Na podlagi prvega odstavka 72. člena uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 91/01) minister za notranje zadeve izdaja

1. To navodilo določa način izvrševanja uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 91/01; v nadaljnjem besedilu: uredba) in obsega pravila o:
– sprejemanju, odpiranju ali pregledovanju pošte;
– ravnanju z dokumenti, ki nastanejo v upravnih organih;
– evidentiranju, klasificiranju in signiranju zadev, dosjejev in dokumentov;
– vodenju evidence o zadevah, dosjejih in dokumentih;
– vodenju rokovnika;
– vodenju evidence sejnih gradiv in sklepov sej;
– pisarniških odredbah in zaznamkih;
– vzdrževanju tekoče in stalne zbirke dokumentarnega gradiva;
– varovanju arhivskega in trajnega gradiva ter o odbiranju arhivskega gradiva;
– rokih hrambe posameznih vrst dokumentarnega gradiva, o izločanju in uničenju tega gradiva;
– izvajanju postopkov za ravnanje z dokumentarnim gradivom s pomočjo informacijske tehnologije.
2. Pojmi, uporabljeni v tem navodilu, imajo naslednji pomen:
– fizični dokument je vsak zapis podatkov, pomembnih za delo organa javne uprave, ki je zapisan, narisan, natisnjen, fotografiran, fotokopiran ali kako drugače prenesen na fizični nosilec podatkov,
– fizična kopija papirnega dokumenta je vsak podvojen dokument izvirnega papirnatega dokumenta, ki nastane s fotokopiranjem ali drugimi tehničnimi načini razmnoževanja dokumentov,
– elektronska kopija papirnega dokumenta je skeniran papirni dokument ali skenirana fizična kopija papirnega dokumenta,
– elektronski dokument je vsak zapis podatkov, pomembnih za delo organa javne uprave, ki je zapisan v elektronski obliki in je prejet po elektronski poti ali na fizičnem nosilcu elektronskih podatkov oziroma je izdelan pri organu javne uprave v elektronski obliki,
– fizična kopija elektronskega dokumenta je natisnjen ali izrisan elektronski dokument,
– elektronsko sporočilo je elektronski dokument ali več elektronskih dokumentov s prilogami, ki jih organ javne uprave prejme ali pošlje po elektronski poti,
– spletna vloga je elektronsko sporočilo, katerega vsebino in obliko določi organ javne uprave glede na vsebino postopka, ki ga vodi.
3. Glavna pisarna vodi in skrbi za pravilno in enotno vodenje evidenc o zadevah, dosjejih in dokumentih ter v sodelovanju oseb iz drugega odstavka 2. člena uredbe nadzira ravnanje z dokumentarnim gradivom v notranjih organizacijskih enotah ter pri delavcih organa javne uprave.
4. Delo opravništva in vzdrževanja zbirk dokumentarnega gradiva vodi in nadzira vodja glavne pisarne.
5. Stalno zbirko dokumentarnega gradiva neposredno vodi za to usposobljen delavec.
6. Glavna pisarna mora imeti ustrezno informacijsko telekomunikacijsko opremo za vodenje evidenc o zadevah, dosjejih in dokumentih (v nadaljnjem besedilu: evidenca) in za delo s tem dokumentarnim in arhivskim gradivom v elektronski obliki.
7. Glavna pisarna mora biti opremljena v skladu s predpisi in standardi, ki urejajo materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva.
8.Vladna služba, pristojna za informatizacijo javne uprave (v nadaljnjem besedilu: vladna služba za informatiko), objavi seznam skupnih elektronskih naslovov organov javne uprave na enotnem portalu javne uprave. Organi javne uprave posredujejo skupne elektronske naslove vladni službi za informatiko.
9. Pri zagotavljanju ustreznega strokovnega usklajevanja nalog pri izvajanju uredbe ter izvajanja nadzora nad poslovanjem organa javne uprave na tem področju vodja glavne pisarne najmanj enkrat v razdobju šestih mesecev pisno poroča vodji upravnega dela o izvajanju predpisov in drugih pravil s tega področja.

10. Pošta, naslovljena na organ javne uprave ali na delavce tega organa, se sprejema, pregleduje in evidentira v glavni pisarni v skupno evidenco dokumentarnega gradiva. Vloge, ki jih vlagajo stranke osebno, se praviloma sprejemajo v glavni pisarni.
11. Delavec, ki prevzema pošto pri poštnem podjetju, mora imeti pooblastilo, katerega obliko in vsebino predpiše poštno podjetje. Za prevzem pošte pri poštnem podjetju morata biti pooblaščena najmanj dva delavca organa javne uprave.
12. Pošta se sprejema ves poslovni čas organa javne uprave. Če ima organ javne uprave organizirano dežurno službo, se lahko pošto oddaja dežurni službi ne glede na čas. Dežurni delavec ne odpira prevzete pošte, razen če ima za odpiranje nujne pošte in za predajanje sporočil drugim delavcem upravnega organa posebno pooblastilo. Na prejeto pošto dežurni delavec zapiše datum in čas (uro in minuto), ko jih je prejel.
13. Glavna pisarna strokovno pomaga strankam pri vlaganju vlog, izdaja obrazce za vloge, pregleduje vloge in opozarja stranke na nepravilnosti in pomanjkljivosti vlog, daje druge splošne informacije in nudi pomoč strankam v skladu s posebnimi predpisi.
14. Pošto, poslano po poštni, kurirski ali dostavni službi, prevzema pooblaščeni delavec glavne pisarne. Ta delavec ne sme prevzeti priporočene pošte in pošte, na kateri je označena vrednost (paketi, vrednostna pisma), če ugotovi, da je pošta poškodovana, ali če obstaja sum, da je bila odprta, ali je v njej nevarna vsebina. V tem primeru mora od poštnega podjetja zahtevati, da se stanje in vsebina pošte komisijsko ugotovita. Potem je pošto mogoče prevzeti skupaj z izvodom zapisnika o komisijski ugotovitvi.
15. Elektronskega dokumenta ni dovoljeno presneti oziroma prenesti, preden se ugotovi, da se s tem ne povzroči nevarnosti za informacijski sistem organa javne uprave (protivirusna zaščita).
16. Vse zaznamke, ki jih glavna pisarna ob sprejemu pošte zapiše na dokument ali poseben list papirja, je treba opremiti z datumom, imenom in podpisom. Če zaznamek vnese neposredno informacijski sistem, se v sistemu zabeležita ime delavca in datum.
17. Kadar organ javne uprave prejme vročilnico, jo evidentira kot del dokumenta, na podlagi katerega je nastala.

