Naziv in sedež naročnika: Ministrstvo za kulturo, Maistrova 10, 1000 Ljubljana, Slovenija. 1. Predmet razpisa Predmet razpisa je opravljanje nalog informacijske pisarne programa Skupnosti »Evropa za državljane« v Sloveniji za obdobje od leta 2009 do konca leta 2013. »Evropa za državljane« je nov program Skupnosti, ki je 1. januarja 2007 nasledil program Skupnosti za spodbujanje aktivnega evropskega državljanstva (civilno sodelovanje). Za opravljanje nalog informacijske pisarne programa Skupnosti »Evropa za državljane« v Sloveniji za obdobje od leta 2009 do konca leta 2013, bo izbrani izvajalec z Ministrstvom za kulturo sklenil pogodbo o sofinanciranju do polovice potrebnih sredstev, ter pogodbo z Izvajalsko agencijo za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo (v nadaljevanju EACEA) za drugo polovico sredstev. 2. Razpisno področje Javni razpis je namenjen opravljanju nalog informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji, ki izhajajo iz Sklepa št. 1904/2006/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. decembra 2006. Cilji razpisa in naloge informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji so: – promoviranje in informiranje o programu preko različnih sredstev (spletne strani informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji, elektronske novice, tiskano informativno gradivo, javni predstavitveni seminarji); – tehnična in strokovna pomoč uporabnikom (pomoč pri izpolnjevanju razpisne dokumentacije oziroma usmerjanje na druge informacijske pisarne / programe Skupnosti); – pomoč pri iskanju partnerjev in posredovanje partnerskih ponudb; – organizacija predstavitvenih seminarjev in delavnic za potencialne prijavitelje: nepridobitne organizacije kot so občine, organizacije civilne družbe s področja kulture, izobraževanja in mladine, prostovoljnega dela ali športa, verske ali druge nevladne organizacije in podobno; – širjenje rezultatov in primerov dobrih praks; – promocija programa v okviru drugih dogodkov domačih in tujih organizacij; – sodelovanje z drugimi nacionalnimi agencijami, pristojnimi za podajanje informacij o programih Skupnosti; – posredovanje informacij o izvajanju programskega načrta informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji ter sodelovanje s predstavniki Ministrstva za kulturo, Evropske komisije in EACEA, ki skrbijo za izvajanje programa »Evropa za državljane 2007–2013«. Izbrani izvajalec mora začeti opravljati naloge informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji predvidoma maja 2009. Če se bodo naloge informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji, ki izhajajo iz Sklepa št. 1904/2006/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. decembra 2006, spremenile, se z dodatkom k pogodbi ustrezno spremenijo tudi naloge izvajalca informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji. 3. Pogoji za sodelovanje na razpisu Na razpis se lahko prijavijo prijavitelji (upravičene osebe), ki izpolnjujejo naslednje splošne pogoje: – da so nepridobitne pravne osebe registrirane v Republiki Sloveniji (kot društvo, zavod ali ustanova) za opravljanje dejavnosti na področju izobraževanja in/ali kulture (obvezno dokazilo: kopija izpiska iz sodnega registra, potrdilo upravne enote ali pristojnega ministrstva ter izpisek iz AJPES-a, iz katerih je razvidno, da je prijavitelj registriran za opravljanje dejavnosti. Izpisek mora odražati aktualno stanje in ne sme biti starejši od šestih mesecev! Vlogi mora biti priložen temeljni akt, ustanovitveni akt ali statut prijavitelja). Organizacije, katerih razvid vodi Ministrstvo za kulturo (društva v javnem interesu in ustanove na področju kulture), niso dolžne predložiti dokazila; – da so kot pogodbena stranka Ministrstva za kulturo v letih 2007 do 2009 izpolnjevali vse pogodbene obveznosti (dokazilo: podpisana izjava v Prijavnem obrazcu št. 1); – da prijavi priložijo zaključeno in jasno finančno zgradbo, katere odhodki v letu 2009 ne smejo presegati vsote 50.000 evrov (obvezno dokazilo: finančna zgradba v Prijavnem obrazcu št. 3). Prijavitelji morajo poleg splošnih pogojev izpolnjevati tudi posebne pogoje za opravljanje nalog informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji, skladno s Sklepom št. 1904/2006/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. decembra 2006: 3.1. Kadrovski pogoji za prijavitelje Prijavitelj mora v prijavi izkazovati naslednja znanja zaposlenih: – poznavanje evropskih ustanov in politike ter njihovega delovanja; – izkušnje na področju informiranja, koordinacije (organizacija seminarjev, konferenc itd.) in na področju stikov z javnostmi; – znanje vsaj dveh jezikov Skupnosti, vključno s francoskim ali angleškim; – delo z računalnikom. (obvezno dokazilo: opis in priloga k Prijavnemu obrazcu št. 1) Ravnanje osebja (zaposlenega pri prijavitelju oziroma delo po pogodbi) mora biti v interesu Skupnosti ter mora odražati neodvisnost pri opravljanju nalog. Prijavitelj ne sme biti v položaju navzkrižja osebnih interesov in interesov Skupnosti. Osebe, zaposlene pri prijavitelju, kot tudi osebe, ki bodo opravljale naloge informacijske pisarne na podlagi pogodbenega dela (podjemne, avtorske in druge pogodbe) ne morejo biti člani organizacije, ki prijavljajo projekte za pridobitev sredstev iz programa »Evropa za državljane« (dokazilo: podpisana izjava v Prijavnem obrazcu št. 1). 3.2 Prostorski pogoji za prijavitelje: prijavitelj mora imeti na voljo lokacijo, ki je opazna v javnosti s prostorom, namenjenim izvajanju aktivnosti informacijske pisarne (obvezno dokazilo: Prijavni obrazec št. 1). 3.3. Oprema, ki jo mora imeti prijavitelj na voljo: – računalniška oprema, ki ustreza tržno dostopni opremi in mora imeti priključek na internet; – programska oprema, združljiva z opremo Ministrstva za kulturo in Evropske komisije (paket `Microsoft Office`); – pisarniška oprema (telefon, odzivnik, fotokopirni stroj, elektronska pošta in drugo) (obvezno dokazilo: Prijavni obrazec št. 1). 4. Izpolnjevanje pogojev razpisa: izpolnjevanje razpisnih pogojev ugotavlja komisija za odpiranje vlog, ki jo izmed uslužbencev ministrstva imenuje ministrica za kulturo. Komisija za odpiranje vlog bo predlagala zavržbo vlog neupravičenih prijaviteljev ter nepopolnih in prepoznih vlog. Ministrstvo lahko v primeru kasnejše ugotovitve o neizpolnjevanju pogojev in po že izdani dokončni odločbi o izboru spremeni odločitev in z izvajalcem ne sklene pogodbe. Prav tako lahko v primeru kasnejše ugotovitve o neizpolnjevanju pogodbenih obveznosti (nerealizacija programa, dela programa ali projektov) razveže že sklenjeno pogodbo, v primeru že izplačanih sredstev pa zahteva povračilo sredstev. 5. Razpisni kriteriji za izbor izvajalca Ministrstvo za kulturo bo prispele ponudbe obravnavalo na podlagi spodaj navedenih kriterijev izbora: – program dela informacijske pisarne za leto 2009 (kakovost vsebine in metodologije izvedbe v skladu z nalogami, navedenimi v točki 2 tega razpisa) – do 18 točk; – finančni načrt za izvajanje aktivnosti in delovanja informacijske pisarne za leto 2009 (na podlagi Prijavnega obrazca št. 3) – do 18 točk; – domače in tuje reference prijavitelja za izvajanje del, ki so predmet razpisa (kot reference se štejejo dokazila o izvedbi seminarjev in delavnic, promocij, tiskovnih konferenc, izdajanju publikacij in tiskovin, aktivni udeležbi na različnih domačih in tujih dogodkih ipd.) – do 6 točk; – dolgoročna vizija delovanja informacijske pisarne do leta 2013 (npr. komplementarnost z redno dejavnostjo predlagatelja, sinergije s sorodnimi institucijami na evropskem in nacionalnem nivoju) – do 8 točk. Skupaj predlagatelj lahko doseže od 0 do 50 točk. 6. Uporaba kriterijev: najvišje možno število prejetih točk za prijavo je 50 točk. Prag za uvrstitev v izbor je doseženih najmanj 40 točk. Izbran bo tisti prijavitelj, ki bo v postopku izbire ocenjen najvišje. 7. Predvidena vrednost razpoložljivih sredstev Delovanje informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji bo sofinancirano s strani Ministrstva za kulturo in EACEA. Vsak od financerjev bo prispeval do 50% skupnih predvidenih finančnih sredstev za delovanje informacijske pisarne, pri čemer skupni znesek v letu 2009 ne sme preseči 50.000 evrov. Z izbranim izvajalcem bo Ministrstvo za kulturo sklenilo pogodbo o sofinanciranju do polovice potrebnih sredstev (do 50% skupnih finančnih sredstev). Za drugo polovico sredstev pa bo izbrani izvajalec sklenil pogodbo z EACEA (do 50% skupnih finančnih sredstev). Dokončna višina sredstev za izvajanje nalog informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji za obdobje 2010–2013 bo določena letno na podlagi Zakona o izvrševanju proračuna RS. Opredeljena bo v dodatku k pogodbi o financiranju, sklenjenem na osnovi poziva Ministrstva za kulturo izvajalcu do 15. novembra tekočega leta za vsako naslednje leto posebej, v katerem bo izvajalec natančno opredelil obseg in dinamiko predvidene realizacije programa dela informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji za posamezno leto. 8. Obdobje za porabo dodeljenih sredstev: dodeljena proračunska sredstva morajo biti porabljena do 30. oktobra tekočega leta oziroma v rokih, kot jih bo določal Zakon o izvrševanju proračuna RS. 9. Razpisni rok: razpis se začne 27. marca 2009 in zaključi 15. aprila 2009. 