Na podlagi drugega odstavka 74. člena zakona o državni upravi (Uradni list RS, št. 52/02) ter 132. do 150. člena zakona o pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 12/03 – prečiščeno besedilo) in 117. do 128. člena zakona o kazenskem postopku (Uradni list RS, št. 63/94, 70/94 – popr., 49/98, 66/98 – popr., 72/98, 6/99, 66/00, 111/01, 56/03 izdaja minister za pravosodje

Ta pravilnik določa obliko, vsebino in način izpolnjevanja ovojnic za vročanje po pošti v skladu z zakonom o pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 12/03 – prečiščeno besedilo) in v skladu z zakonom o kazenskem postopku (Uradni list RS, št. 63/94, 70/94 – popr., 49/98, 66/98 – popr., 72/98, 6/99, 66/00, 111/01, 56/03).

Ovojnica je izdelana kot večslojna tiskovina. Na levi polovici zgornjega sloja je pritrjen dodatni sloj (v nadaljnjem besedilu: vročilnica). V smeri izpisa ima zgornji sloj ovojnice podaljšek, ki je namenjen obvestilom oziroma sporočilom o prispelem pismu po zakonu o pravdnem postopku oziroma po zakonu o kazenskem postopku (v nadaljnjem besedilu: obvestila).
Ovojnica je pravokotne oblike.
Ovojnica za laserski tiskalnik je širine 210 mm in dolžine 148 mm. Zgornji sloj ovojnice je podaljšan v smeri izpisa za 149 mm, tako da je ovojnica skupaj s podaljškom dolga 297 mm.
Format ovojnice za matrični tiskalnik je isti kot za ovojnico za laserski tiskalnik, temu so dodana vodila v širini 20 mm na vsaki strani. Format ovojnice s podaljškom je poravnan s spodnjim robom. Skupna dolžina ovojnice s podaljškom za iglični tiskalnik je 12" (dvanajst ameriških inčev) – v skladu z računalniškimi standardi za tiskalnike.
Ovojnica je zlepljena po zgornjem, spodnjem in desnem robu, na levem robu pa ima pritrjen silikonski trak z lepilom za zapiranje ovojnice po vlaganju listin.
Ovojnica je z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki ohranja zaupnost vsebine.
Ovojnica ima v spodnjem levem robu izpisano oznako VR-MP-2.
Ovojnica mora biti pripravljena tako, da jo vodila tiskalnika skozi mehanizem vlečejo enakomerno, da skozi tiskalnik teče gladko in da se papir ob tiskanju ne guba.
Izdelovalec ovojnic mora predhodno pridobiti mnenje Ministrstva za pravosodje o vsebinski ustreznosti ovojnice in Centra za informatiko pri Vrhovnem sodišču Republike Slovenije o tehnični ustreznosti ovojnice.

Vročilnica ima obliko pokončnega pravokotnika, ki je 134 mm od levega roba ovojnice navpično in 104 mm od spodnjega roba ovojnice vodoravno nakazan s perforirnimi nizi.
Na vročilnici je zgoraj napis »VROČILNICA«, pod njim pa z vogalnimi črtami označen pravokotnik, velikosti 60 x 18 mm, kamor se izpiše črtna koda s številko sprejemne pošte in številko priporočene pošiljke. Pod tem pravokotnikom je napis »ŠTEVILKA:«, pod njim je napis »VSEBINA:« in pod njim navpičen napis »PREJEMNIK VROČILNICE:«. Ob napisu je z vogalnimi črtami označen pravokotnik, velikosti 80 x 27 mm, kamor se vpiše, kdo je prejemnik vročilnice. Pod njim je črtna razpredelnica, velikosti 80 x 17 mm, za vpis datuma in podpisa ob neuspeli vročitvi. Pod črtno razpredelnico je navpičen napis »NASLOVNIK PISMA:« in ob njem z vogalnimi črtami označen pravokotnik, velikosti 80 x 27 mm, kamor se vpiše, kdo je naslovnik pisma.
Črtna razpredelnica iz prejšnjega odstavka je razdeljena na tri stolpce. V levem stolpcu, širine 18 mm, je napis »Naslovnik obveščen o prispelem pismu«. Druga dva stolpca sta enako široka in enakomerno razdeljena na tri vrstice. V srednji zgornji vrstici je napis »datum«, prazni vrstici pod njim pa sta namenjeni vpisu datuma, ko je vročevalec naslovniku pisma pustil 1. oziroma 2. obvestilo. V desni zgornji vrstici je napis »podpis«, spodnji prazni dve desni vrstici pa sta namenjeni podpisu vročevalca, ki je pustil obvestili.
Na hrbtni strani vročilnice je besedilo: »Potrjujem, da sem dne«, temu besedilu sledi prostor za datum vročitve, ki mora biti dovolj velik, da prejemnik pisma z besedo napiše datum prejema pisma. Za njim je besedilo »prejel navedeno pismo.«. Za tem je prostor za podpis prejemnika in za pripombe vročevalca.