18. Elektronska sporočila organ javne uprave prejema preko elektronske pošte, elektronskega faksa, elektronske izmenjave podatkov ali spletnega obrazca.
19. Elektronska sporočila, ki so naslovljena na organ javne uprave, prispejo v elektronski poštni nabiralnik na skupnem elektronskem naslovu organa javne uprave (skupen elektronski naslov).
20. Organ javne uprave mora zagotoviti skupni elektronski naslov. Skupni elektronski naslov organa javne uprave se uporablja samo za uradno elektronsko komuniciranje s fizičnimi in pravnimi osebami ter z drugimi organi javne uprave.
21. Za skupni elektronski naslov skrbi glavna pisarna. Delavec, ki je pooblaščen za sprejemanje pošte v elektronski obliki, oziroma za skupni elektronski naslov organa javne uprave, mora sporočila, prispela na ta naslov, najmanj dvakrat dnevno pregledati.
22. Če stranka zahteva potrdilo o sprejemu vloge preko elektronske pošte, ji potrdilo o tem izda delavec, pooblaščen za prejem pošte v elektronski obliki, če je bila vloga poslana na skupen elektronski naslov. Če stranka zahteva potrdilo o sprejemu vloge preko spletnega obrazca ali na drug samodejen način, potrdilo o tem izda informacijski sistem samodejno. Obliko potrdila določi vladna služba za informatiko.
23. Ob prejemu pošte v elektronski obliki, ki je elektronsko podpisana, delavec, ki je pošto prejel na svoj naslov, ali delavec, ki je pooblaščen za prejem pošte v elektronski obliki, elektronski podpis preveri po naslednjem postopku:
– preveri ali gre za varen elektronski podpis s kvalificiranim potrdilom;
– v skladu z navodili overitelja, ki je potrdilo izdal, preveri veljavnost potrdila, ki je priložen elektronskemu podpisu;
– če je potrdilo veljavno, z njegovo pomočjo v skladu z navodili overitelja in podpisnika preveri veljavnost elektronskega podpisa;
– če je elektronski podpis veljaven, obdela elektronsko sporočilo in v informacijski sistem organa javne uprave shrani izvirno elektronsko sporočilo z elektronskim podpisom in berljivo kopijo elektronskega sporočila.
24. Po ugotovitvi veljavnosti elektronskega podpisa delavec, ki je pooblaščen za prejem pošte v elektronski obliki, elektronsko sporočilo evidentira in pošlje v reševanje, pri čemer v evidenci označi vrsto veljavnega elektronskega podpisa z besedami “Veljaven varen elektronski podpis s kvalificiranim potrdilom“ oziroma “Veljaven elektronski podpis“. Če delavec pri preverjanju elektronskega podpisa ugotovi, da potrdilo ali podpis nista veljavna, o tem sestavi zaznamek in obvesti pošiljatelja.
25. Če delavec za preverjanje elektronskega podpisa uporabi potrdilo overitelja, katerega potrdil še ni nikoli preverjal, mora pred preverjanjem elektronskega podpisa preučiti javni del notranjih pravil overitelja (politiko overitelja).
26. Opravila v zvezi s preverjanjem elektronskega podpisa lahko namesto delavca opravi informacijski sistem organa javne uprave samodejno.
27. Elektronska sporočila, ki so prispela v skupni elektronski naslov organa javne uprave, glavna pisarna obdela po predpisanem postopku in označi obstoj in zanesljivost elektronskega podpisa.
28. Vse elektronske zaznamke informacijski sistem organa javne uprave samodejno opremi z datumom in imenom delavca, ki je te zaznamke zabeležil. Delavec zabeleži elektronski zaznamek tako, da ustvari poseben elektronski dokument, ki ga shrani skupaj z osnovnim dokumentom.

29. Sporočila v elektronski obliki, ki so bila neposredno naslovljena na delavce organa javne uprave, posredujejo ti delavci glavni pisarni ali jih sami evidentirajo.
30. Kadar pri organu ne obstaja evidenca v elektronski obliki oziroma vsebina dokumentov ni vidna v elektronski obliki, je potrebno elektronsko prejeti dokument natisniti. S tako natisnjenim dokumentom se ravna v skladu z določili za fizični dokument.

31. Informacijski sistem lahko spletne vloge samodejno evidentira, signira in jih posreduje v reševanje oziroma jih posreduje na skupni elektronski naslov organa.
32. Spletne vloge se lahko hranijo izven zbirke nerešenih zadev organa javne uprave na centralni informacijski telekomunikacijski infrastrukturi pod pogojem, da ima ta organ stalen dostop do njih.

33. Vodja upravnega dela lahko določi način poslovanja glede elektronske izmenjave podatkov.

34. Za sprejemanje elektronskih faksov se smiselno uporabljajo določbe tega navodila, ki urejajo sprejemanje in odpiranje sporočil, prispelih na skupen elektronski naslov.