10. Razpisna dokumentacija 10.1 Razpisna dokumentacija obsega: – besedilo javnega razpisa; – prijavne obrazce; – št. 1: Podatki o prijavitelju za opravljanje storitev informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji; – št. 2: Vsebinski načrt za opravljanje storitev informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji; – št. 3: Finančna zgradba opravljanja storitev informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji za leto 2009; z obveznimi prilogami (organigram, reference, življenjepis zaposlenih); – vzorec pogodbe. Razpisno dokumentacijo si zainteresirani prijavitelji lahko natisnejo s spletne strani http://www.kultura.gov.si, kjer lahko najdejo tudi vse druge podatke, povezane z izvedbo javnega razpisa JPR18-IP-2009. Razpisno dokumentacijo lahko prijavitelji v razpisnem roku tudi brezplačno dvignejo v vložišču Ministrstva za kulturo med uradnimi urami, in sicer vsak ponedeljek in petek od 9. do 12. ure ter v sredo od 9. do 12. ure in od 14. do 16. ure. 10.2 Vloga prijavitelja mora vsebovati – Izpolnjene in žigosane prijavne obrazce: – št. 1: Podatki o prijavitelju za opravljanje nalog informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji; – št. 2: Vsebinski načrt za opravljanje nalog informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji; – št. 3: Finančna zgradba opravljanja nalog informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji za leto 2009; z obveznimi prilogami (organigram, reference, življenjepis zaposlenih). Zahtevana obvezna dokazila: – kopija izpiska iz sodnega registra, potrdilo upravne enote ali pristojnega ministrstva ter izpisek iz AJPES-a, iz katerih je razvidno, da je prijavitelj registriran za opravljanje dejavnosti. Izpisek mora odražati aktualno stanje in ne sme biti starejši od šestih mesecev! Vlogi mora biti priložen temeljni akt, ustanovitveni akt ali statut prijavitelja; – podpisana izjava v Prijavnem obrazcu št. 1 o rednem izpolnjevanju pogodbenih obveznosti do Ministrstva za kulturo. 11. Oddaja vlog 11.1. Vloga mora biti izpolnjena na predpisanih razpisnih obrazcih in vsebovati vse obvezne priloge in podatke, določene v razpisni dokumentaciji. Vloga mora biti predložena na naslov: Ministrstvo za kulturo, Maistrova 10, 1000 Ljubljana do 15. aprila 2009 oziroma najkasneje ta dan oddana na pošti kot priporočena pošiljka v zapečatenem ovitku z izpisom na prednji strani: »Ne odpiraj! – Prijava na ciljni razpis, z oznako JPR18-IP-2009.«. Na hrbtni strani ovitka mora biti navedba vlagatelja: naziv in naslov (sedež). 11.2. Za pravočasno se šteje vloga, ki je bila na poštnem naslovu oddana do vključno 15. aprila 2009 oziroma do tega dne predložena na vložišču Ministrstva za kulturo. Vloge, prispele oziroma oddane po tem datumu, se štejejo za prepozne. Za nepopolno vlogo se šteje tista vloga, ki ne vsebuje vseh obveznih sestavin, ki jih zahteva razpisna dokumentacija. Upravičeni prijavitelj je tista pravna oseba, katere vloga izpolnjuje pogoje, določene v besedilu razpisa. Izpolnjevanje pogojev se ugotavlja na podlagi obveznih dokazil in vloge. Oddaja vloge pomeni, da se je prijavitelj seznanil z vsebino javnega razpisa in da se z njo strinja. Ministrstvo bo po odpiranju vlog iz nadaljnjega postopka izločilo vse vloge, ki: – jih niso vložile upravičene osebe, – so prepozne ali – nepopolne. 12. Uslužbenci, pristojni za dajanje informacij: mag. Barbara Vodopivec (e-mail: Barbara.Vodopivec@gov.si, tel. 01/369-58-80), Tanja Grželj (e-mail: Tanja.Grzelj@gov.si, tel. 01/369-58-79). 13. Obveščanje o izboru: Ministrstvo za kulturo bo prijavitelje o izidu razpisa obvestilo najkasneje v enem mesecu po zaključku odpiranja vlog, ki bo predvidoma 20. aprila 2009. Ministrstvo za kulturo bo izbralo izvajalca za opravljanje nalog informacijske pisarne »Evropa za državljane« v Sloveniji po postopku, kot ga določata Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo in Pravilnik o izvedbi javnega poziva in javnega razpisa.