Na desni polovici sprednje strani ovojnice je levo zgoraj napis »ŠTEVILKA:«, pod njim napis »VSEBINA:« in pod njim navpičen napis »POŠILJATELJ:«. Ob njem je z vogalnimi črtami označen pravokotnik, velikosti 80 x 27, kamor se vpiše, kdo je pošiljatelj. Pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik, velikosti 60 x 18 mm, kamor se izpiše črtna koda s številko sprejemne pošte in številko priporočene pošiljke. Desno od tega pravokotnika je v pravokotniku velikosti 28 x 13 mm oznaka »AR«, pod njim pa napis »OSEBNO!« in poleg njega na ovojnici za vročanje v pravdnem postopku napis »ZPP«, na ovojnici za vročanje v kazenskem postopku pa napis »ZKP«. Pod temi običajnimi poštnimi oznakami je navpičen napis »NASLOVNIK:« in ob njem z vogalnimi črtami označen pravokotnik, velikosti 80 x 27 mm, namenjen vpisu podatkov o naslovniku pisma.

Podaljšek, ki je namenjen obvestilom o prispelem pismu, je (križno) razdeljen na štiri enako velike dele.
Zgornja dva dela podaljška sta namenjena prepisu obvestil po 142. in 141. členu zakona o pravdnem postopku oziroma po 118. in 119. členu zakona o kazenskem postopku. Med seboj sta ločena z navpično neprekinjeno črto, z ovojnico pa sta trajno spojena in se ob neuspeli vročitvi vračata skupaj z ovojnico pošiljatelju.
Spodnja dva dela sta namenjena izvirniku obvestil, ki ju vročevalec pusti za naslovnika pisma v skladu s 142. ali 141. členom zakona o pravdnem postopku oziroma v skladu s 118. ali 119. členom zakona o kazenskem postopku, in sta od prepisov obvestil ločena z vodoravnim perforirnim nizom. Med seboj sta izvirnika obvestil ločena z navpičnim perforirnim nizom po sredini.

Na desnem prepisu obvestila in pod njim na desnem izvirniku obvestila je na sprednji strani za besedilom »... OBVESTILO O PRISPELEM PISMU«, kateremu sledi prostor za osebno ime in naslov naslovnika, natisnjeno naslednje besedilo:
»1) Za vas je prispelo priporočeno pismo opr. št.. z vročilnico št.... iz........., ki ga morate osebno prevzeti.
2) Prosimo vas, da počakate na navedenem naslovu dne............... med ......... in ...... uro, ko vam bo vročevalec ponovno prinesel pismo.
Pismo pa lahko prevzamete tudi danes, dne ........... na pošti ....................., od ......... do ......... ure.
V ......................., dne ................
Podpis vročevalca: .................................«.
Na zadnji strani desnega prepisa obvestila in desnega izvirnika obvestila (torej na levi polovici zadnje strani podaljška ovojnice, ki je namenjen obvestilom) je natisnjeno naslednje besedilo:
»Pravni pouk
Če vas v navedenem času vročevalec ne bo našel na navedenem naslovu, bo pismo izročil enemu izmed odraslih članov gospodinjstva, ki ga je dolžan sprejeti, ali hišniku ali sosedu, če bosta v to privolila, oziroma če gre za vročanje na delovnem mestu sodelavcu, če ga bo hotel sprejeti (140. člen zakona o pravdnem postopku, Uradni list RS, št. 12/03 – prečiščeno besedilo).
Če vročitev pisma tudi tako ne bo mogoča, bo vročevalec na vratih oziroma v hišnem ali izpostavljenem predalčniku pustil drugo obvestilo, kje je pismo, ki ga boste lahko prevzeli v 15 dneh po dnevu, ko bo vročevalec pustil drugo obvestilo, sicer se bo štelo, da je bila vročitev opravljena na dan, ko bo vročevalec pustil drugo obvestilo (141. člena zakona o pravdnem postopku, Uradni list RS, št. 12/03 – prečiščeno besedilo).
Obvestilo je (ustrezno označiti):
– prevzel odrasli član gospodinjstva/hišnik/sosed/sodelavec
Podpis prevzemnika obvestila: ...............................
V ............................, dne ....................
– bilo puščeno v hišnem predalčniku/izpostavljenem predalčniku/na vratih
Podpis vročevalca: .....................
V ............................., dne ...................«.

