.
Obveznost, ki bremeni proračun se lahko prevzame: s pisno pogodbo, odločbo ali s sklepom (odredbo).
25. člen
Vsaka pogodba mora poleg obveznih sestavin po Zakonu o obligacijskih razmerjih (stranke, predmet,cena) vsebovati tudi:
– odgovorno osebo naročnika,
– dinamiko plačil.
26. člen
Upravni delavci, ki pripravljajo pogodbe v breme občinskega proračuna so dolžni upoštevati:
– da se lahko prevzemajo obveznosti le za namene določene v proračunu,
– da se lahko prevzemajo obveznosti le do višine v proračunu zagotovljenih sredstev,
– plačilne roke v skladu z ZIPRS,
– določbe zakona o javnih naročilih in Zakona o obligacijskih razmerjih.
Nespoštovanje teh določb se šteje za kršitev delovnih obveznosti.
Pogodbe sklepa župan.
27. člen
Vsako pogodbo je potrebno evidentirati po pravilih pisarniškega poslovanja ter jo predati javnemu uslužbencu odgovornemu za posamezno področje. Po en izvod pogodbe je potrebno takoj po podpisu dostaviti v računovodstvo.
28. člen
Obveznosti se lahko prevzemajo tudi s tipizirano naročilnico, ki se šteje kot pisna pogodba, če jo nasprotna stranka sprejme in izvrši.
29. člen
Z naročilnico se lahko prevzemajo obveznosti do višine določene s Pravilnikom o oddaji naročil male vrednosti oziroma v skladu z Zakonom o javnih naročilih (ZJN-2). Naročilnica se izpiše v treh izvodih. Original prejme izvajalec naročila, drugi izvod se pripne k prejetemu računu, tretji izvod pa ostane v bloku naročilnic.
Naročilnice se izdajajo posebej za nabavo blaga, storitev in gradnje.
Gibanje notranjih knjigovodskih listin
30. člen
Med notranje knjigovodske listine štejemo: blagajniški dnevnik, izdane račune, ter druge izvedene računovodske listine.
a) Blagajniški dnevnik z blagajniškimi prejemki in blagajniškimi izdatki ter ustreznimi prilogami sestavi za to od župana pooblaščena oseba. Kontrolo opravi in podpiše računovodja.
b) Račune za opravljene storitve izstavi računovodja ali druga za to pooblaščena oseba v občinski upravi.
c) Izvedene računovodske listine sestavlja in podpisuje računovodja oziroma po njegovem nalogu drugi zadolženi delavec na podlagi izvirnih knjigovodskih listin.
Zunanje knjigovodske listine
31. člen
Zunanje knjigovodske listine so:
– računi za material, blago, osnovna sredstva in storitve,
– pogodbe o delu, financiranju in druge pogodbe,
– dnevni izpiski stanja podračuna občine s seznami posameznih prilivov in odlivov denarnih sredstev,
– predračuni, obračuni ipd.
Gibanje zunanjih knjigovodskih listin
32. člen
Račune za prejeto blago in storitve prejme tajništvo, ki na prejeto listino odtisne prejemno štampiljko in jo opremi z datumom prejema, zavede v knjigi prejetih računov in jo preda računovodji. Računovodja po opravljeni kontroli knjigovodske listine opravi knjiženje.
Odredbo za plačilo podpiše župan pred plačilom.
Kot zunanje listine se štejejo:
– račun,
– obračunska situacija
– pogodba
– sklep za nakazilo sredstev (odredba)
– druge listine, ki dokazujejo poslovni dogodek.
Kontrola knjigovodskih listin
33. člen
Pooblaščeni delavec, računovodja, za kontrolo knjigovodskih listin in za likvidacijo s svojim podpisom potrdi pravilnost, točnost in zakonitost knjigovodske listine kot dokumenta, ki dokazuje poslovno spremembo.
Kontrolira predvsem:
– ali je listina formalno računsko pravilna (firma, sedež firme, davčna številka, datum in kraj izdaja listine),
– ali ima listina naveden datum odpošiljanja oziroma opravljene storitve,
– ali so listini priloženi vsi dokumenti, ki dokazujejo nastanek poslovne spremembe v skladu z navodili pristojnega ministrstva in ministrstva za finance za izplačila iz sredstev proračuna,
– pravno podlago za storitve,
– ali so cene v knjigovodski listini pravilne in v skladu z dogovorom, pogodbo oziroma odločbo; ceno blaga oziroma storitve brez DDV, z vključenim DDV in stopnjo ter znesek DDV,
– ali je rok plačila, naveden v listini, istoveten roku plačila po pogodbi oziroma v skladu z ZIPRS.
