Na podlagi 89. člena zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 79/99, 124/00, 79/01 in 30/02) izdaja minister za finance

S tem pravilnikom se določa način finančnega poslovanja in način porabe proračunskih sredstev za upravne enote ter uprave, urade in inšpektorate, ki so upravni organi v sestavi ministrstev in imajo svoje enote na lokalnih ravneh.

Na Ministrstvu za finance se o finančnem poslovanju upravnih enot vodijo ločene evidence po posameznih upravnih enotah, kot neposrednih proračunskih uporabnikih.

Upravne enote imajo odprt podračun z oznako 639, kot podračun enotnega zakladniškega računa države (v nadaljevanju: EZR), pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljevanju: UJP), na katerega se nakazujejo sredstva za delovanje upravne enote.
Na podračun iz prejšnjega odstavka se nakazujejo tudi denarna sredstva, ki jih stranka v upravnem postopku na podlagi sklepa organa, ki vodi postopek, izdanega v skladu s tretjim odstavkom 115. člena zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/99 in 70/00; v nadaljevanju: ZUP), založi za plačilo stroškov upravnega postopka.
Za organizacijske enote uprav, uradov in inšpektoratov, ki so upravni organi in organizacije v sestavi ministrstev in imajo svoje enote na lokalni ravni, so odprti podračuni EZR z oznako 695, pri UJP. Na te račune se nakazujejo denarna sredstva, ki jih stranka v upravnem postopku, na podlagi sklepa organa, ki vodi postopek, izdanega v skladu s tretjim odstavkom 115. člena ZUP, založi za plačilo stroškov upravnega postopka.
Denarna sredstva se na račune iz drugega in tretjega odstavka tega člena vplačujejo s sklicem na številko odobritve po modelu 18 PUk – 22003Xk – XXXXXXLL, pri čemer pomeni:
PU – šifra proračunskega uporabnika, k – kontrolna številka, 22003X – podkonto iz enotnega kontnega načrta, po več različnih podkontih glede na namen, za denacionalizacijo in drugo, k – kontrolna številka, XXXXXX – številka odločbe, LL – oznaka leta.

Za plačevanje s podračuna z oznako 639 upravne enote je kot odredbodajalec določen načelnik upravne enote ali od njega pooblaščena oseba.
Za plačevanje s podračunov organizacijske enote na lokalni ravni je kot odredbodajalec določen predstojnik organizacijske enote na lokalni ravni ali od njega pooblaščena oseba.

Odgovorna oseba v upravni enoti je načelnik upravne enote, ki je v skladu z zakonom o računovodstvu in izvedbenimi predpisi odgovoren za vodenje vseh evidenc in poročil za potrebe Sektorja za javno računovodstvo pri Ministrstvu za finance.

Za zagotovitev racionalnosti poslovanja vodijo delavci, zaposleni v upravnih enotah, evidence in obračune v zvezi s finančnim poslovanjem upravnih enot in organizacijskih enot na lokalni ravni.

Evidence in obračuni upravnih enot so izkazani v ločenih poslovnih knjigah po posameznih upravnih enotah kot neposrednih proračunskih uporabnikih.
Posamezne evidence in obračuni organizacijskih enot na lokalni ravni se izkazujejo v poslovnih knjigah pristojnih ministrstev.

Sredstva s podračunov upravnih enot in organizacijskih enot na lokalni ravni se uporabljajo, po predloženih računih in skladno z razdelilnikom, ki ga je pripravilo Ministrstvo za notranje zadeve za upravne enote in pristojni organ v sestavi ministrstva za organizacijske enote na lokalni ravni, za pokrivanje naslednjih odhodkov:
– električne energije,
– ogrevanja,
– PTT storitev, transportnih storitev,
– komunalnih storitev,
– stroškov plačilnega prometa,
– pisarniškega materiala,
– potrošnega materiala (čistila in podobno),
– stroškov varovanja in čiščenja prostorov,
– kotizacij za sprotno izobraževanje zaposlenih,
– nabave strokovnih časopisov in strokovne literature,
– dnevnic, nočnin in potnih stroškov za službena potovanja,
– stroškov varstva in zdravja pri delu,
– neproizvodnih storitev (tudi obratovalnih stroškov najemodajalcem),
– popravilo inventarja in sprotnega vzdrževanja poslovnih prostorov,
– reprezentance,
– goriva za prevozna sredstva,
– registracije, zavarovanja in vzdrževanja vozil,
– manjše investicije v vrednostnem okviru določb zakona o izvrševanju proračuna.

Ne glede na določbe prejšnjega člena se denarna sredstva na podračunu z oznako 639 upravne enote in na podračunih, ki so opredeljeni v tretjem odstavku 3. člena tega pravilnika, ki jih stranka v upravnem postopku na podlagi sklepa organa, ki vodi postopek, založi za plačilo stroškov upravnega postopka, uporabijo za pokrivanje stroškov tega upravnega postopka.
Če nakazana sredstva iz prvega odstavka tega člena presegajo dejanske stroške za posamezni upravni postopek, so upravne enote dolžne preveč nakazana denarna sredstva vrniti vplačniku.

Sredstva za kritje stroškov tiskanja in distribucije vrednostnic so planirana v proračunu Republike Slovenije na postavki – konto Ministrstva za finance, ki je namenjena za pokrivanje stroškov tiskanja in distribucije tobačne znamke in vrednostnic, izplačujejo pa se iz računa za izvrševanje proračuna RS. Ministrstvo za finance sklene ustrezne pogodbe s proizvajalcem in distributerji vrednostnic.
Upravne enote nabavljajo vrednostnice pri pooblaščenem distributerju – UJP brezplačno na osnovi naročilnic, ki jih izda načelnik upravne enote oziroma od njega pooblaščena oseba.