Na desnem prepisu obvestila in pod njim na desnem izvirniku obvestila je na sprednji strani za besedilom ».. OBVESTILO O PRISPELEM PISMU«, kateremu sledi prostor za osebno ime in naslov naslovnika, natisnjeno naslednje besedilo:
»1) Za vas je prispelo priporočeno pismo opr. št. ...... z vročilnico št. ........... iz ..................., ki ga morate osebno prevzeti.
2) Prosimo vas, da počakate na navedenem naslovu dne ................. med ........... in ........... uro, ko vam bo vročevalec ponovno prinesel pismo.
Pismo pa lahko prevzamete tudi danes, dne ............ na pošti .................., od ........... do ............ ure.
V ............................, dne ....................
Podpis vročevalca: .............................«.
Na zadnji strani desnega prepisa obvestila in desnega izvirnika obvestila (torej na levi polovici zadnje strani podaljška ovojnice, ki je namenjen obvestilom) je natisnjeno naslednje besedilo:
»Pravni pouk
Če vas v navedenem času vročevalec ne bo našel na navedenem naslovu, bo v skladu s 118. členom zakona o kazenskem postopku pismo izročil enemu izmed odraslih družinskih članov, ki ga je dolžan sprejeti. Če tudi to ne bo mogoče, bo pismo izročil hišniku ali sosedu, če bosta v to privolila, oziroma bo v primeru, če gre za vročanje na vašem delovnem mestu, pismo izročil osebi, pooblaščeni za sprejemanje pošte, ki je pisanje dolžna prevzeti, ali sodelavcu, če bo v to privolil (119. člen zakona o kazenskem postopku, Uradni list RS, št. 63/94, 70/94 – popr., 49/98, 66/98 – popr., 72/98, 6/99, 66/00, 111/01, 56/03). S tem se bo štelo, da je vročitev opravljena na dan, ko je bilo pismo vročeno eni od navedenih oseb.
Če vročitev pisma tudi tako ne bo mogoča, bo vročevalec na vratih oziroma v hišnem ali izpostavljenem predalčniku pustil obvestilo, kje je pismo, ki ga boste lahko prevzeli v 15 dneh po dnevu, ko bo vročevalec ponovno prinesel pismo, sicer se bo pisanje vrnilo pošiljatelju (119. člen zakona o kazenskem postopku).
Obvestilo je (ustrezno označiti):
– prevzel odrasli član gospodinjstva/hišnik/sosed/sodelavec
Podpis prevzemnika obvestila: .........................
V .........................., dne ........................
– bilo puščeno v hišnem predalčniku/izpostavljenem predalčniku/na vratih
Podpis vročevalca: ..............................
V ............................., dne ...................«.

Na levem prepisu obvestila in pod njim na levem izvirniku obvestila je na sprednji strani za besedilom ».... OBVESTILO O PRISPELEM PISMU«, kateremu sledi prostor za osebno ime in naslov naslovnika, natisnjeno naslednje besedilo:
»Za vas je prispelo priporočeno pismo opr. št. .......... z vročilnico št. .......... iz .............. Ker vam pisma vročevalec ni mogel osebno vročiti in danes, dne.. tudi ne odraslim članom gospodinjstva, hišniku ali sosedu, oziroma sodelavcu, lahko prevzamete pismo na pošti ..............., danes od ....... do...... ure oziroma vsak dan v delovnem času pošte. Pismo lahko prevzamete v 15 dneh od dne ....... dalje.
V ........................., dne ................
Podpis vročevalca: .........................«.
Na zadnji strani levega prepisa obvestila in levega izvirnika obvestila (torej na desni polovici zadnje strani podaljška ovojnice, ki je namenjen obvestilom) je natisnjeno naslednje besedilo:
»Pravni pouk
Če pisma v navedenem roku ne boste prevzeli, bo sodišče štelo, da je bila vročitev opravljena na dan, ko je bilo puščeno to obvestilo (141. člen zakona o pravdnem postopku, Uradni list RS, št. 12/03 – prečiščeno besedilo), to je danes.«.

