Na podlagi 42. člena Zakona o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/01 in 96/02) izdaja minister za šolstvo, znanost in šport, v soglasju z ministrom za kulturo

Ta pravilnik določa pogoje in postopke za pridobitev in odvzem osebnega dovoljenja za vzajemno katalogizacijo (v nadaljevanju: licenca) ter način vodenja evidence o izdanih, veljavnih in odvzetih licencah.
V pravilniku uporabljeni in zapisani izrazi v slovnični obliki za moški spol se uporabljajo kot nevtralni za ženski in moški spol.

Licenca dokazuje temeljno usposobljenost strokovnega delavca knjižnice za kreiranje bibliografskih zapisov vključno z vsebinsko obdelavo in s pripadajočimi normativnimi zapisi v nacionalnem vzajemnem bibliografskem sistemu (v nadaljevanju: sistem COBISS.SI).
Po pridobitvi licence lahko strokovni delavec knjižnice, ki je vključena v sistem COBISS.SI, sodeluje v procesu vzajemne katalogizacije in kreira bibliografske zapise za vzajemno bazo podatkov COBIB.SI.
Licenco izda ali odvzame knjižnični informacijski servis v soglasju z nacionalno knjižnico. V vlogi knjižničnega informacijskega servisa nastopa Institut informacijskih znanosti, Maribor (v nadaljevanju: IZUM), v vlogi nacionalne knjižnice pa Narodna in univerzitetna knjižnica, Ljubljana (v nadaljevanju: NUK).

Postopek za pridobitev licence se lahko začne, če kandidat, ki želi pridobiti licenco, izpolnjuje naslednje pogoje:
– ima opravljen bibliotekarski izpit,
– je opravil usposabljanje s področja vzajemne katalogizacije, ki je obvezno za pridobitev licence in predpisano v programih izobraževanja NUK in IZUM,
– je v testnem okolju sistema COBISS.SI samostojno kreiral najmanj 30 bibliografskih zapisov s pripadajočimi normativnimi zapisi za različne vrste monografskih publikacij.

Knjižnica mora za kandidata, ki želi pridobiti licenco, IZUM-u poslati pisno vlogo na obrazcu, ki je dostopen na spletni strani IZUM. Obvezno mora navesti naslednje podatke: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega in morebitnega začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj in poštna številka), e-naslov, stopnjo in smer strokovne izobrazbe ter podatke o zaposlitvenem statusu kandidata.
Vlogi iz prvega odstavka je treba priložiti:
– dokazilo o opravljenem bibliotekarskem izpitu,
– dokazila o opravljenem usposabljanju s področja vzajemne katalogizacije, ki je obvezno za pridobitev licence in je predpisano v programih izobraževanja NUK in IZUM,
– izjavo kandidata, da je v testnem okolju sistema COBISS.SI samostojno kreiral najmanj 30 bibliografskih zapisov s pripadajočimi normativnimi zapisi za različne vrste monografskih publikacij.
Izjavo iz tretje alinee predhodnega odstavka mora overiti odgovorna oseba organizacije v kateri je kandidat zaposlen, ali organizacije, ki je kandidatu omogočila delo v testnem okolju sistema COBISS.SI.
Če kandidat ni zaposlen v knjižnici, lahko vlogo predloži IZUM sam.

Če IZUM ugotovi, da vloga ni popolna, kandidata pisno pozove, da vlogo v 15 dneh od prejema poziva dopolni. Če kandidat v predpisanem roku vloge ne dopolni, se šteje, da vloga ni bila vložena.

IZUM je dolžan v 10 dneh po prejemu popolne vloge iz 4. člena preveriti, ali so v testnem okolju kreirani bibliografski zapisi in pripadajoči normativni zapisi v skladu s pravili formata COMARC, ter o rezultatu preverjanja obvestiti kandidata.
Če zapisi niso skladni s formatom COMARC, mora biti obvestilu priložen seznam napak v zapisih. Postopek popravljanja in preverjanja zapisov se ponavlja, dokler zapisi niso skladni s formatom COMARC, vendar največ trikrat.
Ko so kreirani zapisi skladni s formatom COMARC, jih IZUM posreduje NUK.
NUK je dolžan v 30 dneh preveriti, ali so zapisi kreirani v skladu z veljavnimi katalogizacijskimi pravili, in o rezultatu preverjanja obvestiti kandidata.
Če kreirani zapisi niso v skladu s katalogizacijskimi pravili, mora biti obvestilu priložen seznam napak v zapisih, v katerih veljavna katalogizacijska pravila niso upoštevana. Postopek popravljanja in preverjanja zapisov se ponavlja, dokler zapisi niso v skladu s katalogizacijskimi pravili, vendar največ trikrat.
Če IZUM ali NUK pri tretjem preverjanju ugotovi, da zapisi niso skladni s formatom COMARC ali s katalogizacijskimi pravili, se mora kandidat ponovno udeležiti usposabljanja za vzajemno katalogizacijo, ki je obvezno za pridobitev licence in predpisano v programih izobraževanja IZUM in NUK, kreirati novih 30 zapisov v testnem okolju in ponovno začeti postopek za pridobitev licence skladno s 3. členom tega pravilnika.
Medsebojno obveščanje med kandidatom, IZUM in NUK poteka po elektronski pošti.
Ko zapisi ustrezajo zahtevam formata COMARC in so skladni s katalogizacijskimi pravili, lahko kandidat pristopi k opravljanju preizkusa znanja pred komisijo.

Komisijo za preizkus znanja sestavljata pooblaščena strokovna delavca NUK in IZUM. Preizkusi znanja pred komisijo potekajo šestkrat letno, izmenično v NUK in IZUM, in sicer po terminskem planu, ki mora biti objavljen na spletnih straneh NUK in IZUM.