Nepravilne zunanje knjigovodske listine pisno zavrne računovodja oziroma po njegovem nalogu drugi zadolženi delavec.
V. JAVNO NAROČANJE
34. člen
Občina Gornji Petrovci oddaja javna naročila v skladu z veljavnim Zakonom o javnem naročanju, ZJN-2, (Uradni list RS, št. 128/06, 16/08, 19/10), izdanimi predpisi vezanimi na ZJN-2 in z veljavnim ZIPRS.
35. člen
Glede na ZIPRS, ki v svojih določbah vezanih na Zakon o javnem naročanju govori o mejnih vrednostih, od katerih je odvisna oddaja javnega naročila, se le-ta lahko oddajajo po postopkih, določenih v 24. členu ZJN-2 (velika javna naročila).
Naročnik izvede v skladu s 24. členom javno naročanje po enem izmed naslednjih postopkov:
1. odprti postopek,
2. postopek s predhodnim ugotavljanjem sposobnosti,
3. konkurenčni dialog,
4. postopek s pogajanji brez predhodne objave,
5. postopek s pogajanji po predhodni objavi,
6. postopek zbiranja ponudb po predhodni objavi in
7. postopek oddaje naročila male vrednosti.
S sklepom se določijo tudi okvirni datumi, v katerih se opravijo posamezne faze postopka oddaje javnega naročila, in sicer:
– razpisna dokumentacija,
– objava javnega razpisa,
– javno odpiranje ponudb,
– priprava poročila o oddaji naročila,
– sklenitev pogodbe.
Pri opravilu posameznih postopkov je potrebno dosledno upoštevati določbe ZJN-2.
Z odločbo imenuje župan tudi komisijo, ki izvede odpiranje ter oceno ponudb.
36. člen
Občina Gornji Petrovci mora o oddaji javnih naročil voditi statistiko v skladu s 107. členom ZJN-2 ter poročati pristojni službi na Ministrstvu za finance.
37. člen
V izdanih Navodilih za oddajo javnih naročil male vrednosti, so natančno določeni postopki in ravnanje naročnika pri nabavi blaga, naročanju storitev in oddaji gradenj male vrednosti.
VI. USKLAJEVANJE POSLOVNIH KNJIG TER POPIS SREDSTEV IN OBVEZNOSTI
38. člen
Stanje v pomožnih knjigah oziroma analitičnih evidencah se usklajuje s stanjem v glavni knjigi vsak mesec po stanju zadnjega dne v mesecu.
39. člen
Knjigovodsko stanje sredstev, terjatev in obveznosti se po stanju na dan 31. decembra poslovnega leta uskladi z dejanskim stanjem, ki se ugotavlja s popisom. Popis se opravlja enkrat letno, v skladu s Pravilnikom o načinu in rokih za popis in usklajevanje knjigovodskega stanja terjatev in obveznosti z dejanskim stanjem.
Župan pravočasno, najpozneje do 30. novembra, imenuje člane popisne komisije in izda sklepe o imenovanju komisije. Občinska uprava izda potrebne usmeritve za izvedbo popisa. Navodila za popis za posamezno proračunsko leto vsebujejo točna navodila za popis, z datumskimi roki za izvedbo.
Za popis terjatev in obveznosti občine se lahko imenuje posebna popisna komisija. Terjatve in obveznosti popiše popisna komisija po stanju v računovodskih evidencah na dan 31. decembra, preveri realnost izkazanih zneskov in pojasni razloge za nepravočasno izterjavo oziroma izplačilo. Dvomljive, sporne, neizterljive in zastarane terjatve izkaže v popisnem poročilu posebej.
Poročilo zajema tudi popis sredstev, ki jih imajo v upravljanju javni zavodi, javna podjetja, gospodarski javni zavodi ter o vlaganjih občine v gospodarske družbe.
40. člen
Člani popisnih komisij so odgovorni za:
– pravilno ugotovitev dejanskega stanja sredstev, terjatev in obveznosti,
– natančno in pravilno sestavljanje in izpolnjevanje popisnih listov,
– pravočasno izvršitev nalog popisa,
– pravočasno in pravilno sestavo poročila o popisu.