Na levem prepisu obvestila in pod njim na levem izvirniku obvestila je na sprednji strani za besedilom ».... OBVESTILO O PRISPELEM PISMU«, kateremu sledi prostor za osebno ime in naslov naslovnika, natisnjeno naslednje besedilo:
»Za vas je prispelo priporočeno pismo opr. št. ........... z vročilnico št. ......... iz ................ Ker vam pisma vročevalec ni mogel osebno vročiti in danes, dne ........... tudi ne odraslim članom gospodinjstva, hišniku ali sosedu, oziroma sodelavcu, lahko prevzamete pismo na pošti ...................., danes od ....... do ........ ure oziroma vsak dan v delovnem času pošte. Pismo lahko prevzamete v 15 dneh od dne ........ dalje.
V ......................., dne .................
Podpis vročevalca: ........................«.
Na zadnji strani levega prepisa obvestila in levega izvirnika obvestila (torej na desni polovici zadnje strani podaljška ovojnice, ki je namenjen obvestilom) je natisnjeno naslednje besedilo:
»Pravni pouk
Če pisma v tem roku ne boste prevzeli, bo vrnjeno pošiljatelju (119. člen zakona o kazenskem postopku, Uradni list RS, št. 63/94, 70/94 – popr., 49/98, 66/98 – popr., 72/98, 6/99, 66/00, 111/01, 56/03).«.

Razporeditev besedila na obvestilih je takšna, da omogoča izpis spremenljivih podatkov in lastnoročne vpise vročevalca in prejemnika.
Minister, pristojen za pravosodje s tehničnim navodilom natančneje določi fiksirane pozicije in velikost posameznih polj na podaljšani ovojnici.

Osnovna barva celotne ovojnice za vročanje v pravdnem postopku je bela, barva predtiskanih podatkov na ovojnici modra (barvna skala Pantone 2995 U), razen oznake »AR«, ki je rdeče barve (barvna skala Pantone Red 32 U), barva izpisanih spremenljivih podatkov pa je črna.
Osnovna barva celotne ovojnice za vročanje v kazenskem postopku je bledo rumena (barvna skala Pantone 155 U), barva predtiskanih podatkov na ovojnici modra (barvna skala Pantone 2995 U), razen oznake »AR«, ki je rdeče barve (barvna skala Pantone Red 32 U), barva izpisanih spremenljivih podatkov pa je črna.

Sprednjo stran ovojnice v celoti, z izjemo črtne razpredelnice iz tretjega odstavka 3. člena tega pravilnika, izpolni sodišče s spremenljivimi podatki in črtnima kodama.
Na podaljšku z obvestili sodišče ob vnosu spremenljivih podatkov izpolni prve štiri podatke na izvirnikih in prepisih obvestil, in sicer: številko obvestila, naslovnika pisma, številko priporočenega pisma z vročilnico v numeričnem zapisu in podatek, od kje je to priporočeno pismo.
Kadar je potrebno pismo vročiti osebno v skladu s 142. členom zakona o pravdnem postopku oziroma v skladu s 118. členom zakona o kazenskem postopku, se v prostor pred naslovom desnega obvestila (izvirnika in prepisa) vpiše številka »1.«, v prostor pred naslovom levega obvestila (izvirnika in prepisa) pa se vpiše številka »2.«.
Kadar se pismo vroča navadno v skladu s 140. in 141. členom zakona o pravdnem postopku oziroma v skladu s 119. členu zakona o kazenskem postopku, se na sprednji strani ovojnice prečrta oznaka »OSEBNO!«. Na podaljšku z obvestili ostaneta desni prepis obvestila in desni izvirnik obvestila neizpolnjena, v prostor pred naslovom levega obvestila (izvirnika in prepisa) pa se vpiše številka »1.«.

Po izpisu spremenljivih podatkov in vstavljanju listin se ovojnica in podaljšek ovojnice, na katerem so obvestila, prepognejo v V-zgib v skladu s poštnimi standardi.

Za vročanje listin večje izmere ali obsega, ki jih ni mogoče pošiljati v ovojnicah, določenih s tem pravilnikom, se uporabljajo večje standardne ovojnice s pritrjenimi vročilnicami z ustrezno vsebino, določeno s tem pravilnikom glede na vrsto postopka.

Na območju občin, kjer sta pri sodišču poleg slovenskega jezika uradna jezika tudi italijanski oziroma madžarski jezik, mora biti besedilo na ovojnici napisano tudi v italijanskem oziroma madžarskem jeziku.

Ovojnice, ki so v uporabi ob uveljavitvi tega pravilnika, se uporabljajo še šest mesecev po njegovi uveljavitvi.

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.