35. Delavec, določen za sprejem pošte, odpira in pregleduje vso pošto, ki prispe v organ javne uprave (prinesejo jih stranke ali kurirji), razen pošte iz četrtega in petega odstavka 10. člena ter 11. in 12. člena uredbe ter iz 38. točke tega navodila.
36. Če obstaja sum, da je pošta nevarna za zdravje ali življenje ljudi ali za premoženje organa, je delavec iz prejšnje točke ne odpira ter jo ustrezno zavaruje in nemudoma obvesti vodjo upravnega dela in pristojne organe.
37. Pri odpiranju pisemskih ovojnic je treba paziti, da se ne poškoduje njihova vsebina, da se ne pomešajo ustrezne priloge k posameznim dokumentom in da kakšen dokument oziroma priloga ne ostane v ovojnici.
38. Delavec, določen za sprejem pošte, ne odpira pošte, ki je naslovljena na drug organ, pravno ali fizično osebo in je pomotoma dostavljena.
39. Če se ugotovi, da je v pisemski ovojnici ali elektronskem sporočilu dokument, ki je naslovljen na drug organ, pravno ali fizično osebo, se to na dokumentu ali v elektronskem sporočilu zaznamuje z besedama “Napačno dostavljeno!“.
40. Dokument oziroma pošta se vedno evidentira, če je bil potrjen prejem tega dokumenta oziroma pošte ali če je dokument oziroma pošta naslovljena na drug organ. Dokument oziroma pošta se nato na primeren način pošlje pravemu naslovniku. O tem dejanju se sestavi zaznamek.
41. Če stranka zahteva potrdilo o prejemu elektronskega sporočila, poslanega na osebni elektronski naslov delavca, ta delavec zahtevo skupaj z elektronskim sporočilom posreduje glavni pisarni, ki izda potrdilo o prejemu.
42. Na vsak fizični dokument, ki ga glavna pisarna prejme od poštnega podjetja, dostavne ali kurirske službe, ali ga prinesejo stranke in druge osebe, pooblaščeni delavec pisarne odtisne prejemno štampiljko praviloma na zgornji desni del prve strani fizičnega dokumenta, tako da ne prekrije besedila dokumenta. Na priloge k dokumentu se prejemna štampiljka praviloma ne odtisne.
43. Na hrbtno stran dokumenta ni dovoljeno zapisovati ali odtisniti kakršnihkoli zapisov.
44. Če na prvi strani dokumenta ni prostora za prejemno štampiljko ali če dokument drugače ni primeren za odtis prejemne štampiljke, se ta odtisne na list formata A5, ki se prilepi oziroma pripne k dokumentu.
45. Prejemna štampiljka ima naslednja polja: Naziv organa javne uprave, Prejeto, Sig. znak, Šifra zadeve, Priloge in Vrednotice. V prejemno štampiljko se lahko doda tudi polje V vednosti. Vsa polja, razen polja za naziv organa javne uprave, so praviloma razporejena v pravokotni obliki velikosti 2,5 cm x 6,5 cm. Polje za naziv organa javne uprave se izpiše nad ostalimi polji.

46. V polje “Prejeto“ se odtisne datum, ko je dokument prispel. Spreminjanje datuma prispetja ni dovoljeno.
47. V polje “Šifra zadeve“ se vnesejo ustrezen klasifikacijski znak, zaporedna številka zadeve v okviru klasifikacijskega znaka in letnica nastanka zadeve, lahko pa tudi številka dokumenta. Če se s prejetim dokumentom zadeva začne, pooblaščeni delavec zanjo izbere tisti klasifikacijski znak iz načrta klasifikacijskih znakov, ki ustreza vsebini celotne prihodnje zadeve. Delavci organa javne uprave morajo pri tem opravilu po potrebi sodelovati in pomagati pooblaščenemu delavcu.
48. Zaporedno številko zadeve določi informacijski sistem samodejno. Ta podatek pooblaščeni delavec vpiše v prejemno štampiljko na dokument, s katerim se začne nova zadeva ob vnašanju zadeve v evidenco.
49. Pooblaščeni delavec najprej preveri v evidenci, ali prejeti dokument nadaljuje obstoječo zadevo. V tem primeru v prejemno štampiljko prejetega dokumenta prepiše šifro zadeve.
50. V polje “Signirni znak“ se vpiše signirni znak notranje organizacijske enote ali delovnega mesta.
51. V polje “Priloge“ se vpiše število prilog, priloženih prispelemu dokumentu. Če v dokumentu priloge niso navedene, mora pooblaščeni delavec glavne pisarne k prejemni štampiljki pripisati kratko vsebino k dokumentu priloženih prilog (na primer: spričevalo, potrdilo, zapisnik, izjava ipd.). Če je priloga predmet, delavec glavne pisarne k prejemni štampiljki zapiše označitev predmeta in kje je predmet shranjen.
52. V polje “Vrednotnice“ se vpiše, katere vrednotnice in v kolikšni vrednosti so priložene (taksne vrednotnice, položnice o plačilu takse, čeki, denar). Če so priložene takšne vrednotnice, ki ne sodijo v zadevo (ček, denar), jih delavec v glavni pisarni izroči delavcu, pooblaščenemu za materialno-finančno poslovanje. Ta izda ustrezno potrdilo o prevzemu. Potrdilo se evidentira in vloži v zadevo.
53. Če so fizični nosilec elektronskih podatkov in podatki na njem v primerni obliki, da jih organ neposredno reproducira, organ sprejme tak fizični nosilec elektronskih podatkov in prenese podatke v svoj informacijski sistem. Če bi velikost prenesenih podatkov prekomerno bremenila informacijski sistem organa javne uprave, lahko organ javne uprave ohrani podatke na fizičnem nosilcu elektronskih podatkov, če je ta dovolj obstojen.
54. Glavna pisarna ne evidentira tistega prispelega pisnega gradiva, ki po pisnem navodilu vodje upravnega dela ni tako pomembno, da bi ga bilo treba evidentirati, ali ne pomeni uradnega dokumenta. Kadar organ javne uprave na tako pisno gradivo kaj ukrene, na primer naroči ponujeno strokovno knjigo, je treba odpreti zadevo in jo redno evidentirati. Vloge strank se vselej evidentirajo ne glede na pomembnost vsebine.
55. Glavna pisarna ne evidentira dokumentarnega gradiva iz 75. člena uredbe.

