Na podlagi 89. člena zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 79/99, 124/00, 79/01 in 30/02), izdaja minister za finance

S tem navodilom se določa način finančnega poslovanja in način porabe proračunskih sredstev za upravne enote ter uprave, urade in inšpektorate, ki so upravni organi v sestavi ministrstev in imajo svoje enote na lokalnih ravneh.

Na Ministrstvu za finance se o finančnem poslovanju upravnih enot vodijo ločene evidence po posameznih upravnih enotah, kot proračunskih uporabnikih.

Upravne enote imajo do 30. 6. 2002 odprt izločen račun upravne enote (račun 639) pri APP, na katerega se nakazujejo sredstva za delovanje upravne enote. S 1. 7. 2002 bodo imele posamezne upravne enote za iste namene odprte podračune EZR (enotni zakladni račun) države pri pristojni UJP (Uprava RS za javna plačila).
Na izločen račun oziroma podračun iz prejšnjega odstavka se nakazujejo tudi denarna sredstva, ki jih stranka v upravnem postopku na podlagi sklepa organa, ki vodi postopek, izdanega v skladu s tretjim odstavkom 115. člena zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/99 in 70/00), založi za plačilo stroškov upravnega postopka.
Za organizacijske enote uprav, uradov in inšpektoratov, ki so upravni organi in organizacije v sestavi ministrstev in imajo svoje enote na lokalni ravni, so do 30. 6. 2002 odprti posebni računi organizacijskih enot (računi 695) pri APP, od 1. 7. 2002 bodo to podračuni EZR, v okviru UJP. Na te račune se nakazujejo denarna sredstva, ki jih stranka v upravnem postopku, na podlagi sklepa organa, ki vodi postopek, izdanega v skladu s tretjim odstavkom 115. člena zakona o splošnem upravnem postopku, založi za plačilo stroškov upravnega postopka.
Denarna sredstva se na račune iz drugega in tretjega odstavka tega člena vplačujejo s sklicem na številko odobritve po modelu 18 PUk – 22003Xk – XXXXXX02, pri čemer pomeni:
PU – proračunski uporabnik, k – kontrolna številka, 22003X – podkonto iz enotnega kontnega načrta, po več različnih podkontih glede na namen, za denacionalizacijo in drugo, k – kontrolna številka, XXXXXX – številka odločbe, 02 – oznaka leta (za leto 2002).

Za plačevanje iz izločenega računa oziroma podračuna upravne enote je kot odredbodajalec določen načelnik upravne enote ali od njega pooblaščena oseba.
Za plačevanje iz izločenega in posebnega računa oziroma podračunov organizacijske enote na lokalni ravni je kot odredbodajalec določen predstojnik organizacijske enote na lokalni ravni ali od njega pooblaščena oseba.

Odgovorna oseba za upravne enote je načelnik upravne enote, ki je v skladu z zakonom o računovodstvu in izvedbenimi predpisi odgovoren za vodenje vseh evidenc in poročil za potrebe Sektorja za javno računovodstvo pri Ministrstvu za finance.

Za zagotovitev racionalnosti poslovanja vodijo delavci, zaposleni v upravnih enotah, evidence in obračune v zvezi s finančnim poslovanjem upravnih enot in organizacijskih enot na lokalni ravni.

Evidence in obračuni upravnih enot so izkazani v ločenih poslovnih knjigah po posameznih upravnih enotah kot proračunskih uporabnikih.
Posamezne evidence in obračuni organizacijskih enot na lokalni ravni se izkazujejo v poslovnih knjigah pristojnih ministrstev.

Sredstva iz računov upravnih enot in organizacijskih enot na lokalni ravni se uporabljajo za pokrivanje naslednjih odhodkov, po predloženih računih in skladno z razdelilnikom, ki ga je pripravilo Ministrstvo za notranje zadeve za upravne enote in pristojni organ v sestavi ministrstva za organizacijske enote na lokalni ravni:
– električne energije,
– ogrevanja,
– PTT storitev, transportnih uslug,
– komunalnih storitev,
– stroškov plačilnega prometa,
– pisarniškega materiala,
– potrošnega materiala (čistila in podobno),
– kotizacij za sprotno izobraževanje zaposlenih,
– nabave strokovnih časopisov in strokovne literature,
– dnevnic, nočnin in potnih stroškov za službena potovanja,
– neproizvodnih storitev (tudi obratovalnih stroškov najemodajalcem),
– popravilo inventarja in sprotnega vzdrževanja poslovnih prostorov,
– reprezentance,
– goriva za prevozna sredstva,
– manjše investicije v vrednostnem okviru določb zakona o izvrševanju proračuna.

Ne glede na določbe prejšnjega člena se denarna sredstva na računu upravne enote in na računih, ki so opredeljeni v tretjem odstavku 3. člena tega navodila, ki jih stranka v upravnem postopku na podlagi sklepa organa, ki vodi postopek, založi za plačilo stroškov upravnega postopka, uporabijo za pokrivanje stroškov tega upravnega postopka.
Če nakazana sredstva iz prvega odstavka tega člena presegajo dejanske stroške za posamezni upravni postopek, so upravne enote dolžne preveč nakazana denarna sredstva vrniti vplačniku.

Sredstva za kritje stroškov tiskanja in distribucije vrednotnic so planirana v proračunu Republike Slovenije na postavki – konto Ministrstva za finance, ki je namenjena za pokrivanje stroškov tiskanja in distribucije tobačne znamke in vrednotnic, izplačujejo pa se iz računa izvrševanja proračuna RS. Ministrstvo za finance sklene ustrezne pogodbe s proizvajalcem in distributerji vrednotnic.
Upravne enote nabavljajo vrednotnice pri APP brezplačno na osnovi naročilnic, ki jih izda načelnik upravne enote oziroma od njega pooblaščena oseba, do 30. 6. 2002.
Od 1. 7. 2002 pa upravne enote nabavljajo vrednotnice pri pooblaščenem distributerju, ki bo UJP.