41. člen
Osebe, ki so materialno odgovorne za sredstva, ki se popisujejo, morajo najkasneje do dneva, določenega za začetek popisa, razvrstiti, zaznamovati in urediti sredstva, da bi se laže, hitreje in pravilno popisala.
42. člen
Podatki iz knjigovodstva oziroma iz ustreznih evidenc o količinah se ne smejo dajati popisnim komisijam pred vpisom dejanskega stanja v popisne liste.
43. člen
Predsednik popisne komisije je odgovoren za pravočasno in pravilno sestavo poročila o popisu, ki ga predloži pristojnemu organu.
44. člen
Popisna komisija po obravnavi poročilo ob navzočnosti računovodje sprejme sklepe o popisu in predlaga za sprejem občinskemu svetu. Občinski svet sprejme sklep o.
1. o načinu knjiženja in likvidacije ugotovljenih razlik,
2. o neposrednem odpisu s popravkom vrednosti drobnega inventarja in osnovnih sredstev ter terjatev in obveznosti,
3. o odpisu dotrajanih in neuporabnih sredstev,
4. o materialni odgovornosti posameznih delavcev za ugotovljeni primanjkljaj ob popisu,
5. o odpisu morebitnih neizterljivih terjatvah
6. o drugem v zvezi s popisom.
Odločitev pristojnega organa – občinskega sveta, v zvezi s popisom je podlaga za knjiženje razlik in uskladitev knjigovodskega stanja z dejanskim.
VII. HRANJENJE KNJIGOVODSKIH LISTIN, POSLOVNIH KNJIG, RAČUNOVODSKIH IZKAZOV IN POSLOVNIH POROČIL
45. člen
Poslovne knjige in knjigovodske listine se hranijo v prostorih računovodstva in v arhivu.
Knjigovodske listine in poslovne knjige je treba hraniti tako, da ne pride do fizičnega poškodovanja ali uničenja in da niso dostopne nepoklicanim.
46. člen
Za sprotno hrambo poslovnih knjig in knjigovodskih listin, ki se hranijo v prostorih računovodstva, je odgovoren računovodja. Za zagotovitev ustreznih prostorov za arhiv je odgovoren župan.
47. člen
Poslovne knjige in knjigovodske listine se hranijo v skladu s predpisi, vendar najmanj v teh rokih:
– letni računovodski izkazi in končni obračun plač ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov, trajno,
– glavna knjiga in dnevnik, deset let
– knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, in z zakonom ali drugimi predpisi predpisane listine, pet let,
– pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine, dve leti,
– listine v zvezi z obračunom davkov, v skladu z davčnimi predpisi.
48. člen
Odvisno od časa hranjenja knjigovodskih listin je treba pri računalniškem obravnavanju podatkov hraniti programsko dokumentacijo (uporabniške programe). Odvisno od vrste računalniškega obravnavanja podatkov je občina dolžna hraniti tako programsko dokumentacijo, da bo strokovnjaku omogočala poznejše preverjanje.
Knjigovodskih listin ni dovoljeno odnašati iz prostorov računovodstva. Vsakršno odnašanje originalov z namenom razmnoževanja se opravi pod nadzorom računovodje.
49. člen
V skladu z Navodilom o hranjenju dokumentarnega gradiva računovodja vsak leto pripravi predlog za izločitev listin in knjig iz arhiva občine.
50. člen
Dostop do knjigovodskih listin v tekoči zbirki imajo predlagatelji izplačila za področje, za katerega so zadolženi. Neomejen dostop do knjigovodskih podatkov imajo poleg računovodje še:
– župan,
– člani nadzornega odbora občine v tistem delu, ki je po sklepu predmet nadzora,
– drugi, ki imajo za to pravno podlago v zakonu.
VIII. VREDNOTENJE POSTAVK V RAČUNOVODSKIH IZKAZIH
51. člen
Pri izkazovanju in vrednotenju postavk se neposredno uporablja Zakon o računovodstvu, ter Splošni slovenski računovodski standardi (SRS) kakor podzakonski predpisi, izdani na podlagi Zakona o računovodstvu ter ta pravilnik.