56. Zadeve, ki jih organ javne uprave rešuje po ustaljenem postopku, glavna pisarna v skladu z notranjimi pravili organa o načinu signiranja in o pooblastilih v zvezi s signiranjem (19. člen uredbe) pošlje v reševanje neposredno notranji organizacijski enoti ali delavcu, odgovornemu za reševanje zadeve. V primeru, da se zadeva pošlje v reševanje neposredno delavcu, odgovornem za reševanje zadeve, se zadeva označi s signirnim znakom, ki poleg označbe organizacijske enote vsebuje tudi znak delovnega mesta (popolno signiranje).
57. Zadeve iz prejšnje točke se lahko signirajo tudi na projektno skupino, komisijo ali drugo delovno telo, ki vodi projekt ali rešuje posamezno zadevo. Glede tega signiranja se smiselno uporabljajo določbe tega navodila o dosigniranju dokumentov, ki se predložijo organizacijski enoti.
58. Zadeve, ki obravnavajo načelna in vodstvena vprašanja, glavna pisarna po zahtevnosti zadeve predloži predstojniku organa ali vodji organizacijske enote. Take zadeve se označijo samo s signirnim znakom vodstva organa oziroma vodstva notranje organizacijske enote (nepopolno signiranje).

59. Predstojnik organa javne uprave oziroma vodja organizacijske enote določi nižjo organizacijsko enoto ali pooblaščenega delavca, ki bo zadevo reševal, in dopolni signirni znak (dosigniranje).
60. Po dosigniranju je treba v evidenci zadev in dokumentov zapisati celoten signirni znak delavca, zadevo pa je treba delavcu na primeren način izročiti v delo. Če celotni signirni znak pooblaščeni delavec iz prejšnje točke v skladu s pravili ne evidentira sam, se celoten signirni znak delavca, ki bo zadevo reševal, glavni pisarni sporoči tako, da se zadeva vrne tej pisarni, ta signirni znak vnese v evidenco in zadevo dostavi delavcu. Glavna pisarna ob vpisovanju celotnega signirnega znaka v evidenco tudi preveri popolnost in pravilno urejenost zadeve (vsebine ovoja zadeve). Celoten signirni znak delavca, ki bo reševal zadevo, lahko v evidenco vpiše tudi delavec, pooblaščen za dosigniranje. Popoln signirni znak je treba vpisati tudi v prejemno štampiljko.
61. Načrt signirnih znakov sestavi organ sam na podlagi akta o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest. V načrtu signirnih znakov so organizacijske enote praviloma označene z enim ali dvema številčnima znakoma, delovno mesto pa z naslednjim enim ali dvema številčnima znakoma. Uporabljajo se lahko tudi črkovne oznake, ki pa ne pomenijo začetnic imena in priimka delavca.
Primer uporabe 61. točke:

----------------------------------------------------------------
1     Upravna enota
10    Načelnik                                       Franc Novak
11    Oddelek za upravne notranje zadeve
110   Vodja oddelka                                  Vlasta Turk
111   Svetovalec I – državljanstvo                  Andrej Koren
112   Sodelavec I – matičar                           Nada Zapet
113   Sodelavec I – matičar                           Jožka Kirn
114   Referent I – vozniška dovoljenja              Majda Bizjak
      itd.
12    Oddelek za okolje in prostor
120   Vodja oddelka                                  Iztok Šabec
121   Svetovalec načelnika – denacionalizacija        Maja Režek
122   Svetovalec I – lokacijske
      in gradbene zadeve                          Bojan Suhadolc
123   Referent I – stanovanjske zadeve              Erika Štular
      itd.
----------------------------------------------------------------

Imena ob nazivih delovnih mest niso obvezna, temveč so v pomoč pri delu.
62. Načrt signirnih znakov se sme spremeniti, kadar se spremeni organizacija upravnega organa. Kadar v upravnem organu nastanejo nove notranje organizacijske enote ali nova delovna mesta, se v načrt vključijo ustrezni novi signirni znaki. Organi javne uprave morajo skrbeti, da se načrt signirnih znakov ter pravila o načinu signiranja in pooblastila v zvezi s signiranjem spreminjajo le v najnujnejšem obsegu.
63. Spremembo načrta in pravil iz prejšnje točke mora organ javne uprave dokumentirati tako, da je razvidno, kdaj so se posamezni signirni znaki spremenili in katere prejšnje znake je imela posamezna notranja organizacijska enota in posamezno delovno mesto, oziroma kdaj so bile določene spremembe načina signiranja in pooblastila v zvezi s signiranjem.

64. Evidenčni sistem zadev temelji na decimalni razdelitvi vsebin z delovnega področja upravnega organa.
65. Klasifikacijski znaki so samo številčni in se lahko podrobneje razdelijo na največ petmestne znake. Ti znaki se ne smejo podrobneje deliti s črkami (na štiri- ali petmestne znake), niti ne smejo vsebovati rimskih številk.
66. Opis klasifikacijskega znaka (geslo) mora biti primerno dolg in razumljiv. Kratice in okrajšave so dopustne, če so razumljive. Kratice in okrajšave morajo biti razložene v legendi dodatka k načrtu klasifikacijskih znakov.
67. Črtanje klasifikacijskih znakov iz načrta ni dovoljeno. Če se doda v načrt nov klasifikacijski znak ali nova podelitev znaka, je treba v arhivski izvod (prvi izvod) načrta k znaku pripisati datum, od kdaj velja.
68. Organ javne uprave posreduje svoj načrt klasifikacije pristojnemu arhivu zaradi določitve rokov hrambe dokumentarnega gradiva skladno z drugim odstavkom 22. člena uredbe.