Sredstva za kritje stroškov nakupa obrazcev, tiskovin in registrskih tablic so planirana v proračunu Republike Slovenije, v okviru materialnih stroškov za delovanje upravnih enot, kot samostojna proračunska postavka – konto.
Ministrstvo za notranje zadeve sklene s posameznim izvajalcem krovno pogodbo za nabavo materiala, ki je potreben za izvajanje upravnih nalog v upravnih enotah. Posamezna upravna enota na podlagi krovne pogodbe sklene individualno pogodbo, v kateri določi način naročanja in plačevanja obrazcev, tiskovin in registrskih tablic. Plačila se izvedejo neposredno iz računa izvrševanja proračuna RS, knjigovodsko pa evidentirajo po upravnih enotah kot proračunskih uporabnikih.

Plače in drugi izdatki zaposlenim v upravnih enotah, prispevki delodajalcev za socialno varnost, avtorski honorarji, pogodbe o delu, izdatki za strokovno izobraževanje zaposlenih in podobno, se izplačujejo neposredno iz računa izvrševanja proračuna RS, ločeno po posameznih upravnih enotah kot proračunskih uporabnikih.
V okviru pristojnega ministrstva se neposredno iz računa izvrševanja proračuna RS izplačujejo plače in drugi izdatki zaposlenim v organizacijskih enotah na lokalni ravni, prispevki delodajalcev za socialno varnost, avtorski honorarji, pogodbe o delu, izdatki za strokovno izobraževanje zaposlenih in podobno.
Navedeni odhodki se izplačujejo delavcem upravnih enot na osnovi dokumentacije, za katero so odgovorni načelniki upravnih enot oziroma od njih pooblaščene osebe in delavcem organizacijskih enot na lokalni ravni, na osnovi dokumentacije, za katero je odgovoren predstojnik organizacijske enote ali od njega pooblaščena oseba. Vse spremembe v upravni enoti in organizacijski enoti na lokalni ravni glede števila zaposlenih in višine koeficientov, razen višina koeficienta za minulo delo, morajo biti predhodno potrjene na Komisiji Vlade RS za kadrovske in administrativne zadeve.

V računovodstvih upravnih enot se evidentirajo stroški v zvezi z upravnimi postopki, ki so nastali v upravni enoti in organizacijski enoti na lokalni ravni in izstavi stranki sklep ali odločbo. Za lastno dejavnost upravne enote se izstavi skupen račun za opravljeno storitev. V računu morajo biti zajeti vsi stroški za blago in storitve po ceniku, ki je usklajen z Ministrstvom za notranje zadeve.
Naročnik lahko plača opravljeno storitev upravni enoti ali organizacijski enoti negotovinsko, na prehodni račun upravne enote 845 (do 30. 6. 2002), s 1. 7. 2002 bo to podračun EZR 845, ali v gotovini.
Upravna enota ima lahko eno ali več vplačilnih blagajn, v katerih se nahaja menjalnina v višini, ki zadostuje za potrebe upravne enote, ki jo določi načelnik oziroma predstojnik.
Če je storitev plačana na prehodni račun oziroma podračun 845, se sredstva iz računa 845 tekoče preodkažejo na ustrezne vplačilne račune 840 (do 30. 6. 2002) oziroma po 1. 7. 2002 bodo to podračuni EZR, s točno določenim namenom vplačila, skladno z predpisi, ki urejajo način vplačevanja in razporejanja javnofinančnih prihodkov.
Ne glede na prejšnji odstavek se v primeru, da je vplačan prejemek iz naslova zaračunljivih tiskovin na prehodni račun oziroma podračun 845, sredstva iz računa 845 tekoče preodkažejo v dobro računa izvrševanja proračuna RS, v plačilne naloge pa se vpišejo podatki, kot so določeni v 5. členu navodila o načinu vpisovanja podatkov, potrebnih za spremljanje izvrševanja proračuna, v plačilne naloge.
Če je storitev plačana v gotovini, se gotovino direktno preodkaže na ustrezni vplačilni račun 840 do 30. 6. 2002 oziroma po 1. 7. 2002 na podračun EZR, ki je opredeljen z veljavnimi predpisi.
Ne glede na prejšnji odstavek se storitve iz naslova zaračunljivih tiskovin, ki so plačane v gotovini, direktno nakažejo na račun izvrševanja proračuna RS, s sklicem na številko, ki je opredeljen v petem odstavku tega člena.

Za spremljanje prihodkov iz naslova lastne dejavnosti se za organizacijsko enoto na lokalni ravni vodi posebna evidenca v okviru enotnega knjigovodstva uporabnika. Pri opredelitvi prihodka iz naslova lastne dejavnosti, je potrebno dosledno upoštevati pravilnik o postopkih za izvrševanje proračuna RS, ki ureja izkazovanje prihodkov in odhodkov iz naslova lastne dejavnosti proračunskih uporabnikov.

Z dnem uveljavitve tega navodila preneha veljati navodilo o finančnem poslovanju upravnih enot ter uprav, uradov in inšpektoratov, ki so upravni organi v sestavi ministrstev in imajo svoje enote na lokalnih ravneh (Uradni list RS, št. 65/97, 20/98, 22/99, 93/99, 41/01 in 12/02).

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.