Osnovna sredstva
52. člen
Osnovna sredstva so zgradbe, zemljišča, poslovni prostori, oprema ter pripadajoči nadomestni deli in drobni inventar, katerega doba uporabnosti je daljša od enega leta.
53. člen
Za drobni inventar, ki se všteva med osnovna sredstva, se štejejo predmeti za urejanje prostorov, priročno orodje in naprave ter vsa druga oprema in trajna oziroma vračljiva embalaža z dobo daljšo od enega leta, katerih posamične nabavne vrednosti po obračunih dobaviteljev ne presegajo vrednosti 500 € v času nabave.
54. člen
Drobni inventar, ki ne spada med osnovna sredstva, se odpisuje z enkratnim odpisom ob izdaji v uporabo. Strošek odpisa bremeni vire sredstev, iz katerih je drobni inventar bil nabavljen.
Odpis osnovnih sredstev
55. člen
Odpis osnovnih sredstev je reden in izreden.
Reden odpis se opravlja v skladu z Zakonom o računovodstvu, Navodilom o načinu in stopnjah rednega odpisa neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev.
Izreden odpis se opravi v primeru odtujitve ali uničenja opredmetenega osnovnega sredstva, trajne izločitve iz uporabe.
Odpis opredmetenih osnovnih sredstev v upravljanju se praviloma izkaže kot popravek nabavne vrednosti v breme virov teh sredstev.
56. člen
Osnovna sredstva se ob koncu poslovnega leta prevrednotijo v skladu s SRS.
Učinki prevrednotenja sredstev zaradi njihove okrepitve povečujejo obveznost do virov sredstev.
Prevrednotenje zaradi oslabitve se opravlja v skladu s SRS.
Neopredmetena dolgoročna sredstva
57. člen
Za neopredmetena dolgoročna sredstva veljajo enake določbe kot za opredmetena dolgoročna sredstva.
Dolgoročne finančne naložbe
58. člen
Dolgoročne finančne naložbe so dolgoročne kapitalske naložbe, dolgoročna dana posojila in depoziti.
Dolgoročne finančne naložbe se v začetku izkazujejo po nabavni vrednosti, ki ji ustrezajo naložena denarna ali druga sredstva, dolgoročne terjatve pa z zneski, ki izhajajo iz ustreznih knjigovodskih listin.
Obračunane realne obresti in drugi donosi dolgoročnih finančnih naložb in terjatev povečujejo vrednost teh dolgoročnih naložb in terjatev.
59. člen
Kapitalske naložbe v gospodarske javne službe ali druge pravne osebe, ki vodijo poslovne knjige po določbah Zakona o gospodarskih družbah in Zakona o gospodarskih javnih službah, se prevrednotijo ob koncu poslovnega leta tako kot določajo SRS.
Učinek prevrednotenja povečuje lastne vire sredstev.
60. člen
Računovodja mora najmanj enkrat letno, in sicer pred sestavitvijo letnega obračuna poslovanja, preveriti ustreznost izkazane velikosti posamezne dolgoročne finančne naložbe.
Dolgoročno finančno naložbo, ki zaradi spremenjenega statusa dolžnika (stečaj, likvidacija) preneha biti dolgoročna, je treba izkazati kot kratkoročno.
Terjatve
61. člen
Terjatve se izkazujejo ločeno po vrstah. Ločeno se izkazujejo predujmi za osnovna sredstva ter sredstva, ki so sestavni del gibljivih sredstev bilance stanja.
Pri terjatvah iz gibljivih sredstev je treba ločeno izkazovati dolgoročne (nad eno leto) in kratkoročne (do enega leta).
Terjatve se nadalje ločujejo in izkazujejo kot terjatve:
– terjatve do kupcev,
– dani predujmi in varščine,
– terjatve v zvezi s prihodki od financiranja,
– druge terjatve.
Ločeno se izkazujejo terjatve do pravnih in fizičnih oseb v državi ali tujini.
62. člen
Za pravočasno izterjavo terjatev, predlaganje njihovega prenosa na sporne terjatve, če se predvideva, da ne bodo poravnane v roku ali niso poravnane v roku, skrbi računovodja. Najmanj enkrat letno, in sicer pred sestavitvijo letnega obračuna, računovodja preveri ustreznost velikosti posamezne vrste terjatve (uskladitev).