69. Notranje organizacijske enote organa javne uprave lahko vodijo ločene evidence o zadevah in dokumentih, če tako odredi vodja upravnega dela zaradi posebej utemeljenih razlogov (dislocirana enota z glavo pisarno, dokumentarno gradivo posebnih značilnosti v dosjejih iz 31. člena uredbe).
70. Evidenca v elektronski obliki mora zagotavljati evidentiranje ravnanja z dokumenti, in sicer tako, da se shranjujejo podatki o tem, kdo in kdaj je izvajal posamezna opravila v zvezi s posameznim dokumentom. Pri skeniranih dokumentih se shranjujejo tudi podatki o tem, kdo in kdaj je dokument skeniral.
71. Če ima organ javne uprave ustrezno informacijsko opremo, se gradivo, prejeto v papirnati obliki tudi ustrezno skenira v elektronsko evidenco zadev, dosjejev in dokumentov. Predstojnik organa javne uprave določi, katere vrste gradiva se zaradi preobsežnosti ali iz razlogov učinkovitega poslovanja organa javne uprave ne skenira.
72. Delavec, pooblaščen za skeniranje dokumentov, mora zagotoviti, da se dokument skenira v celoti, skupaj z vsemi pripadajočimi prilogami. Paziti mora tudi na identičnost skenirane slike dokumenta in pripadajočih prilog z originalom v fizični obliki.
73. Informacijska oprema za skeniranje in shranjevanje skeniranih dokumentov mora zagotavljati nespremenljivost in celovitost skeniranih dokumentov oziroma, da je mogoče enostavno ugotoviti vsakršno spremembo skeniranega dokumenta. Omogočati mora tudi shranjevanje podatkov o času, načinu in izvedbi skeniranja ter osebi, ki je skenirala, skupaj z dokumentom.
74. Notranja kontrola pravilnosti skeniranja dokumentov mora zagotavljati redno in izredno preverjanje skeniranih dokumentov. Redno preverjanje se izvaja najmanj enkrat na tri mesece, izredno pa najmanj dvakrat letno.
75. Notranja kontrola iz prejšnje točke obsega preverjanje pravilnosti skeniranja za tekoče dokumente in dokumente, skenirane v preteklih letih. Predstojnik organa javne uprave določi obseg letnega pregledanega vzorca, ki mora biti primeren glede na obseg celotne zbirke dokumentarnega gradiva.
76. Predstojnik organa javne uprave za izvajanje notranje kontrole pravilnosti skeniranja dokumentov pooblasti posameznega delavca ali pa skupino delavcev.
77. V evidenco zadev in dokumentov se vpisujejo podatki, ki jih določata 27. in 33. člen uredbe. Te podatke poišče pooblaščeni delavec (evidentičar) iz prejemne štampiljke (datum, šifro zadeve, signirni znak) evidentiranega dokumenta.

78. Kadar prispe dokument v organ javne uprave ali tam nastane, mora pooblaščeni delavec v glavni pisarni ali drug pooblaščeni delavec, ki zadevo rešuje, v svoji evidenci ugotoviti, ali gre za dokument, s katerim se začenja nova zadeva, ali dokument nadaljuje že obstoječo zadevo. Če je to prvi dokument v zadevi, zadevo odpre in evidentira, vpiše prvi dokument in ga da v ovoj (mapo).
Primer uporabe 78. točke:

