Na podlagi drugega odstavka 16. člena zakona o preprečevanju pranja denarja (Uradni list RS, št. 36/94 in 63/95) in prvega odstavka 21. člena zakona o Vladi Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 4/93 in 23/96) izdaja Vlada Republike Slovenije

S to uredbo se določa metodologija za notranjo kontrolo v organizacijah iz 2. člena zakona o preprečevanju pranja denarja (v nadaljnjem besedilu: zakon), in sicer:
– način izvajanja notranje kontrole v organizacijah iz 2. člena zakona;
– položaj pooblaščenca v organizaciji in njegova pooblastila;
– način hranjenja in varovanja podatkov o transakcijah in način vodenja evidenc o transakcijah.

Metodologija določa minimalne standarde za notranjo kontrolo, ki se nanašajo na njeno organiziranje in izvajanje. Dodatne standarde določi organizacija sama v svojih splošnih aktih.
Notranja kontrola izvajanja nalog po zakonu je sestavni del kontrole poslovanja organizacije.

Notranja kontrola zajema naslednje dolžnosti, ki jih ima organizacija po zakonu:
– dolžnost identifikacije oseb, ki opravljajo transakcije nad 2,200.000 SIT (z gotovino, vrednostnimi papirji, plemenitimi kovinami in dragulji), povezane transakcije nad 2,200.000 SIT, sumljive transakcije ter posle življenjskega zavarovanja, pri katerih posamezna premija presega vrednost 145.000 SIT (4. člen zakona);
– dolžnost hranjenja podatkov o transakcijah in spremljajoče dokumentacije najmanj 5 let po opravljeni transakciji ter dolžnost vodenja evidenc o transakcijah iz 4. člena zakona (7. in 25. člen);
– dolžnost sporočanja podatkov o gotovinskih transakcijah nad 3,600.000 SIT, podatkov o povezanih gotovinskih transakcijah nad 3,600.000 SIT in podatkov o sumljivih transakcijah (10. člen);
– dolžnost začasne ustavitve transakcije za največ 48 ur po odredbi Urada Republike Slovenije za preprečevanje pranja denarja (v nadaljnjem besedilu: urad), če je podan utemeljen sum, da gre za pranje denarja (13. člen);
– dolžnost posredovanja dodatnih podatkov, informacij in dokumentacije o transakcijah, o bančnih vlogah in o premoženjskem stanju določenih oseb ter podatkov o opravljanju nalog po zakonu na zahtevo urada (14. člen);
– dolžnost sporočanja podatkov o prekrških po zakonu in o kaznivih dejanjih pranja denarja ter podatkov o storilcih prekrškov in kaznivih dejanj (velja za Banko Slovenije) (15.b člen);
– dolžnost imenovanja pooblaščenca, ki uradu sporoča podatke iz 10., 12. in 14. člena zakona (19. člen);
– dolžnost varovanja uradne tajnosti v zvezi s sporočanjem podatkov in dokumentacije iz tretjega odstavka 10. člena in 14. člena zakona (20. člen).

Organizacija zagotovi redno kontrolo izvajanja določil zakona. Namen kontrole je zaznavanje in preprečevanje napak pri izvajanju zakona in izboljšanje notranjega sistema odkrivanja sumljivih transakcij.

Za vzpostavitev in organiziranje notranje kontrole je odgovorna organizacija.
V splošnem aktu organizacije se določi in razmeji odgovornost med poslovodstvom organizacije in pooblaščenci na vseh organizacijskih nivojih in v teritorialnih enotah organizacije, kjer so le-ti določeni, ter odgovornost med poslovodstvom in drugimi službami organizacije glede izvajanja notranje kontrole.

Ugotovitve notranje kontrole in ukrepi, sprejeti v zvezi s temi ugotovitvami, se najmanj enkrat letno sestavijo v pisni obliki.

Postopke, roke in način izvajanja notranje kontrole določi organizacija z internim aktom ob upoštevanju določil zakona in te uredbe.

V splošnih aktih organizacija opredeli tudi naloge delavcev pri odkrivanju sumljivih transakcij, postopke ravnanja v primeru odkritja sumljive transakcije, način strokovnega usposabljanja delavcev ter obveščanje vodstva organizacije v zvezi s preprečevanjem in odkrivanjem pranja denarja.

Organizacija sestavi seznam indikatorjev za prepoznavanje sumljivih transakcij, ki je sestavni del njenega splošnega akta.
Seznam indikatorjev sumljivih transakcij organizacija tekoče prilagaja novim pojavnim oblikam pranja denarja.