63. člen
Odpis terjatev predlaga občinska uprava inventurni komisiji na vpogled in pregled. Inventurna komisija nato predlaga odpis terjatev, v potrditev občinskemu svetu občine in šele po potrditvi odpisa, na občinskem svetu, se opravi dejanski odpis terjatev.
Odpis terjatev odobri župan le do določene višine na podlagi Odloka o proračunu občine za posamezno proračunsko leto.
Kratkoročne finančne naložbe
64. člen
Občasne viške denarnih sredstev občina nalaga v kratkoročne depozite, v skladu s predpisi ministra pristojnega za finance.
Zneski obračunanih obresti za kratkoročne depozite povečujejo prihodke od vezanih depozitov razen obračunanih obresti proračunskega sklada, ki povečujejo proračunski sklad.
Denarna sredstva
65. člen
Kot denarna sredstva se izkazujejo denarna sredstva v blagajni ter dobroimetja na računih v bankah in drugih finančnih institucijah v skladu s predpisi, ki urejajo poslovanje z denarnimi sredstvi iz sredstev javnih financ.
Dolgoročne obveznosti
66. člen
Dolgoročne obveznosti se izkazujejo v skladu s SRS.
V računovodstvu mora biti zagotovljena dosledna evidenca vseh dolgoročnih obveznosti in izkazovanje ločeno za dolgoročno dobljena finančna posojila, dolgoročne dobljene kredite, dolgoročne obveznosti iz poslovanja.
Prevrednotenje dolgoročnih obveznosti, razen obveznosti, ki se nanašajo na sredstva v upravljanju, se obravnava kot obrestovanje in bremeni odhodke financiranja.
Kratkoročne obveznosti
67. člen
V skladu s SRS se med kratkoročne obveznosti vključujejo obveznosti, ki zapadejo v plačilo v letu dni ali prej, in tisti del dolgoročnih obveznosti, ki zapade v plačilo najkasneje v letu dni po datumu bilance stanja.
68. člen
Kratkoročne obveznosti se izkazujejo z dejanskimi zneski, ki izhajajo iz ustreznih knjigovodskih listin.
Kratkoročne časovne razmejitve
69. člen
Občina v skladu s predpisi in SRS po potrebi vzpostavlja kratkoročno časovno razmejevanje, in sicer:
– aktivne časovne razmejitve za potrebe razmejevanja odloženih stroškov oziroma odhodkov in prehodno nezaračunanih prihodkov,
– pasivne kratkoročne časovne razmejitve za razmejevanje vnaprej vračunanih stroškov oziroma odhodkov in kratkoročno odloženih prihodkov.
Zaloge
70. člen
Material se takoj ob nabavi prenese v uporabo in istočasno bremeni stroške po nabavni vrednosti, zato občina praviloma ne izkazuje zalog materiala.
Odhodki
71. člen
Odhodki občine se merijo in razčlenjujejo v skladu z Zakonom o računovodstvu, predpisi izdanimi na podlagi zakona in SRS.
Odhodki se priznavajo po računovodskem načelu denarnega toka. To pomeni, da se odhodek prizna:
– če je poslovni dogodek, ki ima za posledico izkazovanje odhodka, dejansko nastal in
– če je dejansko prišlo do izplačila denarja oziroma njegovega ekvivalenta.
Odhodki se razčlenjujejo na tekoče odhodke, odhodke tekočih transferov, investicijske odhodke in odhodke investicijskih transferov.
72. člen
Tekoči odhodki so odhodki za plačila, nastala zaradi stroškov dela, stroškov materiala in drugih izdatkov za blago in storitve.
73. člen
Tekoči transferi so odhodki, ki zajemajo plačila za katera plačniki v povračilo ne prejmejo materiala ali opravljene storitve. Uporaba teh sredstev mora biti pri prejemniku tekoče ali splošne narave in ne kapitalske.
74. člen
Investicijski odhodki so plačila, namenjena pridobitvi ali nakupu opredmetenih in neopredmetenih osnovnih sredstev, premoženja, opreme, napeljav, vozil, kot tudi plačila za novogradnje, adaptacije, investicijsko vzdrževanje in obnove zgradb ter izdelavo študij o izvedbi projektov, izdelavo projektne dokumentacije in investicijski inženiring.