Sredstva za kritje stroškov nakupa obrazcev, tiskovin in registrskih tablic so planirana v proračunu Republike Slovenije za delovanje upravnih enot, v okviru finančnih načrtov upravnih enot kot strošek za blago in storitve, na samostojni proračunski postavki – kontu.
Ministrstvo za notranje zadeve sklene s posameznim izvajalcem krovno pogodbo za nabavo materiala, ki je potreben za izvajanje upravnih nalog v upravnih enotah. Posamezna upravna enota na podlagi krovne pogodbe sklene individualno pogodbo, v kateri določi način naročanja in plačevanja obrazcev, tiskovin in registrskih tablic. Plačila se izvedejo neposredno iz računa za izvrševanje proračuna RS, knjigovodsko pa evidentirajo po upravnih enotah kot neposrednih proračunskih uporabnikih.

Plače in drugi izdatki zaposlenim v upravnih enotah, prispevki delodajalcev za socialno varnost, avtorski honorarji, pogodbe o delu, izdatki za strokovno izobraževanje zaposlenih in podobno, se izplačujejo neposredno s podračuna za izvrševanje proračuna RS, ločeno po posameznih upravnih enotah kot neposrednih proračunskih uporabnikih.
V okviru pristojnega ministrstva se neposredno iz računa za izvrševanje proračuna RS izplačujejo plače in drugi izdatki zaposlenim v organizacijskih enotah na lokalni ravni, prispevki delodajalcev za socialno varnost, avtorski honorarji, pogodbe o delu, izdatki za strokovno izobraževanje zaposlenih in podobno.
Navedeni odhodki se izplačujejo delavcem upravnih enot na osnovi dokumentacije, za katero so odgovorni načelniki upravnih enot oziroma od njih pooblaščene osebe in delavcem organizacijskih enot na lokalni ravni, na osnovi dokumentacije, za katero je odgovoren predstojnik organizacijske enote ali od njega pooblaščena oseba.

V računovodstvih upravnih enot se evidentirajo stroški in predpisane dajatve v zvezi z upravnimi postopki, ki so nastali v upravni enoti ali organizacijski enoti na lokalni ravni. Upravna enota ali organizacijska enota na lokalni ravni o tem izstavi stranki sklep ali odločbo. Za lastno dejavnost upravne enote se izstavi poseben račun za opravljeno storitev. V računu morajo biti zajeti vsi stroški za blago in storitve po ceniku, ki je usklajen z Ministrstvom za notranje zadeve.
Naročnik lahko plača stroške in predpisane dajatve v zvezi z upravnimi postopki ter poseben račun za opravljeno storitev upravni enoti ali organizacijski enoti negotovinsko, na podračun z oznako 845 upravne enote, ali v gotovini.
Upravna enota ima lahko eno ali več vplačilnih blagajn, v katerih je menjalnina v višini, ki zadostuje za potrebe upravne enote in jo določi načelnik oziroma predstojnik.
Če so stroški in predpisane dajatve v zvezi z upravnimi postopki plačani na podračun z oznako 845, se sredstva s podračuna z oznako 845 tekoče preodkažejo na ustrezne podračune EZR, s točno določenim namenom vplačila, skladno s predpisom, ki ureja podračune ter način plačevanja obveznih dajatev in drugih javnofinančnih prihodkov.
Sredstva plačana po posebnem računu za opravljeno storitev iz lastne dejavnosti upravne enote se nakažejo na podračun upravne enote z oznako 639, sredstva po posebnem računu za opravljeno storitev iz lastne dejavnosti organizacijske enote na lokalni ravni se nakažejo na podračun za izvrševanje proračuna RS.
Ne glede na četrti odstavek tega člena se v primeru, da je vplačan prejemek iz naslova zaračunljivih tiskovin na podračun z oznako 845, sredstva z le-tega tekoče preodkažejo v dobro podračuna za izvrševanje proračuna RS, v plačilne naloge pa se vpišejo podatki, kot so določeni v 5. členu navodila o načinu vpisovanja podatkov, potrebnih za spremljanje izvrševanja proračuna v plačilne naloge.
Če so stroški in predpisane dajatve v zvezi z upravnimi postopki plačani v gotovini, mora upravna enota najprej gotovino nakazati na podračun z oznako 845 in nato s tega podračuna na podračune EZR, kot je to določeno v četrtem odstavku tega člena.
Upravna enota mora na vsa plačilna navodila za preodkazovanje sredstev, določena v tem členu, vpisati natančen namen in podatke v polje sklicevanja na številko obremenitve in odobritve, kot to določajo predpisi, ki urejajo podračune in način plačevanja obveznih dajatev in drugih javnofinančnih prihodkov oziroma način vpisovanja podatkov, potrebnih za spremljanje izvrševanja proračuna v plačilne naloge.

Za spremljanje prihodkov iz naslova lastne dejavnosti se za organizacijsko enoto na lokalni ravni vodi posebna evidenca v okviru enotnega knjigovodstva uporabnika. Pri opredelitvi prihodka iz naslova lastne dejavnosti, je potrebno dosledno upoštevati pravilnik o postopkih za izvrševanje proračuna RS, ki ureja izkazovanje prihodkov in odhodkov iz naslova lastne dejavnosti proračunskih uporabnikov.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati navodilo o finančnem poslovanju upravnih enot ter uprav, uradov in inšpektoratov, ki so upravni organi v sestavi ministrstev in imajo svoje enote na lokalnih ravneh (Uradni list RS, št. 48/02).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.