Pri izdelavi seznama iz prejšnjega člena lahko sodeluje urad in drugi državni organi ter organizacije.
Pri izdelavi seznama v organizacijah, ki so povezane v združenja, lahko sodelujejo tudi ta združenja s svojimi strokovnimi službami.
Pri bankah, hranilnicah in menjalnicah lahko sodeluje pri izdelavi seznama tudi Banka Slovenije.

V splošnem aktu organizacije se lahko posebej določi disciplinska odgovornost za kršitve tistih določb splošnega akta, ki se nanašajo na preprečevanje in odkrivanje pranja denarja.

Pooblaščenec je delavec, ki je v organizaciji zadolžen za izvajanje zakona.
Organizacija, ki je razdeljena v več organizacijskih enot, ima lahko enega ali več pooblaščencev.
Pooblaščenec ima namestnika, ki nadomešča pooblaščenca v času njegove odsotnosti.
Položaj pooblaščenca in njegovega namestnika ter njuna pooblastila in odgovornost v zvezi z opravljanjem nalog v organizaciji so določena z zakonom, s to uredbo in s splošnim aktom organizacije.

Delo pooblaščenca lahko opravlja oseba:
– ki ni bila kaznovana zaradi premoženjskih kaznivih dejanj;
– ki pozna poslovanje organizacije na področjih, kjer bi lahko prišlo do pranja denarja;
– ki je strokovno usposobljena za izvajanje svojih nalog.

Pooblaščenec sodeluje pri pripravi in spremembah operativnih postopkov ter pri pripravi določb splošnega akta v organizaciji, ki se nanašajo na odkrivanje in preprečevanje pranja denarja.
Pooblaščenec sodeluje pri izdelavi smernic za opravljanje kontrole v zvezi s preprečevanjem pranja denarja.

Pooblaščenec se je dolžan tekoče seznanjati z najnovejšimi dosežki na področju tehnologije in revidiranja poslovanja, če je to vezano na preprečevanje in odkrivanje pranja denarja.

Dolžnosti organizacije do pooblaščenca:
– organizacija pooblaščencu na njegovo zahtevo omogoči dostop do vseh dokumentov in informacij, ki so potrebne za opravljanje njegovega dela;
– organizacija zagotovi, da pooblaščenca v času njegove odsotnosti nadomešča njegov namestnik;
– organizacija, ki je razdeljena v več organizacijskih enot, zagotovi pooblaščencem v lokalni in centralni enoti tehnične in druge pogoje za redno komuniciranje in izmenjavo podatkov;
– organizacija pooblaščencu zagotovi strokovno usposabljanje v zvezi z odkrivanjem in preprečavanjem pranja denarja.

Druge službe v organizaciji pooblaščencu nudijo pomoč pri opravljanju njegovih nalog.

Organizacija hrani podatke o transakcijah iz 26. člena zakona po kronološkem redu in na način, ki omogoča njihovo učinkovito kontrolo.

Podatke o sumljivih transakcijah vodi organizacija v ločenih evidencah.

Način hranjenja podatkov, ki vključuje tudi prostor za hranjenje, določi organizacija v svojem internem aktu.

Podatki se hranijo na način, ki omogoča pregled v vseh petih letih, ko je organizacija dolžna hraniti podatke.

Organizacija, ki uradu sporoča podatke po elektronski pošti, hrani datoteke o aktivnostih v zvezi s prenosom pet let po opravljenem prenosu podatkov.

Organizacija v svojem splošnem aktu določi stopnjo zaupnosti podatkov, ki jih po zakonu pridobiva, hrani in sporoča uradu, razen če zakon določa drugače. Dostop do teh podatkov je omejen.

Organizacija je dolžna zagotoviti tekoče in redno strokovno usposabljanje svojih delavcev, tako da jih seznanja z načini prepoznavanja sumljivih transakcij ter obveznostmi organizacije in njenih delavcev po zakonu.

Evidence o organiziranih oblikah in o udeležbi na strokovnem usposabljanju so dostopne pooblaščencu; evidence vsebujejo tudi potrdila o udeležbi na izobraževanju.

Pooblaščenec sodeluje pri izdelavi programa za redno strokovno usposabljanje v organizaciji.

Organizacija uskladi svoje splošne akte s to uredbo v 90 dneh po začetku njene veljavnosti.
Seznam indikatorjev sumljivih transakcij iz 9. člena tega akta pripravi organizacija v enem letu po začetku veljavnosti te uredbe.

Ta uredba začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.