75. člen
Odhodki investicijskih transferov so prenesena denarna nepovratna sredstva, namenjena plačilu investicijskih odhodkov prejemnikov sredstev, to je za nakup ali gradnjo njihovih osnovnih sredstev, nakup opreme in drugih opredmetenih in neopredmetenih sredstev, za investicijsko vzdrževanje, obnovo ipd.
Investicijski transferi so lahko tudi plačila za namene iz prvega odstavka tega člena, za katera se pri prejemniku sredstev vzpostavi obveznost iz naslova sredstev, prejetih v upravljanje.
76. člen
Odhodki so razčlenjeni tako, da omogočajo vpogled v strukturo stroškov po posameznih ekonomskih kategorijah (ekonomska klasifikacija).
V okviru skupin stroškov po ekonomskih kategorijah se posamezne vrste stroškov knjigovodsko evidentirajo na analitičnih kontih, določenih v skladu s potrebami občine na osnovi enotnega kontnega načrta.
77. člen
Vsak analitični konto stroškov ima v evidenci tudi pripadajočo šifro stroškovnega mesta. Stroškovna mesta predstavljajo organizacijske enote, po katerih se spremljajo stroški.
Stroški se razporejajo na stroškovna mesta neposredno ob knjiženju iz knjigovodskih listin, na katerih morajo biti poleg ostalih podatkov ti podatki navedeni.
Prihodki
78. člen
Prihodki občine se priznavajo po računovodskem načelu denarnega toka (plačana realizacija).
Prihodki se razčlenjujejo v skladu z določbami Zakona o računovodstvu, podzakonskimi akti na podlagi zakona ter SRS.
Prihodki se razčlenjujejo na davčne prihodke, nedavčne prihodke, kapitalske prihodke, prejete donacije in transferne prihodke.
IX. RAČUNOVODSKO PREDRAČUNAVANJE IN PRIPRAVA FINANČNIH NAČRTOV
79. člen
Občina v skladu z Zakonom o javnih financah ter predpisi, izdanimi na podlagi zakona ter navodili ministra za finance v računovodstvu, zagotavlja podatke, ki so potrebni za pripravo večletnih in letnih finančnih načrtov občine.
X. RAČUNOVODSKI IZKAZI IN LETNO POROČILO
80. člen
Letno poročilo obsega:
– bilanco stanja,
– izkaz prihodkov in odhodkov,
– račun finančnih terjatev in naložb,
– račun financiranja,
– pojasnila k izkazom ter
– poslovno poročilo.
Računovodski izkazi morajo prikazovati resnično in pošteno stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev, prihodkov, odhodkov ter presežek ali primanjkljaj.
Računovodski izkazi in letno poročilo se sestavljajo za potrebe občinske uprave, občinskega sveta, nadzornega odbora občine, po potrebi pa tudi za zunanje uporabnike.
81. člen
Neposredni uporabnik pripravi zaključni račun in poročilo o doseženih rezultatih za preteklo leto in ga predloži županu do 28. februarja tekočega leta in premoženjsko bilanco občine do 30. aprila tekočega leta za preteklo leto.
Župan predloži predlog zaključnega računa občinskega proračuna za preteklo leto občinskemu svetu v sprejem in ga predloži ministrstvu, pristojnemu za finance.
Vse računovodske izkaze in druge izkaze ter poročilo podpisuje župan. Računovodja mora predhodno podpisati izkaze. Ostale izkaze in poročila pa samo v primeru, ko je to potrebno.
82. člen
Letno poročilo pripravita župan in računovodja občine.
83. člen
Letno poročilo se sestavi za poslovno leto, ki je enako koledarskemu letu, kakor tudi ob statusnih spremembah, ob prenehanju in drugih primerih določenih z zakonom.
84. člen
Računovodski izkazi se pripravijo na zadnji dan obravnavanega obdobja v skladu s pravilnikom o vsebini, členitvi in obliki računovodskih izkazov ter pojasnilih k izkazom za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava, ki ga izda minister pristojen za finance.
V zaključnem računu proračuna so zajeti vsi prihodki, ki so vplačani v proračun do 31. decembra koledarskega leta in vsi odhodki, ki so bili izplačani do 31. decembra po načelu plačane realizacije.