79. V zgornjem levem kotu ovoja se navede šifra zadeve. Na sredini ovoja se navede subjekt, na katerega se zadeva nanaša, v naslednji vrsti pa je kratka vsebina zadeve (opis). Če je subjekt fizična oseba, se navedejo njeno ime, priimek in naslov; če je subjekt pravna oseba, se navedeta njena firma in naslov, kot sta navedena v vlogi, če pa je subjekt samostojni podjetnik, se navedeta njegovo ime in priimek tako, kot je registriran. V primeru, da je subjektov več, se navedejo vsi, razen če jih je preveč. Tedaj se navede le prvi subjekt ter z besedama “in drugi“ označi, da jih je več.
80. Če se zadeva ali dosje ne nanaša na subjekt, ampak ima splošno vsebino (temo), se na sredini ovoja navede samo taka splošna vsebina, na primer: UPRAVNA STATISTIKA. Tehnično se taka splošna vsebina razume kot subjekt zadeve.
81. Pisarniške odredbe za rokovnik se navajajo tudi v zgornjem desnem kotu ovoja.
82. V spodnjem desnem kotu ovoja se navedejo:
– velika črka A, kar pomeni, da gre za arhivsko gradivo;
– velika črka T, kar pomeni, da je zadevo treba trajno hraniti, nima pa lastnosti arhivskega gradiva;
– letnica, ko zadevi poteče rok hrambe – šele, ko je zadeva rešena.
83. Če je za posamezne vrste dokumentarnega gradiva s splošnimi predpisi ali z internim navodilom določen rok hranjenja, se ta rok zapiše samo v evidenci zadev (na primer: 5 let, 10 let, 15 let itd.), ne pa na ovitek. Ko je zadeva rešena, se izračuna:
– čas od dneva rešitve zadeve do zadnjega dne v letu se izpusti; rok trajanja začne teči vselej od 1. januarja naslednjega leta;
– na podlagi zapisanega roka v evidenci se izračuna najbližje leto, ko je zadevo dovoljeno izločiti iz zbirke in uničiti (na primer: če je bila zadeva rešena 17. 8. 2000, njen rok hranjenja pa je 5 let, začne rok hrambe teči od 1. 1. 2001 do vključno 31. 12. 2005; uničiti pa se sme šele v letu 2006).
84. Po izračunu se v desni spodnji kot ovoja (mape) zadeve zapiše leto, v katerem se sme zadeva izločiti in uničiti, nato se vloži v zbirko dokumentarnega gradiva.
85. V spodnji levi kot ovoja se lahko navede pisarniška odredba za rok rešitve zadeve z oznako RR. Rok rešitve zadeve se zapiše tudi na prvi dokument v zadevi, lahko pa se zapiše tudi na kak drug dokument v zadevi, če je bil ta rok določen naknadno.
86. Kadar pooblaščeni delavec v glavni pisarni prejme in evidentira fizični dokument, s katerim se nadaljuje reševanje zadeve, ga ne vloži v ovoj (mapo) zadeve, temveč ga v skladu z določenim načinom signiranja pošlje vodilnemu ali strokovnemu delavcu, na katerega je zadeva signirana. Na dokument pod prejemno štampiljko pripiše ali s štampiljko odtisne naslednje besedilo pisarniške odredbe: “Vložite ta dokument v zadevo (šifra zadeve), ki je pri vas od (datum)“ ali drugo primerno skrajšano besedilo z istim opozorilom.
87. Zadeve, ki nastanejo pri delu organov javne uprave, morajo vselej vsebovati vse dokumente s prilogami, ki se nanašajo na zadevo. Iz zadev ni dovoljeno vzeti dokumenta v fizični obliki in ga komur koli izročiti ali ga izbrisati iz evidence. Posamezne dokumente je dovoljeno kopirati oziroma fizične kopije izročati upravičenim osebam ali elektronsko posredovati. Vsak vpogled in kopiranje dokumentov se opravlja osebno v prisotnosti pooblaščenega delavca, ki ta dejanja ustrezno evidentira, ali ob uporabi elektronskega podpisa s posredovanjem informacijskega sistema, ki ta dejanja ustrezno evidentira. Z ustreznim dovoljenjem na podlagi prvega odstavka 68. člena uredbe se kopije dokumentarnega gradiva v fizični obliki lahko odnese izven organa javne uprave.
88. Fizične kopije papirnih dokumentov je treba označiti kot kopije (z besedo kopija), da se ne zamenjata izvirnik in kopija. Na kopije ni mogoče veljavno zapisovati rešitev zadeve ali sporočil strankam, razen v primerih, ko je delo z več kopijami natančno koordinirano.
89. Če se iz posameznih dokumentov izdela več fizičnih kopij dokumentov, je treba v zadevi zapisati, kdaj in koliko kopij je bilo izdelanih ter komu so bile poslane ali vročene.
90. Če se vsebina zadeve vodi hkrati v elektronski obliki in fizičnem ovoju, je treba zagotoviti, da je popolna v obeh oblikah oziroma označiti, v kateri obliki ta zadeva ni popolna.
91. Za upravne naloge, ki se rešujejo po skrajšanem postopku (izdajanje odločb, dovoljenj, potrdil in drugih listin), se zadeva pripravi za nedoločeno število subjektov (spisovni seznam). V taki zadevi se evidentirajo samo vloge strank, njihovo ime ali naziv, naslov in datum izdane pozitivne rešitve (zadeva s seznamom vlog). Kopije izdanih potrdil ali dovoljenj se shranjujejo.
92. Če je o zadevi iz prejšnje točke izdana negativna odločba, zoper katero se stranka pritoži, ali se odredi kakšen drug ukrep, se ustrezni dokumenti izvzamejo iz take zadeve s seznamom vlog po prejšnji točki, odpre pa se nova zadeva z dnem vložene pritožbe oziroma z dnem odreditve drugega ukrepa.
93. Če obstaja med posameznimi zadevami vsebinska ali formalna povezanost (na primer: več zahtevkov v isti vlogi; več zadev je rešenih s samo enim dokumentom, z eno odločbo; pravna oseba je spremenila svoj naziv ali se je razdelila v več pravnih oseb naslednic; fizična oseba je spremenila svoje osebno ime; glavna pisarna mora popraviti evidenco zadeve, evidentirane pod napačnim oziroma neustreznim klasifikacijskim znakom; vsebina zadeve se lahko evidentira pod več klasifikacijskimi znaki in podobno), se zadeve v evidenci povežejo z zaznamkom v polju “Zveza“.
94. Če se dve ali več zadev združi v eno, se odpre nova skupna zadeva. V tem primeru se na novo prispeli ali nastali dokument evidentira le pri skupni zadevi. Pri tej se tudi zapišejo šifre zadev, ki so bile pridružene. V evidenci se pri pridruženih zadevah napiše šifra skupne zadeve (povezava), novi dokumenti pa se pri teh zadevah ne morejo evidentirati. Pridružene zadeve se označijo kot rešene.
95. Če se zadeva razdruži v dve ali več samostojnih zadev, se pri novo nastalih zadevah kot zveza zapiše šifra prejšnje skupne zadeve, pri prejšnji skupni zadevi pa šifre vseh novo nastalih zadev. Kasnejši dokumenti se evidentirajo po splošnih pravilih.
96. Pod isto šifro ne more biti evidentiranih več zadev; ista zadeva ne more biti evidentirana pod več šiframi.
97. Vsebina zadeve mora biti že ob prvem dokumentu določena v evidenci tako, da so iz nje razvidni celotna vsebina obravnave, vsebinsko vprašanje ali naloga. Opis vsebine zadeve se mora smiselno, ne pa dobesedno, ujemati z opisom klasifikacijskega znaka, s katerim je zadeva označena. Če se kasneje izkaže, da vsebina zadeve, kakor je evidentirana, ne ustreza vsebini postopka reševanja naloge, na katero se zadeva nanaša, se sme opis vsebine popraviti hkrati v evidenci in na ovoju zadeve.
98. Če pri organu obstaja informatizirana evidenca, lahko dosje predstavlja tudi poseben pregled dokumentov, ki ga samodejno pripravi informacijski sistem organa javne uprave. Takih dosjejev ni potrebno evidentirati.
99. Če informacijski sistem omogoča hranjenje vsebine dokumenta in če organ razpolaga s primerno opremo, mora biti vsebina dokumentov shranjena skupaj z evidenčnim delom teh dokumentov.
100. Dokumenti v okviru zadeve se evidentirajo istega dne in pod istim datumom, ko prispejo, ali ko nastanejo v organu javne uprave. Če zaradi velikega števila prejetih in v organu nastalih dokumentov, ali zaradi drugih upravičenih razlogov ni mogoče evidentirati vseh dokumentov še isti dan, jih je treba evidentirati najpozneje naslednji delovni dan z datumom prejšnjega dne.
101. Informacijski sistem organa je lahko vnaprej programiran tako, da samodejno zavede ustrezno in vnaprej določeno pisarniško odredbo glede na postopek, ki ga izvaja delavec organa javne uprave.