Kandidat se prijavi k preizkusu znanja z obrazcem, ki je dostopen na spletni strani IZUM. Kandidatovo prijavo mora IZUM prejeti najmanj 10 dni pred dnevom preizkusa znanja, odjavo pa najmanj 3 dni pred dnevom preizkusa znanja.

Pri preizkusu znanja pred komisijo kandidat kreira zapise za štiri monografske publikacije po izboru komisije, za kar ima na voljo največ 120 minut. Pri tem kandidat lahko uporablja priročnike za delo v sistemu vzajemne katalogizacije COBISS in bibliografsko obdelavo knjižničnega gradiva. Komisija zatem preveri ustreznost kreiranih bibliografskih in normativnih zapisov ter kandidata po potrebi pozove tudi k ustnemu zagovoru.
Uspeh kandidata na preizkusu znanja komisija oceni z »opravil« ali »ni opravil«, kar člana komisije potrdita s podpisom zapisnika o preizkusu znanja.

Če kandidat preizkusa znanja ne opravi, ima možnost ponovnega opravljanja preizkusa znanja. Kandidat se prijavi k ponovnemu opravljanju preizkusa znanja skladno z 8. členom tega pravilnika.
Če kandidat preizkusa znanja v tretje ne opravi, se mora ponovno udeležiti usposabljanja za vzajemno katalogizacijo, predpisanega v programu izobraževanja NUK in IZUM, kreirati novih 30 zapisov v testnem okolju in ponovno začeti postopek za pridobitev licence skladno s 3. členom tega pravilnika.

Na podlagi opravljenega preizkusa znanja se kandidatu podeli licenca za vzajemno katalogizacijo. Licenca velja za nedoločen čas, razen v primerih, ki jih določa ta pravilnik.
Potrdilo o podeljeni licenci – licenčna listina vsebuje naslednje podatke: ime in priimek, kraj in datum rojstva imetnika licence, datum, kraj in zaporedno številko izdane licence, žig in podpis odgovorne osebe NUK in IZUM.
IZUM dodeli imetniku licence uporabniško ime in geslo s pooblastili za kreiranje bibliografskih zapisov za monografske publikacije v sistemu COBISS.SI v 5 dneh od prejema zahteve knjižnice, za katero bo kreiral zapise v procesu vzajemne katalogizacije.
Pogoj za pridobitev pooblastil za kreiranje zapisov za druge vrste gradiva je uspešno opravljeno usposabljanje na ustreznih tečajih, predpisanih v programih izobraževanja NUK in IZUM.

Imetnik licence se je dolžan stalno strokovno izpopolnjevati po programu izobraževanja NUK in IZUM.
Kakovost bibliografskih in normativnih zapisov v sistemu COBISS.SI kontinuirano spremljajo redaktorji vzajemne baze podatkov, ki jih imenujeta NUK in IZUM. Ob tem se 2-krat letno opravi preverjanje 50 naključno programsko izbranih bibliografskih zapisov in pripadajočih normativnih zapisov.
Imetnika licence – kreatorja bibliografskih in pripadajočih normativnih zapisov, ki niso skladni s katalogizacijskimi pravili in/ali pravili formata COMARC, NUK in IZUM na napake opozorita. O tem obvestita tudi odgovorno osebo knjižnice, kjer je imetnik licence zaposlen ali za katero kreira bibliografske zapise.

Če imetnik licence v sistemu COBISS.SI več kot 3 leta ne kreira novih bibliografskih zapisov ali ne dopolnjuje obstoječih, mu veljavnost licence preneha. O tem IZUM pisno obvesti imetnika licence in NUK.
Imetniku licence, pri katerem redaktorji iz 12. člena tega pravilnika tudi po tretjem opozorilu ugotovijo neskladnost kreiranih zapisov s katalogizacijskimi pravili in/ali pravili formata COMARC, se lahko na predlog redaktorjev licenco odvzame.
Licenca se lahko odvzame za obdobje 3 let, če obstajajo dokazi, da je imetnik licence uporabniško ime in geslo za delo v sistemu vzajemna katalogizacije COBISS.SI razkril drugi osebi ali pri ažuriranju bibliografskih zapisov zlorabil pooblastila.
Sklep o odvzemu licence sprejme IZUM v soglasju z NUK.
V primeru prenehanja veljavnosti ali odvzema licence IZUM poskrbi, da se strokovnemu delavcu odvzameta uporabniško ime in geslo za kreiranje zapisov v sistemu COBISS.SI.

Zoper izdajo ali odvzem licence je možna pritožba na pristojno ministrstvo iz 58. člena Zakona o knjižničarstvu.

Oseba, ki ji je veljavnost licence prenehala, mora za ponovno pridobitev licence opraviti preizkus znanja pred komisijo.
Oseba, ki ji je bila licenca odvzeta, jo lahko ponovno pridobi po postopku, predpisanem v II. poglavju tega pravilnika.

Evidenco izdanih, veljavnih in odvzetih licenc vodi IZUM. Pri tem je dolžan trajno hraniti vse vloge, dokazila in korespondenco, vezano na izdajo, prenehanje veljavnosti ali odvzem licence po tem pravilniku.
IZUM je dolžan zagotoviti vpogled v evidenco izdanih, veljavnih in odvzetih licenc pod pogoji in na način, ki je skladen z Zakonom o varovanju osebnih podatkov.

Strokovnim delavcem knjižnic, ki imajo ob sprejetju tega pravilnika uporabniško ime in geslo za kreiranje bibliografskih zapisov v sistemu COBISS.SI, se prizna licenca in izda licenčna listina v 30 dneh po objavi tega pravilnika.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.