85. člen
S Pravilnikom o poročanju občin o realiziranih prihodkih in drugih prejemkih ter odhodkih in drugih izdatkih občinskih proračunov (Uradni list RS, št. 56/07 in 6/08) je določeno, da občine mesečno posredujejo Ministrstvu za finance podatke o realiziranih prihodkih in drugih prejemkih ter odhodkih in drugih izdatkih splošnega dela proračuna ter o realiziranih odhodkih in drugih izdatkih posebnega dela proračuna s spletno aplikacijo za poročanje občin. Občine posredujejo podatke Ministrstvu za finance do 15. dne v mesecu za obdobje od 1. januarja tekočega leta do konca preteklega meseca tekočega leta. Za pripravo poročil je odgovoren računovodja.
XI. RAČUNOVODSKA KONTROLA IN NOTRANJE REVIDIRANJE
86. člen
Računovodska kontrola zajema splošne aktivnosti ugotavljanja pravilnosti in odpravljanje teh v vseh delih računovodskih postopkov. Kontrola knjigovodskih listin se opravlja tako kot je določena v tem pravilniku.
Odgovornost delavca v računovodstvu in drugih za opravljanje kontrole je opredeljena v tem pravilniku in v Aktu o notranji organizaciji in sistematizaciji delovnih mest v občinski upravi Občine Gornji Petrovci.
V poslovne knjige se ne smejo vnašati nobeni podatki iz knjigovodskih listin, dokler ni opravljena kontrola. Računovodski obračuni in posamezni računovodski predračuni se ne smejo sestavljati na podlagi podatkov iz poslovnih knjig, dokler podatki niso kontrolirani.
Računovodsko kontroliranje knjigovodskih listin in poslovnih knjig zagotavlja tudi morebitno neupoštevanje predpisov in internih aktov in računovodskih standardov, poneverbe ter jih tako preprečuje.
Računovodsko kontroliranje podatkov je preverjanje ali so poslovni dogodki nesporni, ali so jih odobrile pooblaščene osebe, ali so vsi poslovni dogodki tudi knjiženi, ali so knjiženi pravočasno, v pravilnih zneskih, na ustreznih kontih in ustreznih stroškovnih mestih.
87. člen
Računovodsko revidiranje kot preverjanje in ocenjevanje organiziranosti in delovanja računovodskega kontroliranja ter način sestavljanja računovodskih obračunov, ki predstavlja notranji nadzor javnih financ, se bo opravljal v skladu z Navodilom o oblikah in izvajanju notranjega finančnega nadzora v občinah.
Revidiranje bo občina zagotovila tako, da bo poverila notranje revidiranje zunanjemu izvajalcu.
XII. POOBLASTILA IN ODGOVORNOST V RAČUNOVODSTVU
88. člen
Za organizacijo in vodenje računovodstva je odgovoren računovodja. Računovodja je odgovoren, da se pravilno uporabljajo materialno finančni predpisi in SRS.
Odgovoren je za:
– organizacijo, koordinacijo in nadzor dela na področju računovodstva,
– pravilno in ažurno vodenje poslovnih knjig,
– usklajevanje analitičnih evidenc s knjigovodstvom glavne knjige,
– pravočasno sestavo letnega poročila,
– pravočasno posredovanje podatkov in poročila za župana in občinski svet ter nadzorni odbor,
– pravočasno zaključevanje poslovnih knjig,
– pravočasno dopolnjevanje pravilnika o računovodstvu in drugih aktov s področja računovodstva,
– pravočasno dopolnitev kontnega načrta v skladu s predpisi,
– strokovno izpopolnjevanje računovodskih delavcev,
– organizacijo pravilne hrambe poslovnih knjig in knjigovodskih listin
– in drugo v skladu s pogodbo o zaposlitvi in sklepom pristojnega organa.
89. člen
Za pravilno in ažurno vodenje poslovnih knjig v skladu s predpisi in tem pravilnikom so odgovorni tudi delavci v skladu s svojo pogodbo o zaposlitvi, ki vodijo posamezne knjigovodske evidence, če je knjigovodstvo nepravilno in neažurno vodeno, ker so bile knjigovodske listine prepozno poslane vodji knjigovodstva.
XIII. KONČNE DOLOČBE
90. člen
Ta pravilnik velja in se uporablja od dneva podpisa župana.
Št. 010-0001/2010-1
Gornji Petrovci, dne 15. oktobra 2010
Župan
Občine Gornji Petrovci
Franc Šlihthuber l.r.