102. Zadeve, ki se vodijo v fizični obliki in v katerih pričakuje delavec, pooblaščen za reševanje zadeve, dodatne dokumente, da bi nadaljeval z reševanjem zadeve (dopolnitev vloge, soglasje, mnenje drugega organa javne uprave, poročilo, pojasnilo in podobno), in zadeve, v katerih teče rok za dejanja v postopku (izvedba dokazov, ustna obravnava, ogled, pritožba in druga pravna sredstva), je treba praviloma poslati v glavno pisarno, da jih na podlagi pisarniške odredbe hrani v rokovniku do določenega dne.
103. Rokovnik kot del evidenčne zbirke v glavni pisarni v fizični obliki, je tehnično zbirka zadev (map), zloženih po zaporedju datumov, v okviru datumov po klasifikacijskih znakih, v okviru znakov pa po zaporednih številkah ali abecednem redu. Pooblaščeni delavec vsak delavnik odbere tiste zadeve, katerim tistega dne poteče rok, in jih nemudoma pošlje delavcem, ki zadeve rešujejo. Če je delavec, pooblaščen za reševanje zadeve, odsoten, se zadeva iz rokovnika izroči vodji organizacijske enote ali delavcu, ki ga ta določi. Pooblaščeni delavec v evidenci zadev in dokumentov zapiše datum, kdaj je bila zadeva vrnjena iz rokovnika.
104. Posamezne notranje organizacijske enote lahko organizirajo svoj rokovnik, če je to za delo enote racionalnejše. Vodja glavne pisarne nadzoruje, ali se rokovniki po organizacijskih enotah vodijo strokovno in sproti v skladu s pravili s tega področja.
105. Če se rokovnik oziroma zadeve v njem vodijo v elektronski obliki, se zadeve ne pošiljajo v glavno pisarno, temveč jih v rokovniku hrani informacijski sistem organa javne uprave. Delavec organa javne uprave, ki rešuje zadevo, pa je dolžan dnevno spremljati rokovnik zadev v reševanju.

106. Izvirnik dosjeja s sejnim gradivom se vselej (tudi pred sejo in med njo) hrani v glavni pisarni oziroma v službi, zadolženi za tehnično organiziranje seje. Udeležencem seje se pošiljajo kopije vabil, dnevnega reda, zapisnikov in gradiv za sejo.

107. Odprava pošte mora biti organizirana tako, da pošta odpravljena še isti dan, ko je bila pripravljena za odpravo. Če je za uveljavitev tega pravila potrebno, se odprava organizira tudi po rednem delovnem času.
108. Pošiljanje in izročanje dokumentov s tajnimi podatki v skladu s predpisi določi strokovni delavec, ki je dokumente pripravil za odpravo. Ta tudi določi, kako je treba zavarovati in opremiti pisemsko ovojnico, v kateri se pošiljajo takšni dokumenti.
109. Če ni s predpisi drugače določeno, lahko stranka, ki osebno prevzame fizični dokument, prevzem potrdi na fizični kopiji dokumenta, ki ostane v zadevi.
110. Z dostavno knjigo oziroma kurirsko knjigo se vroča tajno pošto, vrednostna pisma, vrednotnice ali pakete.

111. Dokumentarno gradivo v fizični obliki (zadeve oziroma dosjeji, združene v ovoju oziroma mapi), mora biti fizično shranjeno v skladu z evidenco: v zbirki nerešenih zadev oziroma v tekoči ali stalni zbirki dokumentarnega gradiva.
112. Dokumentarno gradivo v elektronski obliki (zadeve oziroma dosjeji) se hrani v obstoječem informacijskem sistemu organa javne uprave v skladu z evidenco: v zbirki nerešenih zadev oziroma tekoči ali stalni zbirki dokumentarnega gradiva.
113. Tekočo in stalno zbirko dokumentarnega gradiva vodi, ureja in vzdržuje glavna pisarna v skladu s tem navodilom in posebnimi predpisi in standardi o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva.
114. Zbirki iz prejšnje točke se hranita v med seboj ločenih prostorih, zgrajenih in opremljenih v skladu s standardi iz prejšnje točke.
115. Če se iz tekoče ali stalne zbirke izroči zadeva v ponovno obravnavo strokovnemu delavcu, se evidentira kot nerešena zadeva.
116. Vsaka uporaba dokumentarnega gradiva v tekoči in stalni zbirki se ustrezno zabeleži v evidenci skladno z 68. členom uredbe.
117. Ko se zadeva reši, se nemudoma uvrsti v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva. Tekoča zbirka se praviloma hrani v glavni pisarni.
118. Zadeve v fizični obliki iz tekoče zbirke se hranijo skladno s 65. členom uredbe, zadeve v elektronski obliki iz tekoče zbirke pa skladno s 66. členom uredbe, obe vrsti zadev pa tudi urejeno enako, kot je razvidno iz evidence.
119. Seznam vseh rešenih zadev se izpiše najkasneje do konca januarja tega leta za preteklo leto. Seznam vseh rešenih zadev se občasno dopolnjuje in se zaključi, ko so v tekočo zbirko vložene vse rešene zadeve za posamezno leto.
120. Organ javne uprave ima eno stalno zbirko dokumentarnega gradiva.
121. Dokumentarno gradivo se iz tekoče zbirke prenese v stalno po dveh letih, najkasneje do konca marca naslednjega leta po poteku roka dveh let.
122. Dokumentarno gradivo, ki ima rok hrambe dve leti, se v skladu s 117. in 118. točko tega navodila uniči pred prenosom iz tekoče v stalno zbirko.
123. Prenos dokumentarnega gradiva iz tekoče v stalno zbirko in ustrezne zaznamke v evidenci in izpise zadev, ki se prenašajo, opravi glavna pisarna.
124. Organ javne uprave mora izdelati načrt razporeditve dokumentarnega gradiva v fizični obliki v stalni zbirki oziroma tehnične dokumentacije glede hranjenja dokumentarnega gradiva v elektronski obliki, ki se mora dopolnjevati, če se gradivo iz stalne zbirke uniči oziroma arhivsko gradivo preda pristojnemu arhivu.
125. V skladu s posebnimi arhivskimi predpisi pristojni arhiv določi v sodelovanju z organom javne uprave na podlagi klasifikacijskega načrta arhivsko gradivo tega organa.
126. Arhivsko gradivo, ki se označi s črko A, se hrani praviloma ločeno od ostalega dokumentarnega gradiva.
127. Arhivsko gradivo se po posebnem postopku skladno s posebnimi arhivskimi predpisi preda 30 let od nastanka pristojnemu arhivu. Ta rok se lahko v skladu z dogovorom s pristojnim arhivom skrajša. Organi javne uprave izročajo arhivsko gradivo v originalu, urejeno, popisano, v zaokroženih in kompletnih celotah ter tehnično opremljeno.
128. V skladu z dogovorom s pristojnim arhivom se arhivsko gradivo lahko preda tudi v elektronski obliki, ki pa mora biti hranjeno skladno s 66. členom uredbe.
129. Trajno gradivo, ki se označi s črko T, se hrani praviloma ločeno od ostalega dokumentarnega gradiva.
130. Komisija iz 70. člena uredbe vsakih pet let odbere arhivsko in trajno gradivo organa javne uprave.
131. Roki hrambe dokumentarnega gradiva se določijo skladno s predpisi, ki neposredno določajo roke. Če takih predpisov ni, se roki hrambe določijo skladno s predpisi, na podlagi katerih je mogoče sklepati na dobo hrambe. Če tudi teh predpisov ni, se roki hrambe določijo skladno z izkustvenimi predvidevanji o tem, koliko časa je bilo oziroma bo gradivo potrebno za poslovanje in delo ter s konkretnimi potrebami poslovanja oziroma dela ustanove ali posameznika.
132. Organi javne uprave lahko za posamezne namene poslovanja z dokumentarnim gradivom iz 1. člena uredbe mikrofilmajo dokumentarno gradivo.
133. Za ravnanje z mikrofilmi se praviloma uporabljajo postopki, določeni za ravnanje z dokumentarnim gradivom v fizični oziroma elektronski obliki.
134. Za postopek mikrofilmanja dokumentarnega gradiva se praviloma uporablja postopek, določen za skeniranje dokumentarnega gradiva.
135. V evidenci dokumentarnega gradiva se označijo zadeve, dosjeji oziroma posamezni dokumenti, ki so bili mikrofilmani.
136. Pred odločitvijo o mikrofilmanju dokumentarnega gradiva se organi javne uprave posvetujejo z ministrstvom, pristojnim za upravo, predvsem glede opredelitve potrebe za mikrofilmanje dokumentarnega gradiva, izbiri opreme za mikrofilmanje, čitanje in reproduciranje mikrofilmov.
137. Komisija iz 70. člena uredbe najmanj vsakih pet let izloči ali izbriše iz stalne zbirke dokumentarno gradivo, ki mu je potekel rok hrambe in je bilo predhodno iz njega odbrano arhivsko in trajno gradivo.
138. Dokumentarno gradivo, ki nima lastnosti arhivskega ali trajnega gradiva in je bilo skenirano oziroma mikrofilmano, se lahko uniči dve leti po skeniranju oziroma mikrofilmanju, kolikor drugi predpisi to ne prepovedujejo.
139. Komisija iz 70. člena uredbe je praviloma sestavljena iz delavcev glavne pisarne in strokovnih delavcev, ki rešujejo zadeve iz vsebinskega področja, na katerega se nanaša dokumentarno gradivo.
140. Komisija iz 70. člena uredbe opravlja svoje naloge tudi skladno s pisnimi navodili ter dodatnimi navodili pristojnega arhiva.
141. V zadevah, ki so arhivsko ali trajno gradivo, se elektronska pošta ob prejemu natisne tudi na papir s kakovostjo trajnega zapisa, nato pa se z njo ravna kot s pisnimi dokumenti.

142. Vse sestavine uradnega dokumenta morajo biti natisnjene tudi v italijanskem in madžarskem jeziku, če se uporabljajo na območjih, na katerih živi italijanska oziroma madžarska narodna skupnost.

143. Računalniška evidenca dokumentarnega gradiva se lahko začne na poljuben datum v letu. Če obstoječih zadev ni možno ali smiselno prenesti v novo programsko opremo, se zadeve, ki na ta datum še niso rešene, do rešitve evidentirajo v prejšnjem evidenčnem sistemu. Računalniška evidenca dokumentarnega gradiva mora zagotavljati, da se z začetkom novega koledarskega leta štetje zadev začne znova.
144. Do ureditve tehničnih pogojev za uvedbo elektronskega podpisovanja dokumentov se dokumenti v elektronski obliki, ki niso elektronsko podpisani, štejejo za veljavno poslane, kadar se sporočila pošiljajo med organi javne uprave in je na drug način nedvomno razvidno, da je sporočilo poslal organ javne uprave.
145. To navodilo začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.